Die E-Mail-Kommunikation ist für viele Firmen Fluch und Segen zugleich: Einerseits lassen sich Informationen sehr einfach und rasch versenden, andererseits sind Anwender mit der Fülle an eingehenden Nachrichten überfordert. Problematisch sind die Flut an Mails und vor allem deren Anhänge für Unternehmen auch deshalb, weil sie die Messaging-Server überlasten.
Zudem bringt der enorme Umfang der Mail-Datenbanken auf den Servern die Administratoren in Schwierigkeiten: Ihnen reicht mitunter das für das Server-Backup vorgesehene Zeitfenster nicht mehr aus. Und das E-Mail-Aufkommen wächst rasant weiter: Das Beratungshaus Gartner taxiert die jährliche Zunahme auf etwa 40 Prozent. Das Marktforschungsunternehmen IDC schätzt, dass nächstes Jahr täglich rund 35 Milliarden E-Mails versendet werden.
Rabiates Löschen ist kaum ein probates Mittel, dem E-Mail-Wust Herr zu werden. Oft sind sich Nutzer nicht sicher, ob eine Nachricht nicht eines Tages doch wichtig sein könnte. Hinzu kommt, dass die elektronische Post sich als wichtiger Teil der geschäftlichen Korrespondenz etabliert hat. Manche Nachrichten sind daher zu behandeln wie Papierdokumente oder Faksimiles. Für steuerrelevante Computerpost gibt es, wie für andere Schriftstücke auch, gesetzliche Aufbewahrungsfristen.
Abhilfe versprechen Hersteller von E-Mail-Archivierungswerkzeugen. Einfach ausgedrückt, speichern diese Programme ein- und ausgehende Nachrichten in einem zentralen Archiv, wobei der Anwender wie gewohnt über die Client-Software auf die Nachrichten zugreifen kann. Im Eingangskorb verbleibt nur die wenig Speicher beanspruchende Hülle der Nachricht, während ihr Inhalt (Message Body) sowie Attachments auf einem Archiv-Server lagern. Auf diese Weise wird die Mail-Datenbank des Servers spürbar entlastet. Der Vorgang ist für die Anwender weitgehend transparent. Das Auslagern hat noch einen weiteren Vorteil: Es erlaubt einen Anwendungszugriff auf Mails unabhängig vom Messaging-System, etwa für Recherchen nach Kundenkorrespondenz über ein Fremdsystem.
Die meisten Programme zur E-Mail-Archivierung arbeiten mit den führenden Messaging-Systemen "Exchange Server" von Microsoft und "Lotus Domino" zusammen. Unter den Anbietern finden sich Spezialisten wie KVS aus Großbritannien oder die vom Storage-Hersteller EMC geschluckte Legato Systems. Außerdem bieten viele Hersteller von Dokumenten-Management-Systemen Erweiterungen für die E-Mail-Erfassung und -Archivierung an. Das Ablegen der Mails steuern diese Programme entweder automatisch, oder der Anwender wählt am PC einzelne Nachrichten zum Archivieren aus. Oft kombinieren die Lösungen beide Methoden.