Die Verantwortlichen in den deutschen Unternehmen haben in den vergangenen fünf Jahren ihre Aktenberge kräftig abgebaut. Das ergab eine Umfrage des Anbieters von Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) d.velop AG unter über 500 Managern. Demnach haben die Firmen ihre Papierakten in diesem Zeitraum um durchschnittlich ein gutes Drittel reduziert. Jedes fünfte Unternehmen schaffte sogar eine Quote von über 50 Prozent. In nur noch jedem sechsten Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 50 Millionen Euro, dominiert die Papierakte. Alle anderen Firmen setzen mehrheitlich auf digitale Dokumente und elektronische Speicherverfahren.
Dieser Trend wird anhalten, ist sich Christoph Pliete, Vorstand der d.velop AG, sicher. Aus seiner Sicht dürfte die Dynamik bei der Digitalisierung in den Betrieben sogar noch steigen. "Inzwischen wird überall kaum noch darüber diskutiert, ob die digitale Bereitstellung und Nutzung von Informationen sinnvoll ist, sondern in welchen Entwicklungsschritten sie umgesetzt werden kann und soll."
Die Aussagen der befragten Manager stützen diese Einschätzung. Mehr als die Hälfte sagt, dass der Aktenordner in der digitalen Welt seine Daseinsberechtigung verloren hat. 26 Prozent sehen zumindest noch einen teilweisen Nutzen der Papierakte, 17 Prozent halten diese für unverzichtbar. Für die Mehrheit steht darüber hinaus fest, dass sich die Arbeit mit dem herkömmlichen Aktenordner negativ auf die Produktivität im eigenen Unternehmen auswirkt. 30 Prozent stimmen dem zumindest teilweise zu, für über die Hälfte stehen dies zweifelsfrei fest. Lediglich jeder fünfte Manager will keinen Produktivitätsverlust durch den Papiereinsatz feststellen.
Digital nutzbare Informationen tragen wesentlich zur Beschleunigung und Verbesserung fast aller Business-Prozesse bei, sagt d.velop-Vorstand Pliete. Mit der Digitalisierung von Informationen und Abläufen sei jedoch auch die Veränderungs- und Lernbereitschaft in den Unternehmen gefordert. Oft müssten lang geübte Gewohnheiten aufgegeben werden, wenn die Mitarbeiter statt auf Papierakten auf elektronische Dokumente zugreifen. Trotz des Trends hin zu elektronischen Dokumenten meint Pliete: "Das Ziel des völlig papierlosen Büros ist vermutlich auf lange Sicht noch unrealistisch."