Zwei Jahre im Voraus beginnen

Wenn die geschäftlichen Einflussfaktoren und Ziele feststehen, lässt sich der Plan für die Umstrukturierung sinnvoll entwickeln. Grundsätzlich empfiehlt es sich aber, die Planung mindestens zwei Jahre im Voraus zu beginnen. Da der Anbieter kaum freiwillig bereit sein wird, Zugeständnisse bei Gewinnspannen oder Konditionen zu machen, läuft der Kunde sonst Gefahr, seine Entscheidungsfreiheit einzuschränken und seine Verhandlungsposition zu schwächen.

Zudem sollte der Anwender konkrete und realistische Handlungsalternativen haben und bereit sein, diese bei Bedarf auch umzusetzen. Wichtig ist dabei, dass er sich umfassend darüber informiert, wie die Vereinbarungen mit seinem Provider im Vergleich zur Marktsituation abschneiden - nicht nur in finanzieller Hinsicht, sondern auch in Bezug auf Service-Levels, Haftungsumfang und Vertragsbedingungen.

Auch eine Neuausschreibung hat ihre Tücken. Hier gilt es zunächst zu klären, ob der derzeitige Vertragspartner mitbieten darf. Wenn ja, könnten die anderen Interessenten den Verdacht hegen, dass der Kunde ihre Angebote lediglich benutzen will, um den Preis des momentanen Anbieters zu drücken. In manchen Fällen setzen die Bieter ihre Preise auch selbst niedrig an, um ihn auszubooten. Auf der anderen Seite ist der gegenwärtige Vertragspartner gegenüber den anderen im Vorteil, weil er mit dem Service vertraut ist. Aus diesen Gründen kommt es darauf an, dass der Kunde die Interessenten davon überzeugen kann, dass die Ausschreibung fair ist und alle Anbieter die gleichen Voraussetzungen haben.