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Die Auswirkungen von unzureichend vorbereiteten Outsourcing-Projekten sind vielfältig: Sie haben oft Kündigungen wichtiger Mitarbeiter, Probleme in der Lieferfähigkeit, Unsicherheiten, fehlende Ressourcen sowie sich anhäufende Überstunden und möglicherweise hohe Abfindungen zur Folge. Selten kümmern sich die auslagernden Firmen um kulturelle Unterschiede in den Ländern. Schlimmstenfalls kann mit all diesen Versäumnissen ein Auslagerungsprojekt kippen. Meistens wird es verzögert und teurer als geplant abgeschlossen. Systematisches Change-Management und die Kommunikation als integraler Bestandteil eines Outsourcing-Programms sind daher nicht "nice to have" sondern absolut erfolgskritisch.
Ratsam ist es, ein Team mit fachlichem Know-How und Outsourcing-Verständnis mit der Kommunikation und dem Change-Management zu betrauen. Parallel zur Transaktionsplanung sollte es einen strategischen und operativen Fahrplan mit klar definierten Zielen und Maßnahmen entwickeln. Am Anfang steht eine Bewertung darüber, wie das Vorhaben wahrgenommen wird und welche Auswirkungen es hat. Dazu gehört die detaillierte Analyse aller Interessensgruppen wie Führungskräfte, alle IT-Mitarbeiter, Projektmitglieder, das Top-Management, Aktionäre, Journalisten, Kunden und Provider samt ihrer Erwartungen und Anforderungen. Ganz wesentlich ist es schon aus rechtlichen Gesichtspunkten, die Arbeitnehmervertreter frühzeitig mit dem Projekt vertraut zu machen.
- So gelingen Outsourcing-Projekte
PA Consulting Group untersucht im Rahmen einer jährlichen Studie den Wertbeitrag des Change-Managements im Outsourcing. Aus den Analyseergebnisse sowie den Erkenntnisse aus Auslagerungsprojekten haben die Berater sieben Handlungsempfehlungen für die Entscheidungsträger erarbeitet, die Betriebsteile samt Mitarbeiter an externe Dienstleister auslagern wollen. Das systematische Change-Management und die intensive Kommunikation sind erfolgskritisch für jedes Outsourcing-Projekt, betonen die Berater von PA Conulting. - Handlungsempfehlungen 1:
Entscheidend ist ein einheitliches Verständnis über die Gründe des Outsourcing. Jedem Mitarbeiter sollte der angestrebte Zielzustand und die notwendigen Teiletappen klar sein. - Handlungsempfehlungen 2:
Die Schlüsselpersonen für den täglichen operativen Betrieb müssen gebunden, gefördert und motiviert werden. - Handlungsempfehlungen 3:
Ebenso bedeutend ist es, Führungskräfte zu motivieren, zu unterstützen und zu binden. - Handlungsempfehlungen 4:
Wichtig ist, dass sich Unternehmen gegenüber den Mitarbeitern verpflichtet fühlen und das auch zum Ausdruck bringen. Dazu gehört die faire Behandlung allen Mitarbeiter. - Handlungsempfehlungen 5:
Die IT-Organisation muss der neu gestalteten IT-Lieferkette angepasst werden. Die betroffenen Mitarbeiter müssen die neuen Abläufe verstehen. - Handlungsempfehlungen 6:
Die benötigte Funktionen für die Steuerungsorganisation müssen aufgebaut und Mitarbeiter entsprechend qualifiziert werden. Der Wissenstransfer ist sicher zu stellen. - Handlungsempfehlungen 7:
Zwischen Kunden, der IT-Abteilung und dem Provider sollte eine Kultur des partnerschaftlichen Arbeitens auf Augenhöhe etabliert werden.
Im nächsten Schritt werden die Ziele des Change-Fahrplans festgelegt. Sie lassen sich aus dem Soll-Bild des Outsourcing-Vorhabens ableiten. Ein Workshop mit den Entscheidungsträgern aus dem Projekt und Führungskräften aus der Organisation ist ein bewährter Weg für ein gemeinsames Verständnis und sichert die Unterstützung der Manager. Darauf startet das Team die operative Planung und erarbeitet konkrete Maßnahmen. Die folgenden Herausforderungen samt Lösungsvorschlägen, die sich in der Praxis bewährt haben, können bei dieser Aufgabe helfen.
IT-Kompass 2010
Wussten Sie, dass sich IT-Manager stark für Security, aber herzlich wenig für Outsourcing interessieren? Der IT-Kompass zeigt, wie 470 deutsche Top-IT-Entscheider Trends beurteilen, welche Herausforderungen sie fürchten und welchen Status quo sie in ihren IT-Shops verwalten: COMPUTERWOCHE Anwenderstudie IT-Kompass 2010