Die elektronische Zusammenarbeit über Standort-, Firmen- und Ländergrenzen hinweg hat sich zu einem wichtigen Erfolgsfaktor für Unternehmen entwickelt. Unified Communications (UC) liefert die Basis dafür. In weltweit agierenden Firmen arbeiten Mitarbeiter zusammen, die rund um den Globus verstreut sind. Das bietet neue Möglichkeiten, beispielsweise für eine Bereitstellung von Services rund um die Uhr, erschwert allerdings auch in vielen Situationen die interne Zusammenarbeit. Für die optimale Prozessunterstützung in weltweiten Geschäftsabläufen ist es daher von entscheidender Bedeutung, dass die ITK-Abteilungen der Unternehmen den richtigen Mix aus synchronen und asynchronen Kommunikationsmitteln zur Verfügung stellen. Das gilt insbesondere auch für die Kommunikation und Interaktion mit externen Geschäftspartnern und Kunden.

CIOs haben neue Möglichkeiten im Blick

Lange Zeit galt VoIP (Voice over IP) als der wichtigste Trend in Sachen IT und Kommunikation. Denn für viele Anwendungsmöglichkeiten von Unified Communications liefert die Konvergenz von Sprache und Daten in einem IP-basierten Netz die Grundlage. Viel zu sehr wurde dabei allerdings das Augenmerk auf eine rein kostenorientierte Sichtweise gelegt. "Billiger telefonieren mit Internet-Technologie" sollten nicht nur Privatanwender, sondern auch Unternehmen. Die weitergehenden Möglichkeiten blieben dabei zunächst außen vor.

Das hat sich jedoch in der Zwischenzeit gründlich geändert. So stellt das Berliner Marktforschungsunternehmen Berlecon in seiner aktuellen Studie "VoIP und Unified Communications 2008" fest: "Die Mehrheit der CIOs verbindet mit Unified Communications einen Mehrwert durch Effizienzsteigerungen der Kommunikations- und Geschäftsprozesse in ihrem Unternehmen." Möglich wird dies durch eine Vielzahl von Tools für die Zusammenarbeit in unternehmensinternen und unternehmensübergreifenden Arbeitsgruppen und Abläufen. Dazu gehören (mobile) E-Mail, Instant Messaging, Intranet, Extranet, Portale und Workflow Engines. Hinzu kommen Tools für die Bereitstellung und Pflege von Blogs, Wikis, RSS Feeds, Chat-Rooms, Web Conferencing, Audio- und Video-Webcasting sowie Interactive Learning und Coaching.

Möglich sind Präsentationen via Internet, die alle Teilnehmer online mitverfolgen und kommentieren können, oder Desktop-Sharing, bei dem die Beteiligten die Aktionen auf dem PC des Referenten nachvollziehen können, allerdings ohne Interaktions-Option. Einen Schritt weiter geht Dokumenten-Sharing. Hier können die Konferenz-Teilnehmer direkt in das Dokument des Präsentierenden schreiben. Ähnlich funktioniert ein so genanntes geteiltes Whiteboard, auf dem alle Beteiligten für alle sichtbar ihre Anmerkungen und Kommentare eintragen können.

Die Web-Konferenz lässt sich mit einer Telefonkonferenz verschalten, bei der die Teilnehmer den Sprecher hören und selbst sprechen können. Ferner ist es bereits möglich, eine Videokonferenz zu veranstalten, bei der sich alle Beteiligten sehen. Nützlich sind auch Umfrage-Tools, über die der Leitende die Meinung der Teilnehmer zu bestimmten Fragen in Echtzeit einholen kann, sowie E-Learning-Funktionen inklusive Leistungstests. Auch Webcasts beziehen als interaktive Online-Referate ihre Zuhörer und Zuschauer mit ein und ermöglichen individuelle Kommunikation.