Tipps von Active Sourcing

Viele Auslagerungs-Deals verfehlen Einsparziele

16.04.2008
Wie Outsourcing-Anwender typische Fehler in den Preisverhandlungen vermeiden können.

Kostensenkung ist nach wie vor das wichtigste Outsourcing-Ziel. Viele Anwender erreichen die erhofften Einsparungen jedoch nicht in vollem Maße. Unzureichende Ausschreibungsverfahren und taktische Fehler bei den Preisverhandlungen sind nach den Erfahrungen der Beratungsfirma Active Sourcing häufige Gründe. Der Markt für das IT-Outsourcing sei sehr intransparent, es bestünden zum Teil zweistellige Preisunterschiede zwischen den einzelnen Dienstleistern. Dass die Anwender diese häufig nicht nutzen, führen die Consultants auf die in vielen Fällen unklar definierten Leistungsumfängen im Ausschreibungsverfahren zurück. Häufig würden "Äpfeln mit Birnen" verglichen. Zu empfehlen sei daher, zum Vergleichszeitpunkt für alle Outsourcing-Anbieter die gleichen Annahmen zu verwenden, selbst wenn die genauen Mengen und die Service Level-Anforderungen noch nicht fest stehen.

Falsch ist es nach Auffassung von Active-Sourcing-Geschäftsführer Stefan Regniet auch, dem IT-Dienstleister die Wahl der einzusetzenden Technik vorzuschreiben oder ihn zu zwingen, die bestehende Infrastruktur ohne Änderung zu übernehmen. Dieser Fehler sei vor allem unter Anwendern verbreitet, die das erste Mal auslagern. "Wesentlich bessere Preise lassen sich erzielen, wenn der Auftraggeber Services und Service-Levels konsequent festlegt und dem Anbieter genug Freiraum lässt, die gewünschte Skaleneffekte auf seine Weise zu erzielen", so Regniet.

"Wenig zielführend" sei es zudem, das Preismodell für den künftigen Vertrag schon in der Angebotsphase vorzugeben. Hier reiche eine einfache Struktur zunächst völlig aus, detaillierte Angaben seien erst angebracht, wenn die Leistungen genau feststünden. Darüber hinaus sollten Projekt- und Betriebskosten immer getrennt ausgewiesen werden. Die Berater empfehlen, die Betriebskosten stets auf die gesamte Vertragsdauer und nicht nur auf ein Jahr zu betrachten. Auch Restwerte am Vertragsende müssen unbedingt in einer wirtschaftlichen Gesamtbetrachtung enthalten sein, mahnen die Experten.

Grundsätzlich führt eine Ausschreibung nur zum Erfolg, wenn die Anbieter hinreichend motiviert sind, den betreffenden Anwender als Kunden zu gewinnen. Dies ist der Fall, wenn der IT-Dienstleister über eine Reihe von Kunden ähnlicher Größe mit vergleichbaren Service-Anforderungen aus der gleichen Branche verfügt, so dass er von Skaleneffekten profitieren kann.

Nach der Angebotsabgabe gilt es, die technischen Details und die gegenseitigen Erwartungen abzuklären. Bei den preisliche Nachverhandlungen sollten die Anwender allerdings realistisch bleiben, räumt Regniet ein. Üblich seien Preisnachlässe zwischen zehn und 15 Prozent. Es gebe zwar immer noch Anbieter, die sich auf Preise einließen, mit denen sie über mehr als die Hälfte der Vertragslaufzeit keine Gewinne erzielen können. Letztlich hat das aber auch negative Folgen für den Anwender, warnt der Experte: "So ein Kunde hat nur noch geringe Priorität. Häufig erfüllt der Anbieter nur noch die zwingend zu erreichenden Service-Levels, jede Kulanzleistung entfällt." (sp)