Hand aufs Herz: Können Sie genau sagen, wie viele und welche Softwarelizenzen bei Ihnen im Unternehmen im Einsatz sind? Und stimmt dieser Softwareeinsatz auch mit der in den Verträgen vereinbarten Lizenznutzung überein? Schütteln Sie jetzt den Kopf oder zucken mit den Schultern, sind Sie bestimmt nicht der Einzige. Immer noch fällt es vielen Firmen schwer, ihren Lizenzdschungel in den Griff zu bekommen.
Dabei bietet gerade das Software-Management ein enormes Einsparpotenzial. In Zeiten, in denen die IT-Budgets oft knapper bemessen werden, ein nicht zu vernachlässigender Faktor, um die Kosten zu senken. Experten zufolge verschlingt der Posten Software bis zu 50 Prozent des IT-Budgets: Anschaffung, Implementierung, Wartung, Updates und die eigene Manpower summieren sich oft zu einem bedeutenden Posten in der IT-Bilanz.
Umso unverständlicher, warum Firmen die Verwaltung von Softwarelizenzen so lax handhaben. Jeder Finanz-Controller weiß genau, wie viele Autos im Firmeneigenen Fuhrpark stehen oder wie viele Schreibtische in den Büros aufgestellt sind. Fragt man jedoch nach Software, herrscht oft nur peinliches Schweigen.
Dabei könnten die Unternehmen viel Geld sparen, wenn sie ihr Lizenz-Management in den Griff bekämen. Experten gehen davon aus, dass bis zu einem Drittel aller Firmen überlizenziert sind. Neben den unnötigen Anschaffungskosten fallen für diese Schrank-Ware auch noch regelmäßige Wartungsgebühren an. Aber auch der andere Fall, die Unterlizenzierung, dürfte die Verantwortlichen in den Unternehmen kaum ruhiger schlafen lassen. Kommt die Versäumnisse im Rahmen eines Audits ans Licht, drohen möglicherweise empfindliche Nachzahlungen beziehungsweise mitunter sogar Geldbußen, im schlimmsten Fall sogar Freiheitsstrafen. Denn letztendlich ist der Geschäftsführer für eine korrekte Lizenzierung seiner Firma verantwortlich.
Die Gründe, warum das Thema Lizenz-Management für viele Unternehmen so schwierig bleibt, sind vielfältig. Nicht zuletzt erschweren komplexe Lizenzmetriken der Softwarehersteller das Lizenz-Management. Unterschiedliche Hersteller, verschiedene Produkte und unterschiedliche Versionen, womöglich mit uneinheitlichen Lizenzverträgen und -modellen, lassen die Anwender oft verzweifeln. Böse Zungen behaupten sogar, dass die Hersteller gar nicht an Transparenz interessiert sind, Hauptsache die Firmen kaufen aus Furcht vor einer Fehllizenzierung immer brav Software nach.
Das muss jedoch nicht sein. Es bedeutet zunächst einmal einen gewissen Aufwand, den Lizenzbestand zu erfassen, aufzuräumen und ein funktionierendes Management einzurichten. Dabei ist es nicht damit getan, nur die Lizenzen zu zählen, eine effiziente Softwareverwaltung verlangt kontinuierliche Arbeit. Dafür müssen die Einkaufsprozesse für Software überdacht und geregelt und der Softwareeinsatz laufend gegen den Vertragsbestand gespiegelt werden. Doch der Aufwand lohnt sich: Wenn das nächste Mal eine Abteilung Lizenzen nachfragt, reicht ein Blick in den Softwarepool, und der Administrator kann sich womöglich aus noch zur Verfügung stehenden Beständen bedienen, statt die Programme für teures Geld einkaufen zu müssen.