Ein Blick auf die Nutzer von DMS-Lösungen heute zeigt, dass längst nicht alle möglichen Funktionen auch genutzt werden. Die Studie "Document Management Systeme - Entwicklung und Potenziale in Deutschland 2009", durchgeführt im November 2008, hat zu diesem Thema bei 429 IT-Verantwortlichen aus Unternehmen und Institutionen aller Industrien, des Handels und aus dem Bereich der öffentlichen und privaten Dienstleistungen nachgefragt.

Insgesamt hatten zum Befragungszeitpunkt bereits 59 Prozent der Unternehmen ein Document Management System im Einsatz. Mehr als 90 Prozent dieser Unternehmen setzen auf eine Standardsoftware, nur wenige (insgesamt 3 Prozent) nutzen eine Eigenentwicklung. Die übrigen Unternehmen verfügen noch nicht über eine Lösung

Im Fokus der Funktionen steht neben der Archivierung (siehe hierzu: "Dokumentenmanagement - Langzeitarchivierung ist Treiber für ECM" vom 19.05.2009) bei den meisten Unternehmen mit produktivem DMS der Posteingang, respektive das automatisierte Erfassen und Scannen von Dokumenten wie beispielsweise Eingangsrechnungen. Die Erfassung erfolgt in mehr als zwei Drittel der Unternehmen zentral, bei einem Drittel wird dezentral erfasst.

Allerdings zeigt die Betrachtung am Ende der Funktionsliste auch, dass in deutlich weniger Fällen auch tatsächlich eine Weiterverarbeitung von Eingangsdokumenten im ERP-System erfolgt. Hier ist bei mehr als der Hälfte der Unternehmen noch eine Schwelle zu überwinden.

Etwa ein Viertel der Unternehmen nutzt keine echte Recherchefunktion im DMS - weder im Volltext noch über Indizes. 70 Prozent der Unternehmen legen Ausgangsbelege wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen direkt ab. Klassische Workflow-Aspekte wie vorgangsbezogene Aktenverwaltung und die Abbildung von Arbeitsabläufen werden dagegen bei weitem noch nicht von allen Unternehmen genutzt. Diese Abbildungen erfordern viel Vorbereitung und Anpassung und stehen offenbar im ersten Schritt noch nicht im Fokus der Unternehmen.