Web

Social Media Guidelines

Arbeitnehmerpflichten im Social Web

15.10.2012
Von Holger Schrader
Risiken in sozialen Netzen erkennen und daraus Richtlinien für die eigenen Mitarbeiter abzuleiten, gehört für Unternehmen heute zum guten Ton.
Sich im Social-Media-Chaos zurechtzufinden, ist eine Herausforderung.
Sich im Social-Media-Chaos zurechtzufinden, ist eine Herausforderung.
Foto: fotolia.com/arrow

Soziale Netze sind zu einem Instrumentarium geschäftlicher Kommunikation avanciert. Viel zu oft kommt es in diesem Umfeld aber noch zu Konflikten zwischen privatem Handeln und dienstlichen Pflichten der Mitarbeiter. Neben Reputationsschäden für das Unternehmen drohen weitere Gefahren. Es gilt, diese zu erkennen und sinnvolle Nutzungsrichtlinien für das Social Web zu entwerfen.

Wenn Privatleben und Job in Konflikt geraten

Analysiert man den Content von sozialen Netzen wie Facebook, wird schnell deutlich, dass es einen Konflikt zwischen den privaten und geschäftlichen Interessen geben kann. Die unbedachte Weitergabe von Informationen sowie die Abgabe privater oder politischer Meinungen können sowohl im privaten als auch im dienstlichen Umfeld zu Problemen für den Einzelnen und für seinen Arbeitgeber führen.

Basierend auf einer Studie der Hochschule Augsburg und des Bayerischen Landesamts für Verfassungsschutz sind die wesentlichen Gefahren in Social Networks:

  • Verstöße gegen Datenschutz und Verschwiegenheitspflichten (oft unüberlegte Weitergabe von Informationen über das Unternehmen, Kollegen, Kunden oder Ähnliches);

  • Überlastung des IT-Netzwerkes (beispielsweise durch das Versenden oder Teilen eines Links zu einem hochauflösenden Video, das von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig angeschaut wird);

  • Verbreitung von Viren und Malware (von einfachen Spam-Nachrichten bis hin zu komplexen Betrugsszenarien durch Phishing und Manipulation);

  • Verlust von Produktivität (beispielsweise durch Online-Spiele, Chats oder Ähnliches während der Arbeitszeit);

  • Missachtung von geltendem Recht (zum Beispiel können urheberrechtliche geschützte Bilder oder Veröffentlichungen bei Verfolgung durch Dritte zu hohen Schadenersatzforderungen führen);

  • Verlust von Ansehen / Imageschäden (Negativbeiträge können sich schnell verbreiten und der Reputation des Unternehmens schaden. Es wird eine Öffentlichkeitswirkung entfaltet, die sonst nur der Presseabteilung zusteht);

  • Belästigungen und Mobbing über soziale Netze (Schädigende Gerüchte oder Aussagen sind nachhaltiger und für jedermann öffentlich ersichtlich. Es findet eine Belastung außerhalb des Arbeitsplatzes statt und kann noch weit nach einem Jobwechsel nachwirken);

  • Überwachung von Mitarbeitern durch externe Personen (Sind die Privatsphäre-Einstellungen nicht entsprechend angepasst, ergibt sich eine hohe Transparenz - auch außerhalb der Freundesliste. Services wie Lokalisierung zeigen zudem, wo sich derjenige befindet. Dies öffnet physikalischen und digitalen Einbrechern Tür und Tor).

Richtlinien - Sicherheit für Unternehmen und Mitarbeiter

Jede Form der Kommunikation in derartigen Medien im Arbeitsalltag sollte daher festen Regeln unterliegen, wenn sich der Mitarbeiter dienstlich dort bewegt oder sich im privaten Umfeld als Angestellter des Unternehmens zu erkennen gibt. Richtlinien dienen dazu, den Handlungsspielraum zu definieren und Anweisungen zu geben, um einen Konflikt zwischen privatem Handeln und beruflichen Pflichten in sozialen Netzen zu vermeiden. Zudem geben sie im Streitfall Sicherheit.

Die sozialen Medien, die bei der Definition von Guidelines eine Rolle spielen, sollten soziale Netzwerke, Foren, Blogs und Wikis gleichermaßen umfassen. Im Unternehmen gilt es, die Einhaltung der Richtlinien zu überwachen, gegebenenfalls Prozessabläufe anzupassen und eine Nichteinhaltung dem Informationssicherheitsbeauftragten zu melden.

So empfiehlt es sich, dass Mitarbeitern ohne dienstlichen Bezug zu sozialen Medien während der Arbeitszeit die Nutzung nicht oder nur in dem Maße gestattet ist, wie es die Arbeit nicht beeinflusst. Mitarbeiter mit festen Aufgaben in sozialen Medien sollten ihre Aktivitäten nur hierauf beschränken oder sie zumindest nicht derart ausweiten, dass dies sich in irgendeiner Form auf die Arbeit auswirkt. Ihre Arbeit muss immer konform zu den Guidelines stattfinden.

Nützliches zur Erstellung von Guidelines

Damit der Handlungsspielraum auf dem Social-Media-Parkett ersichtlich wird, sind Regeln und Konsequenzen seitens des Unternehmens festzulegen. Eine Differenzierung zwischen Mitarbeitern mit dienstlichem Bezug und Mitarbeitern ohne beruflichen Bezug zu sozialen Medien ist innerhalb dieser Guidelines sinnvoll. Haben sie keinen dienstlichen Kontext, tragen sie die persönliche Verantwortung der durch sie veröffentlichten Inhalte. Die Mitarbeiter haben zum Beispiel dafür Sorge zu tragen, dass das Ansehen oder die Informationswerte des Unternehmens durch ihre Handlungen keinen Schaden nehmen. Sie sollten sich daher bei jeder Veröffentlichung die Frage stellen: "Könnte ich damit leben, wenn diese Information morgen unter meinem Namen auf der Titelseite einer Boulevardzeitung steht?".

Es gilt also, bei jeder Art von Posting Vorsicht walten zu lassen. Im Zuge dessen ist es sinnvoll, die Nutzungs- sowie Urheberrechtsbestimmungen im Detail zu lesen sowie die Voreinstellungen zu überprüfen. Hier verstecken sich oft Stolperfallen. Bei privater Nutzung sollten die Arbeitnehmer zudem von der Nennung des Arbeitgebers sowie der Verwendung des Logos oder Schriftzuges absehen. Außerdem sind Aktivitäten, die die Produktivität des Mitarbeiters oder das geistige Eigentum Dritter gefährden, in den Richtlinien zu definieren.

Für Mitarbeiter mit dienstlicher Nutzung der sozialen Medien sollte gelten, dass sie sich öffentlich identifizierbar machen und angemessen bezüglich der Angaben und Fotos agieren. Ein respektvoller Umgang mit Kunden, Kollegen etc. ist unabdingbar. Meinungsäußerungen in politischer, religiöser oder weltanschaulicher Richtung sollten grundsätzlich neutral gehalten sein respektive nicht stattfinden - stattdessen sind fachliche Inhalte gefragt. Sämtliche Meinungen, Vermutungen oder Gegendarstellungen sind zu vermeiden. Werden Erkenntnisse der Arbeit veröffentlicht, ist es empfehlenswert, im Vorfeld einen Disclaimer für diese Fälle zu definieren. Auch emotionale Reaktion auf Kritik am Arbeitgeber oder Ähnliches sind fehl am Platze. Vertrauliche Inhalte des Unternehmens dürfen nicht an die Öffentlichkeit gelangen.

Dies sind nur einige Hinweise, welche Aspekte es in jedem Fall zu beachten gilt, wenn Richtlinien erstellt werden, die den Umgang mit Social Networks regeln. Es empfiehlt sich, im Vorfeld eine Risikobewertung und Zieldefinition vorzunehmen, um hieraus schließlich sinnvolle Guidelines abzuleiten. (sh)