Projektbeschreibung: Empirische Studien an wissenschaftlichen Einrichtungen haben ein breit gefächertes Anforderungsprofil das Tool-seitig zu unterstützen ist. Es reicht von der Kontaktrecherche und Kaltakquise potentieller Teilnehmer/Interviewpartner über die Erhebung der Daten und Erforschung der Inhalte bis hin zur Auswertung der Ergebnisse. Zu den Anforderungen zählen:
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Kontakte zur Unterstützung der Forschungsarbeit akquirieren und zentral verwalten;
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Kontaktaufnahmen arbeitsteilig mit Unterstützung durch Studentengruppen vornehmen und den Verlauf der Datenerhebung zentral erfassen;
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Dokumente zentral ablegen und verwalten (zum Beispiel Fragebögen);
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Verlauf der Forschung und aktuelle Fortschritte erfassen sowie umfassende Auswertungen vornehmen.
Der Lehrstuhl für Technologie- und Innovations-Management der TU Berlin nutzt seit kurzem die Plattform SharePoint 2010 für die Bearbeitung seiner Forschungsvorhaben. Zuvor erfolgte die Datenerfassung an der TU durch zahlreiche Excel-Listen, die im Verlauf einer Studie mit den jeweiligen Kontaktinformationen an die Studenten herausgegeben wurden. Daten zu Kontaktaufnahmen wurden in einem Feld der Excel-Tabelle eingetragen und die Ergebnislisten der Studenten am Ende der Studie eingesammelt. Diese Listen wurden anschließend manuell zusammengeführt und ausgewertet. Eine ursprünglich zur Bearbeitung von Studien gedachte Portal-Eigenentwicklung der TU kam nie erfolgreich zum Einsatz.
Die Wissenschaftler der TU Berlin suchten nach einem System, das für ihre Mitarbeiter leicht und von überall zugänglich ist und die Zuteilung von individuellen Zugriffsrechten erlaubt. Um den Projektverlauf sowie den Fortschritt bei der Datenerhebung jederzeit einsehen zu können, sollten alle Informationen zentral verwaltet und durch Statistiken sowie grafisch aufbereitete Auswertungen verfolgt werden können. Um den gesamten Prozess durchgängig IT-seitig zu unterstützen, entschied man sich am Lehrstuhl für Technologie- und Innovations-Management schließlich für die Plattform SharePoint 2010.
Urheber/Partner: Campana & Schott, Frankfurt am Main.
Eingesetzte Technik: Microsoft SharePoint Server 2010
Aufwand:
Prozess- und IT-Assessment inklusive Bewertung der Ist-Situation;
Anforderungsanalyse und Entwicklung eines fachlichen Systemkonzepts;
technische Systemspezifikation inklusive Modellierung der Datenbankarchitektur sowie des Berechtigungskonzeptes;
Installation und Konfiguration des SharePoint-2010-Portals;
Stammdatenmigration und Systemtest.
Nutzen und Ergebnis:
Der Prozess der Bearbeitung empirischer Studien wird seit der Installation, Anpassung und Schulung von SharePoint 2010 durch Campana & Schott von der Kaltakquise bis zur Auswertung der Ergebnisse IT-seitig unterstützt: Kontaktdaten werden in einer Datenbank verwaltet und zur Bearbeitung in SharePoint gruppiert. Die Teilnehmer der Studie werden in Gruppen aufgeteilt. Jeweils ein Nachwuchswissenschaftler bearbeitet eine ihm zugeordnete Gruppe. Das Berechtigungskonzept sorgt dafür, dass jeder nur die ihm zugewiesene Teilnehmerliste einsehen und verwalten kann. Formulare erleichtern die Dateneingabe und vermeiden Fehleingaben. Erfasst wird der gesamte Verlauf der Zusammenarbeit mit den Teilnehmern.
Grafische Berichte mit Excel sind immer aktuell und direkt in die SharePoint-Web-Anwendung integriert: Dank zentraler Datenerfassung kann der Fortschritt der Studie jederzeit eingesehen werden. Berichte auf Basis von Pivot-Tabellen ermöglichen dem Projektleiter die Auswertungen nach Belieben zu filtern und zu gruppieren.
Mit Hilfe der Systemunterstützung kann der Projektleiter den Fortschritt in Echtzeit verfolgen und das Gesamtprojekt optimal steuern. Die zusätzlichen Informationen über den Studienverlauf helfen die Prozesse weiter zu verbessern. Zudem erfolgt die Datenerhebung wesentlich effizienter und muss von der Projektleitung nicht mehr unterstützt werden. Das erlaubt die Durchführung auch umfangreicherer Erhebungen; die Verantwortlichen können sich auf das Wesentliche, auf die Interpretation der Ergebnisse der Studie konzentrieren.
Die erforderlichen Lizenzen stehen den wissenschaftlichen Einrichtungen in der Regel kostenlos zur Verfügung.