Viele Unternehmen stufen E-Mails als relativ unverbindlich ein und unterschätzen damit ihre rechtliche Bedeutung. Der Gesetzgeber macht keinen Unterschied zwischen Papier- und elektronischer Post. Das Handelsgesetzbuches (HGB) verlangt die ordnungsgemäße, unveränderbare Aufbewahrung von Mail-Inhalten, die als Handelsbrief gelten. Das sind Nachrichten, mit denen Unternehmen Forderungen und Verbindlichkeiten begründen können.

In der Praxis haben E-Mails mittlerweile oftmals die Beleg- und Nachweisfunktion übernommen. Eine per E-Mail erhaltene Bestellung oder zugestellte interne Anweisung sind aufbewahrungspflichtig.

Auch das Steuerrecht stellt bestimmte Archivierungsanforderungen, nachzulesen etwa im geänderten Paragraf 147 der Abgabenordnung (AO) und erläutert in den Grundsätze der Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU). In einer FAQ des Bundesfinanzministeriums zum Thema wird explizit eine elektronische Aufbewahrung für E-Mails gefordert, die steuerrechtlich relevant sind und deren Inhalte von IT-Systemen weiterverarbeitet werden.

Für Unternehmen, die an US-amerikanischen Börsen notiert sind sowie deren deutschen Tochtergesellschaften und gegebenenfalls deren Dienstleistern, ist der Sarbanes Oxley Act (SOX) wichtig. Er verpflichtet die Betroffenen dazu, alle E-Mails bestimmter Personen - insbesondere des Managements - elektronisch aufzubewahren.

Grundsätzlich steht immer das Selbstqualifizierungsrecht des Unternehmens im Zentrum der Mail-Archivierung. Den Anwendern obliegt es, selbst zu entscheiden, welche Unterlagen über welchen Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Keine der genannten Vorschriften verpflichtet zur vollständigen E-Mail-Archivierung, zum Teil geht sie sogar am Ziel vorbei. Die komplette Ablage sämtliche elektronischer Nachrichte, geordnet etwa nach den E-Mail-Feldern "Von", "An", "Betreff", "Datum" etc. entspricht nicht der geordneten Ablage im Sinne der Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS). Sie fordern eine Zuordnung zum fachlichen Kontext in elektronische Akten mittels anwendergetriebener Mail-Archivierung.

Verlorene Auskunftsfähigkeit

Auch abseits der rechtlichen Vorgaben ist eine Archivierung eingehender und ausgehender E-Mails sinnvoll. Oft sind komplette Geschäftsvorgänge nicht mehr nachvollziehbar, weil die Mail-Kommunikation fehlt. Das kann sich rächen, wenn etwa per Mail zwischen Außendienstmitarbeiter und Kunden vereinbarte Konditionen unklar sind und es zum Streit zwischen den Geschäftspartnern kommt. Weder das Zivilrecht noch das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) enthalten eine ausdrückliche Pflicht zur Aufbewahrung. Das Archiv kann hier die Dokumentation übernehmen und entspricht damit der kaufmännischen Sorgfaltspflicht.