Outsourcing im Mittelstand ist Chefsache. Doch die Entscheidung darüber wird oft nur aus finanziellen Gründen getroffen. Das kann sich als entscheidender Fehler herausstellen, warnen die Analysten der Experton Group. Wichtiger als Einsparungen seien IT-Innovationen, mit denen die Business-Prozesse verbessert und die Durchlaufzeiten beschleunigt werden und die sich für schnellere Entwicklungszyklen und den konsequenten Einsatz von Standards nutzen lassen. Die eigene IT könne dies oft nicht realisieren. Neben fehlendem Know-how blockieredas Tagesgeschäft die notwendigen Zeitbudgets. Hier könnten externe Dienstleister helfen und den Innovationsprozess unterstützen.

Es ist daher riskant, die Auswahl eines Outsourcing-Anbieters ausschließlich vom günstigsten Preis abhängig zu machen, mahnt Heinz Schick, Mitglied des Vorstandes und Vice President Anwender-Consulting bei Experton: "Nur Deals, die von vorneherein auf Prozessverbesserungen während der Vertragslaufzeit ausgelegt sind, werden am Ende einen nachweisbaren Erfolg erzielen." Die angestrebten Einsparungen ergäben sich durch die Einführung von Innovationen und Standards gleichermaßen.

Grundlage für eine Outsourcing-Entscheidung sollte immer die Kostenbetrachtung über die Vertragslaufzeit unter Einbeziehung von kalkulierbaren Projekten sein – und nicht die Einsparung, die gegenüber dem aktuellen IT-Budget erzielt werden kann. Viele mittelständische Unternehmen sehen jedoch nur die kurzfristig erreichbaren Einsparpotenziale und nicht die Chancen, die sie über einen qualifizierten Dienstleister realisieren könnten. Umfragen legen den Schluss nahe, dass viele deutsche Outsourcing-Anwender noch nicht bereit für strategische Erwägungen sind.

Das hängt auch damit zusammen, dass Mittelständler selten langfristig, also länger als fünf bis sieben Jahre planen. Experton empfiehlt daher, die fehlenden Basisdaten aus Best Practices zu ergänzen, um eine realistische Kalkulationsgrundlage zu schaffen. Dabei sollte aber auch der Aufwand für organisatorische Veränderungen kalkuliert werden. So verursacht eine Retained Organisation, die den künftigen Dienstleister steuern soll, Zusatzkosten und erfordert fundierte Management-Fähigkeiten. Sie muss dafür sorgen, dass sich alle an die vereinbarten Regeln für den Umgang miteinander halten. Problematisch ist das vor allem in Geschäftsbereichen, die schon immer an der IT vorbeientwickelt oder beim Händler um die Ecke bestellt haben. Eine durchgehende, von der Geschäftsführung getragene Governance muss solche Versuche rigoros abblocken, fordern die Berater. (sp)