Software für Enterprise-Wikis existiert erst seit wenigen Jahren, dementsprechend fehlt ihr der lange Reifungsprozess, den beispielsweise gängige Textverarbeitungen durchgemacht haben. Daher betreffen die meisten Defizite technische Aspekte, während die wesentlichen Vorteile dem Wiki-Konzept entspringen.

Vorteile

• Vernetzung von kleinen Wissenseinheiten: Im Gegensatz zu monolithischen Office-Dokumentenbrechen Wikis große Dokumente in vernetzte Wissenseinheiten auf. Wiki-Seiten können von den verschiedensten Stellen aus verlinkt werden, ohne Informationen zu vervielfachen. Der Organisation von Informationen wandelt sich von Ordnerhierarchien zu Verweisen zwischen Wissenseinheiten. Für das Management von Wissen sind Wikis der Kombination aus File-Server und Office-Dokumenten überlegen.

• Niedrige Hürden für Autoren: Wikis reduzieren die Komplexität gängiger Office-Software auf die häufig benötigen Mittel, ergänzt um leistungsstarke Automatismen. Alle gängigen Enterprise Wikis bieten inzwischen WYSIWYG-Editoren und erleichtern somit die Einführung durch reduzierten Lernaufwand. Die Einstiegshürde reduziert sich im Wesentlichen auf das Verständnis der Konzepte eines Wikis und erfordert nur wenige technische Kenntnisse.

• Jeder darf alles bearbeiten: Content-Management-Systeme bieten detaillierte Kontrolle über die Erstellung und Veröffentlichung von Informationen. Sofern der Zugriff durch ein Rechte-Management nicht explizit eingeschränkt wird, darf hingegen jeder Mitarbeiter alle Einträge eines Wikis verändern und neue Seiten anlegen. Dies erleichtert den Einstieg für Autoren und die Verschriftlichung von Wissen.

• Teamarbeit wird gestärkt: Sobald einige Team-Mitglieder angefangen haben, ein Wiki zu nutzen, folgen die Kollegen meist schnell. Dabei können erfahrene Wiki-Autoren ("Wiki-Champions") mit ihrem Know-How Einsteigern helfen, eigene Seiten zu erstellen.

• Zusammenarbeit über Teamgrenzen hinaus: Als Web-basierende Tools können Wikis Kollegen aus anderen Abteilungen oder externe Mitarbeiter einbinden, ohne dass erst lokale Software auf ihren Rechnern installieren werden muss.

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  Erweiterbarkeit: Sobald ein Enterprise Wiki als Standardwerkzeug eines Unternehmens eingeführt wurde, wünschen sich die Benutzer meist schnell weitere Funktionen. Die gängigen Tools erlauben eine komfortable Installation von Plugins. Außerdem bieten APIs, so dass eigene Erweiterungen entwickelt werden können.

• Versionierung: Alle Enterprise-Wikis speichern unterschiedliche Versionen eines Eintrags, die bei Bedarf wiederhergestellt werden können. Auf diese Weise wird das Risiko unpassender Änderungen kompensiert. Aus diesem Feature folgt meist die Möglichkeit, Wiki-Seiten abonnieren zu können und sich über jeder Änderung per E-Mail informieren zu lassen.

• Auditing: Neben der Verfolgung von Änderungen und der Wiederherstellung historischer Stände kann über die Versionierung ermittelt werden, wer eine Seite wann wie verändert hat.

• Wenige Personen können viel bewegen: Die 90/9/1-Theorie besagt, dass 90 Prozent der Nutzer nur lesend auf einen Wiki zugreifen, 9 Prozent gelegentlich Inhalte erstellen und eine kleine Gruppe von 1 Prozent der Autoren regelmäßig schreiben. Die besonders aktiven Autoren kennen sich meist persönlich und stellen ihre Regeln selbst auf. Sie verbessern bei Bedarf die Struktur des Wikis und unterstützen neue Autoren bei ihren ersten Schritten.