Detailwissen über IT- und Kommunikationsleistungen (ITK) und der damit verursachten Kosten gegenüber internen Leistungsnehmern ist ein Mittel zur Steuerung und Ausrichtungen der IKT-Agenda im Unternehmen. Auf der Grundlage des Werkzeuges "Slam" (Service Level & Accounting Manager) des Systemintegrators Syskoplan AG aus Gütersloh ein Software-System entwickelt, dass IKT-Kosten im Unternehmen genau und verursachergerecht auf die einzelnen Kostenstellen des Unternehmens beziehungsweise der Leistungsnehmer bucht. Berichtsansichten ermöglichen es dem Controlling und den Kostenstellenverantwortlichen, aktuell einen Überblick über erbrachte Leistungen beziehungsweise die daraus resultierenden Kosten zu bekommen und mit der eigenen Planung abzugleichen. Das Syskoplan-Werkzeug Slam läuft als Add-on auf SAP ERP. In Angriff genommen hat der Motoren-Spezialist Deutz das Projekt nach einer Migration der SAP-Software von R/3 auf ECC 6.0 (ERP Central Component). ECC ist die Kernkomponente des R/3-Nachfolgers SAP ERP.
Ablösung von selbstentwickelten Werkzeugen
Bis dato nutzte Deutz zum Erzeugen von Management-Informationen über IKT-Kosten selbst entwickelte Tools und Programme. Das neue integrierte System für Planung, Controlling und Steuerung von IKT-Leistungen soll die dafür definierten Prozesse konsolidieren sowie automatisieren und damit zeitnah für mehr Transparenz sorgen. Neue Verrechnungsmetriken musste das Projektteam dazu nicht aufstellen. Allerdings waren die verschiedenen Leistungsarten zu überarbeiten und neu verbindlich festzulegen.
Elektronische Rechungen vom Dienstleister
Um beispielsweise Telefonkosten, Computerleistung, Miete für einen Arbeitsplatz-PC, Druckerkosten, Speichernutzung oder Betrieb und Betreuung der SAP-Software zu verrechnen, mussten Informationen gesammelt sowie strukturiert und anschließend in eine für Slam verwertbare Form gebracht werden. Im Deutz-System werden Rechnungen von IKT-Dienstleistern wie EDS für den Betrieb der SAP-Systeme oder Deutsche Telekom für Telekommunikationsleistungen elektronisch übermittelt; sie sind in das neue System zu laden. Hierzu, so Projektleiter Oskar von Bonin, mussten entsprechende Schnittstellen geschaffen werden.
Projektsteckbrief
Projektart: Einführung einer ITK-Leistungsverrechnung.
Branche: Maschinen- und Anlagenbau.
Umfang: firmenweite Nutzung.
Stand heute: produktiv im Einsatz seit Mai 2007.
Ziel: verursachergerechte Kostenverrechnung von ITK-Leistungen, Detailinformationen für verbrauchende Fachbereiche.
Produkte: SAP ERP 2005, Syskoplan SLAM.
Slam verfügt über eine eigene Datenbank, um Abrechnungsinformationen so aufzubereiten und zu speichern, dass die Buchungen erzeugt werden (siehe Kasten "SAP-Integration"). Neben IKT-Verbrauchskosten verrechnet die IT der Deutz den mit internen Kunden (den Fachabteilungen) auch geplante und vereinbarte Projektleistungen für die Entwicklungen und Betreuung von Applikationen. Sie betreffen Geschäftsprozesse wie Entwicklung, Vertrieb, Fertigung, Montage und Service der Deutz. Mit der SAP-Projekt-Management-Software "cProjects" werden von Fachabteilungen gewünschte Neu- und Weiterentwicklungen in den Standard-Softwaresystemen wie SAP und Unigraphics beplant und als Projekte gesteuert. So lassen sich gleichzeitig die Kosten für solche IT-Projektleistungen ermitteln und die Abrechnungsgrundlage für die spätere Verrechnung an den Kunden bilden.
Detailberichte für Abteilungsleiter
Kostenstellenverantwortliche erhalten über Berichte aktuelle Informationen zu erbrachten IKT-Services beziehungsweise Leistungen und die dafür angefallenen kumulierten Kosten. Dazu werden Slam-Daten in die von Deutz genutzte Business-Intelligence-Umgebung ("SAP BI 2007") eingelagert. Das Deutz-Management in den Fachbereichen kann so beispielsweise Trends und Ursachen von IKT-Kostenabweichungen analysieren sowie für Entscheidungsvorlagen aufbereiten.
SAP-Integration und Kosten
Syskoplan Slam verrechnet IT-Leistungen eines Verbrauchers oder einer Gruppe von Verbrauchern. Hierzu importiert das SAP-Add-on Leistungsdaten aus IT-Systemen beziehungsweise Rechnungsdaten von Dienstleistern und reichert sie um Merkmale wie Leistungsempfänger und –art an. Auf Basis von Regeln bereitet Slam die Daten auf, etwa bezogen auf eine Kostenstelle oder ein Projektstrukturplanelement (PSP-Element). Dies bildet die Grundlage für Buchungen.
Das Werkzeug arbeitet mit den SAP-Modulen FI (Finanzbuchhaltung), CO (Controlling) sowie für die Fakturierung in Richtung Kunde mit SD (Sales & Distribution) zusammen. Speziell für die Ermittlung von Kosten für die SAP-Nutzung sorgt Syskoplan SPA (Process Accounting).
Bei Nutzern von SAP ERP 2005 erfolgt das Einlesen von externen Rechnungsdaten, etwa von Telekommunikationsdienstleistern, über die Netweaver-Komponente "Exchange Infrastructure". R/3-Anwender nutzen hier einen Dateiimport.
Die Softwarelizenz kostet etwa 40.000 Euro. Der Hersteller erhebt eine Wartungsgebühr von 18 Prozent des Kaufpreises.
Seit Mai dieses Jahres nutzt Deutz das Slam-System operativ. "Die Abrechnungsprozesse sind seitdem zweimal problemlos durchgelaufen. Wir sind ganz zufrieden", so von Bonin. Die Kostenstellenverantwortlichen haben begonnen, von den Analysemethoden Gebrauch zu machen. Für ein abschließendes Urteil zum System und seiner Wirkung ist es nach zwei Monaten Nutzung noch zu früh. Doch nach den bisherigen Erfahrung trifft das System die gewünschten Erwartungen und erfüllt seinen Zweck.