Die Stärken und Schwächen des Produkts erkennen
Microsoft vermarktet Sharepoint ganz allgemein als Plattform für das Informations-Management, allerdings sind die Fähigkeiten der Software nicht gleichmäßig auf alle Bereiche verteilt. Für viele ist Sharepoint gleichbedeutend mit einem Collaboration-Produkt, obwohl es gerade in diesem Bereich erhebliche Defizite aufweist. Die Software ist nützlich für einige Szenarien im Web Content Management, eignet sich aber nur schlecht für viele andere. Sharepoint taugt nur für begrenzten Einsatz bei Business Intelligence. Es bietet zudem Funktionen einer Social Software, die aber gerade in großen Unternehmen häufig abgelehnt werden.
Sharepoint einfach halten
Sharepoint bietet fast unbegrenzte Entwicklungsmöglichkeiten auf Basis von .NET. Wie bei jedem Portalsystem sollte man sich dabei aber zurückhalten und das KISS-Prinzip beachten. Konfiguration hat dabei den Vorrang gegenüber Anpassungen. Auf diese Weise werden Sharepoint-Installationen leichter wartbar, lassen sich nach Systemausfall besser wieder herstellen, sind kostengünstiger und sperren sich nicht gegen Updates auf neue Versionen. Viele Anwender von Sharepoint 2003, die sich nicht an diese Regel hielten, mussten schmerzhaft erfahren, dass sie ihre dafür entwickelten Applikationen beim Update auf MOSS 2007 großteils neu schreiben mussten.
Konzentration auf die Version 2007
Microsoft versucht viel Getöse um Sharepoint Server 2010 zu machen. Während viele neue Marketing-Begriffe herumschwirren, ist derzeit noch nicht im Detail bekannt, welche neuen Funktionen das Produkt enthalten wird (die meisten neuen Features sollen auf der Sharepoint-Konferenz im Oktober bekannt gegeben werden). Und selbst die bevorstehende Betaausführung ist keine Grundlage für eine seriöse Planung, weil sich frühere Versionen bis zur Freigabe der Software noch wesentlich verändert haben. Wer nicht zu ersten Nutzern von Sharepoint Server 2010 zählen will, wird ihn ohnehin nicht vor 2011 einsetzen. In der Zwischenzeit empfiehlt es sich, den größten Nutzen aus MOSS 2007 zu ziehen.
Externe Unterstützung ist häufig notwendig
Microsoft hat Sharepoint primär für den Einsatz auf Abteilungsebene entworfen. Gleichzeitig möchten viele Anwender ihre Installationen unternehmensweit standardisieren. Dies erfordert Planungen in puncto Administration, Sicherheit, Performance und Kosten. Dafür benötigt man in der Regel einen erfahrenen Sharepoint-Architekten und Tools von Drittanbietern.
Keine Einheitsumgebung für alle Nutzer
Anstatt unter WSS oder MOSS generische Teamspaces anzubieten, sollten Unternehmen spezifische Konfigurationen für bestimmte geschäftliche Anforderungen erstellen, etwa Dashboards für das Management. MOSS enthält eine Reihe guter Vorlagen, aber im Normalfall erfordern sie eine Anpassung oder Erweiterung.
Rechtzeitig Regeln definieren
Sharepoint zeigt schnell die Schwächen von Unternehmen auf, die keine Regelsysteme für die IT und den Umgang mit Informationen entwickelt haben. Die Software selbst bietet keine Unterstützung für eine solche Governance. Am wichtigsten ist die Kontrolle über die Einrichtung neuer Sites. Indem man ihre Ad-hoc-Erstellung verhindert, lassen sich alle bisherigen Ratschläge leichter umsetzen. Eine solche Regel wirkt sich natürlich darauf aus, wie "Meine Website" und "Meine Profile" umgesetzt werden. Wenn sie den Sharepoint-Nutzern erst freien Lauf gelassen haben, wird es schwierig, wieder Ordnung herzustellen.