Die Außendarstellung eines Unternehmens durch Online-Informationsmedien prägt auch dessen Image. Deshalb sorgen in der Regel Policies für Corporate Identity (CI), Dokumentvorlagen für den externen Umgang mit Kunden sowie E-Mails dafür, dass der Unternehmensauftritt einheitlich und authentisch bleibt.

Doch gerade im Bereich der E-Mail-Kommunikation klaffen Anspruch und Wirklichkeit weit auseinander. In vielen Fällen stimmt bei der Gesamtheit der ausgehenden Mails eines Unternehmens schon die Schriftart des Disclaimer oder des Mail-Textes nicht überein. Im Extremfall haben Kunden den Eindruck, mit verschiedenen Unternehmen zu kommunizieren. Der Grund: Viele Mitarbeiter setzen die CI-Policies nach eigenem Gutdünken und unkontrollierbar um. Gar mancher entwickelt dabei großes künstlerisches und kreatives Potenzial. So werden die Vorgaben nach eigener ästhetischer Befindlichkeit einfach mit Stellenbeschreibungen, Bildern, Logos oder Zertifizierungen erweitert. Zusätzlich erschwert die technische Kommunikation der E-Mail-Systeme untereinander einen einheitlichen Unternehmensauftritt.

E-Mail-Footer, die verschiedene Schriftarten verwenden oder mit Tabulatoren erstellt sind, können beim Empfänger in einer Form erscheinen, die kaum noch das ursprüngliche Design erkennen lässt. Schuld an dieser Problematik sind die E-Mail-Formate wie HTML, Text und Plain Text, welche für sich jeweils weit verbreitet sind und das Layout einer CI-basierenden Mail-Signatur oftmals ungewollt stark modifizieren.

Diese Probleme löst ein Signatur-Management, das die Mitarbeiter von der Umsetzung der CI-Policy entlastet, eine komfortable, differenzierte Kommunikation erlaubt und im welt- weiten Datenverkehr die Cor- porate Identity gewährleistet. Der Clou: Genutzt werden Datenbestände, die ohnehin schon vorhanden sind und damit ohne großen Aufwand eine rasche Implementierung eines zentralen Signatur-Managements ermöglichen.