1 % Regelung, Fahrtenbuch, Privatnutzung

Firmenwagen FAQ - was sie wissen müssen

Karriere in der IT ist ihr Leib- und Magenthema - und das seit 18 Jahren. Langweilig? Nein, sie endeckt immer wieder neue Facetten in der IT-Arbeitswelt und in ihrem eigenen Job. Sie recherchiert, schreibt, redigiert, moderiert, plant und organisert.
Sie bekommen einen Firmenwagen und wissen nicht, ob er sich für Sie auszahlt? Wir sagen Ihnen, was sie über die 1 % Regelung, das Fahrtenbuch und die Privatnutzung wissen müssen.
Wann zahlt sich ein Firmenwagen aus? Wir geben Antworten.
Wann zahlt sich ein Firmenwagen aus? Wir geben Antworten.
Foto: Daimler AG

Dennis Meuer berät Unternehmen in Sachen Vergütungssystemen. Der Firmenwagen ist für viele immer noch ein wichtiges Thema, beobachtet der Geschäftsführer von Investwerk, auch wenn ihm junge Leute nicht mehr den Status beimessen. Im Gespräch mit CIO.de verrät Meurer, wann ein Firmenwagen ein gutes Geschäft ist.

Firmenwagenrechner: Überblick und was sie sparen können

Wann zahlt sich ein Firmenwagen aus? Dazu Dennis Meurer von Investwerk: "Ein Firmenwagen wird dann unrentabel, wenn erstens der Wagen relativ teuer ist, zweitens der Weg zur Arbeit relativ lang ist und wenn man drittens ein Fahrtenbuch führen muss, in dem viele Privatfahrten vorkommen." Und zwar für Arbeitnehmer wie Arbeitgeber. Denn dieser müsse ja in der Regel für alle Kosten des PKWs aufkommen, also neben dem Benzin auch für die Wartung, Steuer und Reparaturen.

Dennis Meurer, Investwerk: "Ein Firmenwagen wird dann unrentabel, wenn erstens der Wagen relativ teuer ist, zweitens der Weg zur Arbeit relativ lang ist und wenn man drittens ein Fahrtenbuch führen muss, in dem viele Privatfahrten vorkommen."
Dennis Meurer, Investwerk: "Ein Firmenwagen wird dann unrentabel, wenn erstens der Wagen relativ teuer ist, zweitens der Weg zur Arbeit relativ lang ist und wenn man drittens ein Fahrtenbuch führen muss, in dem viele Privatfahrten vorkommen."
Foto: Investwerk

Wir zeigen in einem Beispiel, wann sich der Firmenwagen für den Arbeitnehmer sehr gut rechnet: Bei einem Neupreis des Autos von beispielsweise 30.000 Euro und einem Weg von 30 Kilometer zur Arbeit hat der Arbeitnehmer nur eine Nettobelastung von etwa 315 Euro im Monat.

"Der Arbeitgeber muss aber neben den leicht höheren Gesamtkosten des Gehalts auch noch die Kosten des PKWs mitrechnen", gibt Meurer zu bedenken." Als Daumenregel kann man sagen, dass sich Firmenwägen unter 40.000 Euro zusammen mit einem recht kurzen Weg zur Arbeit für den Arbeitnehmer gut rechnen. Darüber wird es schon ein wenig Luxus, weil die monatliche Belastung dann oft 700 € Netto und mehr sein kann."

1 % Regelung, geldwerter Vorteil und Privatnutzung

Einigen Mitarbeitern wird ein Firmenwagen zur Verfügung gestellt, den sie auch privat nutzen. Da die Nutzung des Dienstwagen einen geldwerter Vorteil mit sich bringt, muss nach dem deutschen Steuerrecht eine Firmenwagen-Versteuerung erfolgen. "Hierbei gilt: Nur der privat genutzte Anteil des Dienstwagens wird versteuert", sagt Meurer. Wie hoch die Besteuerung ausfällt, kann nach der Pauschalierungsmethode über die 1%-Regelung oder nach der Nachweismethode (Fahrtenbuch) errechnet werden.

  • Pauschalierungsmethode: Die Nutzung eines Firmenwagens für private Zwecke wird mit einem Pauschalansatz nach der 1 % Regelung nach § 8 Abs. 2 EStG kalkuliert, außerdem wird noch 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro Kilometer für die einfache Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte angerechnet. Die private Nutzung eines Firmenwagens durch einen Arbeitnehmer ist als geldwerter Vorteil zu versteuern. "Mit der 1 % Regelung werden die gesamten Kosten wie Wertverlust, Zinsen, Steuern, Versicherung, Wartungen und Reparaturen des Firmenwagens abgegolten. Der Betroffene sollte darauf achten, dass der Arbeitgeber alle Fahrzeugkosten übernimmt", rät Vergütungsprofi Meurer.

  • Nachweismethode: Als Alternative ist die Nachweismethode möglich. Die Anwendung des Fahrtenbuchs spielt dabei die zentrale Rolle. "Für Arbeitnehmer, die den Firmenwagen kaum privat nutzen, kann diese Option preiswerter sein als die Dienstwagen-Besteuerung nach Pauschalierungsmethode", betont Meurer.

Fahrtenbuch als Excel-Vorlage zum Download und notwendige Angaben

Im Fahrtenbuch soll jede Fahrt mit Begründung, Kilometerstand, Reiseziel sowie Datum protokolliert werden. Dazu Investwerk-Manager Meurer: "Es muss sich um ein festes Buch mit einer kontinuierlichen Dokumentation handeln. Fehlende Informationen oder Seiten können zum Verlust des Steuervorteils führen." Mitarbeiter im Außendienst sollten ein Fahrtenbuch verwalten, um so den tatsächlichen Anteil der privaten Nutzung des Firmenwagens nachweisen zu können. Dazu Meurer: "Dies ist allerdings in der Praxis oft viel zu kompliziert und den Firmen zu gefährlich, dass hier ein Missbrauch entsteht. Deshalb ist die 1% Methode in der Regel der Standard."

Wir bieten Ihnen ein Fahrtenbuch als Excel-Vorlage zum Download

Gehaltsumwandlung Firmenwagen

Beispielrechnung für einen Firmenwagen.
Beispielrechnung für einen Firmenwagen.
Foto: Investwerk / BMW AG

"Einige Arbeitgeber bieten insbesondere ihren außertariflichen Mitarbeitern die Möglichkeit an, einen (geleasten) Pkw zur dienstlichen und privaten Nutzung aus dem Arbeitsentgelt zu unterhalten", beschreibt Meurer die so genannte Entgeldumwandlung. Nachdem der Arbeitnehmer das Fahrzeug ausgewählt hat, schließt der Arbeitgeber mit einer Leasinggesellschaft einen Leasingvertrag (Finanz-Leasingrate einschließlich Full-Service) ab. Anschließend trifft der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer eine Vereinbarung über eine Umwandlung des Arbeitsentgelts und über die Regelungen bezüglich der Fahrzeugnutzung.

Dabei setzt sich der umzuwandelnde Betrag aus der Full-Service-Leasingrate und der Rate für sonstige laufende Kosten (Benzin, Versicherungen, Steuer usw.) zusammen; die Addition beider Werte ergibt den Gesamtumwandlungsbetrag. Gleichzeitig wird der vom Arbeitnehmer zu versteuernde geldwerte Vorteil für die private Nutzung des Pkw durch Anwendung der 1 % Regelung und für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ermittelt. " Dabei gilt es zu beachten, dass durch die Entgeltumwandlung auch der Rentenanspruch um diese Gesamtrate sinkt. Deshalb macht diese Variante nur für Arbeitnehmer Sinn, deren Einkommen über der Beitragsbemessungsgrenze liegt", gibt Meurer zu bedenken.

Was beim Neuwagen zu beachten ist

Wie bereits eingangs erwähnt, gilt an dieser Stelle: Je höher der Preis des Neuwagens ist und desto länger der Weg zur Arbeit ist, desto teurer wird der Firmenwagen für den Mitarbeiter. Da der Mitarbeiter ein Prozent des Bruttolistenpreises des Neuwagens als geldwerten Vorteil versteuern muss, entspricht das bei einem Neuwagen mit einem Preis von 60.000 Euro 600 Euro, die versteuert werden müssen.