FAQ

Was bringt die Kopplung von ERP-Software und Dokumenten-Management?

31.08.2010
Für viele Aufgaben benötigen ERP-Anwender Dokumente. Da liegt es nahe, eine Dokumenten-Management-Software (DMS) eng mit der Geschäftsapplikation zu koppeln. Wo das sinnvoll ist und wie es funktioniert, lesen Sie in diesen Frequently Asked Questions (FAQ). Die Fragen beantwortet Siegmar Deuring, Geschäftsführer des DMS-Spezialisten Solitas Informatik AG.

Während Software für das Dokumenten-Management dazu dient, elektronische Schriftstücke zu verwalten, steuert ein ERP-System Transaktionen etwa in der Buchhaltung, Warenwirtschaft und im Einkauf. Oft müssen Firmen diese unterschiedlichen Systemwelten integrieren, da für Vorgänge sowohl Transaktionsverarbeitung (Belegbuchungen) als auch Dokumente (Rechnungen, Verträge und Angebote) erforderlich sind.

1. Was bringt die Integration von Dokumenten-Management- und ERP-Systemen?

Die Integration der Systeme bewirkt zunächst einmal, dass die im ERP-System erzeugten geschäftlichen Belege wie Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen etc. in einem automatisierten Verfahren archiviert werden und für den schnellen Recherchezugriff zur Verfügung stehen. Vereinfachung und Verbesserung beschränken sich aber nicht nur auf im ERP-System erzeugte Dokumente und Daten, sondern können auf komplette Geschäftsprozesse ausgeweitet werden.

Aufgrund des gewachsenen Aufgabenspektrums spricht man heute zunehmend vom Enterprise-Content-Management (ECM). ECM-Systeme führen Daten und Dokumente aus allen Anwendungen eines Unternehmens inklusive Daten und Dokumenten von Partnern und Lieferanten in einer Lösung zusammen und bieten über das bloße Archivieren und Dokumenteverwalten hinausgehende Funktionen. Vor allem bei der Verarbeitung von eingehenden Dokumenten (Eingangspost, Fax, E-Mails, EDI) lassen sich erhebliche Effizienzpotenziale erschließen. Denn der hohe manuelle Anteil, der durch Medienbrüche und die Verarbeitung von Papierbelegen entsteht, führt zu hohen Erfassungskosten sowie Fehlern.

Durch Integration von ECM und ERP lässt sich der Lebenszyklus von Dokumenten innerhalb der Geschäftsprozesse transparent abbilden. Eine ideale Unternehmenslösung vermeidet Medienbrüche, beschleunigt Verarbeitungsprozesse und verkürzt Durchlaufzeiten.

Folgende Vorteile kann die Kopplung von ECM- und ERP-Systemen bieten

  • Die automatisierte Ablage sowie das schnelle Finden von Dokumenten sparen Zeit und Kosten.

  • Ein automatisierter Dokumenteneingang kann manuelle Arbeit ersetzen.

  • Kosten sparen lassen sich auch bei der Langzeitarchivierung. Durch Auslagerung von Daten zurückliegender Geschäftsjahre aus ERP-Systemen in ECM-Systeme werden Daten gesetzeskonform archiviert und verfügbar gemacht. Teurer Speicherplatz zum Beispiel auf den ERP-Server-Systemen kann durch effizienteren Speicherplatz des ECM-Servers ersetzt werden.

  • Die Dokumentation wird verbessert, da alle Bearbeitungsvorgänge an einem Dokument nachvollziehbar sind.

  • Die Verfügbarkeit von Informationen wird erhöht, wenn die Mitarbeiter aller Unternehmensbereiche über einen einheitlichen Client auf Dokumente beliebiger Softwaresysteme oder Module eines ERP-Systems zugreifen können. Auch wenn das ERP-System keinen Web-basierenden Zugriff bietet, können Dokumente und Daten durch ein entsprechend ausgestattetes ECM-System im Internet zur Verfügung gestellt werden.