Danach gaben immerhin 40 Prozent der Befragten an, dass die Bürosoftware an ihrem Arbeitsplatz schwierig zu bedienen sei (davon 32 Prozent leicht, acht Prozent sogar stark zustimmend). Und nahezu jeder Befragte gab an, dadurch wöchentlich produktive Arbeitszeit zu verlieren. Bei 70 Prozent beziffert sich der Verlust auf bis zu einer Stunde, bei 22 Prozent sogar auf bis zu fünf Stunden pro Woche; im Durchschnitt liegt der Verlust bei 117 Minuten. Als Ursache gaben die meisten Befragten an, dass die Bürosoftware über mehr Funktionalitäten verfüge als nötig (38 Prozent). Weitere Aspekte: Die Software ist nicht kompatibel mit anderen genutzten Programmen, schlecht entwickelt (jeweils 30 Prozent) oder die Anwender wurden nicht ausreichend geschult (21 Prozent).

Teilweise überfordert sind die Büroarbeitnehmer der Umfrage zufolge außerdem durch die stetig steigenden Zahl an Quellen und Formaten, die sie bearbeiten müssen. Mehr als ein Drittel (35 Prozent) der Büroangestellten hat Probleme damit, Informationen aus verschiedenen Quellen und Formaten zu extrahieren und in einem neuen Dokument zu kombinieren.

Bezahlt wurde die Studie vom britischen Softwarehersteller Global Graphics (der seine Lösungen wie "Jaws PDF" vermutlich für benutzerfreundlicher hält als die der Konkurrenz). 1015 Büroangestellte aus kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen wurden im Februar 2009 in Deutschland befragt.

"Organisationen investieren Millionen, um ihre Mitarbeiter für Business-Software fit zu machen. Dagegen nutzen diese soziale Netzwerke wie Facebook oder Xing, ihr iPhone, twittern oder digitalisieren ihre Musik, ohne auch nur irgendein Training absolviert zu haben", konstatiert Global-Graphics-Chef Gary Fry. "Wenn Business Software so nutzerfreundlich wäre wie die Technologien für den Endverbraucher, dann würden Mitarbeiter effizienter und motivierter sein und Unternehmen von niedrigeren Schulungskosten und höherer Produktivität profitieren." Aus seiner Sicht sollten sich Entwickler von Bürosoftware am Markt für Consumer-Technologieprodukte orientieren und die Bedienung von Software in Zukunft einfacher gestalten, "anstatt immer mehr Anwendungen und Funktionalitäten zu entwickeln, die bloß eine Handvoll Anwender jemals braucht". Weswegen Mitbewerber wie Adobe Systems ihre Produkte ja teilweise auch in unterschiedlich leistungsfähigen und komplizierten Ausführungen offerieren.