Die Auftragsbücher vieler Unternehmen füllen sich schnell. Nicht alle Auftragsspitzen lassen sich durch Überstunden und Mehrarbeit bewältigen. Immer mehr Unternehmen führen Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit (SFN-Arbeit) ein oder bauen sie aus. Während Lohnzuschläge für Mehrarbeit und Überstunden grundsätzlich steuer- und beitragspflichtig sind, fallen für Lohnzuschläge bei SFN-Arbeit in bestimmten Grenzen weder Lohnsteuer noch Sozialversicherungsbeiträge an. So können Arbeitgeber wie Arbeitnehmer von Sonderschichten profitieren.

Viele Firmen setzen der Einfachheit halber auf pauschale Lohnzuschläge. Ein Urteil des Bundesfinanzhofs (Az. VI R 27/10) hat die Bedingungen verschärft und zwingt zu Anpassungen in der Lohnbuchhaltung. Im vorliegenden Fall hatte ein Flugkapitän eine monatlich gleichbleibende Flugzulage für Wochenend- und Nachteinsätze sowie für allgemeine Berufserschwernisse erhalten.

Der Arbeitgeber wollte sich damit eine mühsame Berechnung der Zuschläge in Höhe der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden ersparen. Das Finanzamt und schließlich der Bundesfinanzhof erkannten die pauschalen Zuschläge nicht als steuerfrei an. Der Grund: Die Zuschläge waren Teil einer einheitlichen Entlohnung und wurden nicht anhand der tatsächlichen Dienststunden ermittelt.

Die Rechtsprechung erfordert eine noch sorgfältigere Planung und Durchführung von SFN-Arbeit. "Pauschale Zuschläge nehmen die Finanzbehörden genau unter die Lupe", warnt Sandra Leeser, zuständig für die Mandanten-Lohnbuchhaltung bei der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft DHPG in Bonn.

Pauschale Zuschläge sind immer als Abschlagszahlung oder Vorschuss zu leisten und mit den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden zu verrechnen. Für zu viel gezahlte Zuschläge müssen Steuern und Sozialbeiträge abgeführt werden. "Unterbleibt eine Verrechnung zum Jahresende bzw. bei Austritt des Mitarbeiters, so ist nicht nur der Differenzbetrag, sondern die komplette Pauschalzahlung einkommensteuerpflichtig", betont DHPG-Expertin Sandra Leeser.