Projektbeschreibung: Für einen international tätigen Franchise-Unternehmensverbund sollte eine zentrale Plattform für die Zusammenarbeit und Kommunikation in unternehmensübergreifenden Projekten geschaffen werden. Mittels Rollen- und Berechtigungskonzept galt es, die internen und externen Mitarbeiter mit differenzierbaren Zugriffsrechten auszustatten, so dass beispielsweise Dokumente ausgetauscht werden können. Für einen weltweiten Einsatz wurde ein Web-basierendes Projektinformationssystem präferiert, das ohne weitere Client-Installationen auskommt.
Die Mitarbeiter sollten die Lösung ohne größere Einarbeitungszeit nutzen und alle einzelnen Projekte nach den gleichen Verfahren bearbeiten können. Manueller Aufwand für die Erstellung der Projektdokumentation sollte eingespart werden, indem diese im Rahmen der Projektbearbeitung nahezu automatisch entsteht. Neben der sicheren Bearbeitung von Dokumenten durch einfache Check-in-/Check-out-Funktionen sollte ein Versions- und Freigabe-Management realisiert werden.
Urheber/Partner: Campana & Schott, Frankfurt am Main.
Eingesetzte Technik: Microsoft Office SharePoint Server.
Aufwand:
Analyse der aktuellen IT-Landschaft und Herausforderungen, Identifikation von Verbesserungspotenzialen;
Aufnahme und Priorisierung der Anforderungen, Ausarbeitung eines Statement of Work und einer Roadmap;
Überführung der Anforderungen in ein Lösungsdesign unter Nutzung von Best Practices.
Nutzen und Ergebnis:
Das System wirkt sich positiv auf die Transparenz von Projektinformationen aus. Die Beteiligten sind aufgrund von Freigabeprozessen und Versionierung immer verlässlich über den Projektstand informiert. Durch den einfachen und sicheren Austausch von Informationen kann der "Startschuss" von Projekten schneller erfolgen, und sie liefern hochwertigere Ergebnisse.
Mit der durchgehenden Standardisierung der Projektablage entfällt lästiges Suchen nach aktuellen Informationen. Rollenspezifische Sichten ermöglichen den Mitarbeitern, sich auf das Wesentliche zu fokussieren. Zudem wird die Fähigkeit, Kunden, Sponsoren und anderen Stakeholdern schnelle und aktuelle Auskünfte zu geben, gestärkt.