Google hat Groups (ursprünglich mal ein Usenet-Archiv) so mit seinen anderen Web-Properties verzahnt, dass man nun dort Benutzergruppen anlegen und verwalten kann, die gemeinsamen Zugriff auf ausgewählte Dokumente - zunächst wie erwähnt aus Google Text & Tabellen, Kalender und Sites - bekommen. Eine solche Funktion war längst überfällig - speziell in größeren Organisationen war die Zugriffsverwaltung auf Basis individueller Nutzer unpraktikabel.

Nun braucht man in Groups nur noch eine Gruppe anzulegen - diese bekommt damit gleichzeitig einen Mail-Verteiler - und einmalig die gewünschten Mitglieder einzutragen, statt dies für jedes Dokument aufs Neue erledigen zu müssen. Und auch jede zukünftige Änderung erfolgt zentral und nicht länger Dokument für Dokument.