Die Deutschen hängen am Papier - zumindest, wenn es um die Verarbeitung eingehender Rechnungen geht. In vielen Unternehmen gleich welcher Größe laufen die Prozesse noch wie anno dazumal: Die Mitarbeiter der Poststelle sortieren die Dokumente per Hand und übergeben sie an den Büroboten, der dann schwer bepackt zu den Kollegen in der Fachabteilung marschiert und ihnen die Papiere bringt. Dort suchen die Mitarbeiter die Bestellaufträge heraus, um sie mit den Lieferscheinen und Rechnungen abzugleichen.

Noch herrscht das Papier

Stimmen die Daten überein, wird die Akte dem Verantwortlichen zur Genehmigung vorgelegt. Ist diese erteilt, erhält die Finanzabteilung eine Anweisung, die Zahlung vorzunehmen. Abschließend kommt der Archivar ins Spiel: Er sucht den richtigen Ordner heraus, heftet die Rechnung ab und sorgt dafür, dass sie wie vom Gesetzgeber verlangt für zehn Jahre revisionssicher aufbewahrt bleibt.

Das klingt nach der Büro-Gemütlichkeit eines Heinz-Erhardt-Films? Weit gefehlt: Etwa 70 Prozent aller großen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland, so schätzen Beratungsfirmen, verfahren heute noch so oder ähnlich. Auch in Konzernen mit mehreren Standorten: Hier müssen die eingehenden Rechnungen vorab sogar noch per Post an die zentrale Bearbeitungsstelle geschickt werden, was zusätzlich Porto kostet. Selbst wenn Unternehmen Einkauf und Buchhaltung komplett mit E-Procurement-Lösungen und ERP-Systemen abwickeln, verarbeiten sie die Rechnungen in den meisten Fällen immer noch auf Papier.

Wie sich die Abläufe dabei verzögern, haben die Marktforscher des Beratungshauses Gartner herausgefunden: Der Käufer, so eine aktuelle Studie, benötigt im Schnitt 41 Tage, um eine eingehende Rechnung zu bearbeiten und zu bezahlen, sofern er keine entsprechende Software einsetzt. Das manuelle Verarbeiten der Rechnungen bremst den gesamten Vorgang aus - wie ein veralterter Arbeitsspeicher einen Hochleistungscomputer.

Ein durchgängig elektronisches System von der Bestellung bis zur Bezahlung der Rechnung vereinfacht nicht nur den Einkauf, sondern verbilligt auch die Rechnungsverarbeitung. Komplettlösungen ersetzen Routinearbeiten wie das Weiterleiten von Papierrechnungen und die manuelle Eingabe von Bestell- und Rechnungsdaten. Auch zeitraubende Genehmigungsumläufe fallen weg, da Bestellung, Lieferung und Rechnung automatisch abgeglichen werden. So lassen sich sämtliche Beschaffungs- und Kreditorenprozesse straffen, die Verwaltungskosten sinken kräftig. Verzugszinsen lassen sich vermeiden und Skontomöglichkeiten besser ausschöpfen. Finanz-Manager erhalten zudem einen exakten Überblick über die Verbindlichkeiten - eine wichtige Voraussetzung für die Liquiditätsplanung.