Projektbeschreibung: Ein multinationaler Konzern hatte sich zum Ziel gesetzt, den Projektinitiierungs-Prozess zu automatisieren. Die Technik sollte weltweit zur Verfügung stehen, keine weiteren Client-Installationen benötigen und sämtliche Prozessschritte der Projektplanung von der Idee und dem Antrag, über die Bewertung bis zur Freigabe beinhalten. Durch standardisierte Prozesse wurde eine Senkung der Prozess-Liegezeiten und damit die schnellere Bearbeitung von Projektanträgen angestrebt. Von einer Steigerung der Prozesstransparenz versprach man sich bessere Überwachungsmöglichkeiten. Zusätzlich bestand der Wunsch, die aktuellen Projektdaten automatisch zur Verfügung stellen zu können und dadurch Einsparungspotenziale im Verwaltungsbereich zu realisieren.
Urheber/Partner: Campana & Schott, Frankfurt am Main
Eingesetze Technik: Microsoft Office SharePoint Server.
Aufwand:
Prozess- und IT-Analyse zur Identifikation von Optimierungspotenzialen;
Erstellung einer Lösungsskizze auf Basis der Microsoft-Plattform;
Prototypische Realisierung der Lösungsskizze und Begleitung der Pilotierung.
Nutzen und Ergebnis:
Durch die neu entstandene Transparenz im Prozess lassen sich Aktivitäten besser verfolgen und steuern. Der Prozess wird messbar, die Prozessqualität ist über KPIs dokumentierbar. Das standardisierte Erfassen von Projektdaten stellt die Vergleichbarkeit von Projektanträgen her und ermöglicht die Weiterverwendung über den gesamten Projektlebenszyklus.
Im Bereich der Verwaltung konnten manuelle Tätigkeiten beim Aggregieren und Aufbereiten der Daten eingespart werden. Die Standardisierung verringerte zusätzlich den Klärungs- und Abstimmungsbedarf im Prozess.