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Simon Schoop arbeitet seit 1999 mit Microsoft Powerpoint und weiß aus eigener Erfahrung, wie zeitaufwändig es ist, gute Präsentationen zu erstellen: nicht überladen, klar in der Aussage und mit dem berühmten roten Faden. "Ich verbringe auch heute noch mehr Zeit mit Powerpoint als mit meiner Frau und meinen Kindern", sagt der Geschäftsführer der henscho group GmbH augenzwinkernd über sich. Sein Startup bietet darum einen Online-Service an, der kleinen und mittelständischen Firmen hilft, Powerpoint-Präsentationen zu erstellen. Für die COMPUTERWOCHE hat Schoop einige Tipps für die perfekte Präsentation zusammengestellt:
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Wer eine Präsentation erstellt, sollte sich vorab fragen, was er mit dieser erreichen will. Gut geeignet zur Vorplanung sind die W-Fragen, die die meisten von uns schon aus der Sesamstrasse kennen: Wer, wie, was - wieso, weshalb, warum ?
Wer?
Wer liest die Präsentation, wer bekommt sie vorgetragen? Handelt es sich um Menschen, die eine gewisse Vorbildung in dem Thema haben oder nicht? Ist eine stärker bildliche Sprache der Präsentation hilfreich? Oder sollten Daten und Fakten im Vordergrund stehen? Wenn Sie wissen, wen Sie mit der Präsentation erreichen wollen, tun Sie sich viel leichter in der Wort- und Bildwahl.
Wie?
Das "Wie" ist auch eine Frage der Schriftgröße. Kleine Größen von 12 oder 10 Punkt machen nur Sinn, wenn die Präsentation ausgedruckt wird und an einem Tisch zwischen zwei bis drei Personen etwa als Ergebnisdokumentation eines Projekts diskutiert wird. Für eine Präsentation vor einem größeren Auditorium sollten Sie Schriftgrößen von 16 Punkt und mehr wählen, damit auch die Zuhörer in den hinteren Reihen noch etwas erkennen können.
Um das richtige "Wie" für Ihre Präsentation zu wählen, sollten sie auch an die Software denken, die Ihr Chef, Kunde oder Geschäftspartner nutzt. Wissen Sie nicht, ob Ihr Kunde bereits mit der aktuellen Powerpoint Version 2010 arbeitet, speichern Sie die Präsentation immer als ältere Version zur Versendung. Aber Achtung: Die Dateigröße kann sich bei diesem Speichervorgang stark vergrössern. Verschicken Sie die Präsentation am besten als PDF-Datei, damit sie beim Empfänger genauso angezeigt wird wie bei Ihnen. Bei der Verwendung von Freeware, mit der PDF-Dateien über die Druckfunktion erzeugt werden, kann es aber vorkommen, dass einige Zeichen nicht korrekt dargestellt werden und aus den Bullet Points der Punktlisten auf einmal Paragrafen-Zeichen werden…
- Bill Gates in den Wolken
Powerpoint sollte Rednern idealerweise dabei helfen, den Kern des Vortrags darzustellen. Mit Unmengen an Logos, Elementen und Texten wird das Auditorium dagegen überfordert und verwirrt. Experten raten zu möglichst wenigen Informationen pro Folie, etwa ein Bild pro Seite und kurzen, knappen Texten. - Viel Spaß mit Pfeilen, Teil 1
Dieser verunglückte Powerpoint-Vortrag stammt von Jan Baan, Gründer des gleichnamigen Softwarehauses und heute Chairman von Cordys. Verschiedene Pfeile, Symbole und Rahmen sowie zuviel Text machen diesen Vortrag zur "schlimmsten Powerpoint-Präsentation, die je von einem CEO gezeigt wurde", findet Seth Godin, Marketing- und Präsentations-Experte in den USA. - Viel Spaß mit Pfeilen, Teil 2
Diese Folie hat <a href="https://www.flickr.com/photos/jlaugesen/3104104113">Jesper Laugesen</a> entdeckt. Laugesen ist ebenfalls davon überzeugt, die weltweit schlimmste Powerpoint-Folie gefunden zu haben. - Tod durch Powerpoint
Schlimme Verfehlung listet Alexei Kapterev in seinem Diavortrag <a href="https://www.slideshare.net/thecroaker/death-by-powerpoint">Dead by Powerpoint auf Slideshare</a> auf. Dort gibt er auch Gestaltungsratschläge für gute Präsentationen. Unabhängig davon, dass der Text in der hier dargestellten Grafik in Kyrillisch verfasst und von Vielen wohl nicht zu entziffern ist, zeigt die Folie beispielhaft, wie sich eine Seite überladen lässt. - Besuch in Peking
Powerpoint-Folien sollten wenige Wörter enthalten, keine billigen und kitschigen Fotos zeigen und Überblendeffekte möglichst meiden. Auch eine Untermalung mit Ton und Musik ist verpönt, Sound-Effekte sollten allenfalls sparsam eingesetzt werden. - Übung, Übung, Übung
Vor dem Vortrag steht die Übungseinheit. Experten raten zu zehn Übungsstunden je Vortragsstunde. Darüber hinaus sollte das technische Equipment im Vorfeld getestet werden. Microsoft-Fehlermeldungen während der Präsentation sind peinlich und lenken das Auditorium ab. Von Guy Kawasaki, Venture Capitalist und Vortragsreisender, stammt die 10/20/30-Regel: Maximal zehn Slides, höchsten 20 Minuten Vortrag, Schriftgröße mindesten 30 Punkte. - Nasa-Desaster
Diese Powerpoint-Folie aus dem Jahr 2006 zeigt Teile des Space-Shuttle-Programms zur Abnahme der externen Treibstoff-Tanks. Es steht zu hoffen, dass die Zuhörer die Folie verstanden haben. "Präsentations-Sauerei", sagte Design-Guru Edward Tufte beim Anblick der Folie. Sie zeuge nicht gerade von Ingenieurs-Intelligenz. - Yes we Can
Wie Barack Obamans Botschaft an die Nation als Präsentation aussehen könnte, ist auf der Web-Site <a href="http://www.shmula.com/475/barack-obama-yes-we-can-a-powerpoint-deck" target="_blank">Slideshare</a> zu sehen. Dargestellt ist die letzte von insgesamt elf Powerpoint-Folien mit der Zusammenfassung von Obamas Rede. Die Präsentation veranschaulicht die Grenzen von Powerpoint als Kommunikationsmittel.
Benutzen Sie einen Schriftsatz, der nicht standardmässig mit Microsoft Office ausgeliefert wird, dann zeigt Powerpoint die Schriftsätze meist in Arial an. Dadurch können wodurch unschöne Formatierungen entstehen. Hier gibt es eine einfache Abhilfe: Gehen Sie auf "Start/ Speichern Unter" auf den unscheinbaren "Tools" Button neben der Speichern-Schaltfläche. Dort klicken Sie auf "Optionen speichern" und markieren links den Tab "Speichern". Nun sehen Sie als letzten Menüpunkt eine Option "Schriftarten in Datei einbetten". Hier sollten Sie nun den Haken setzen und "Alle Zeichen einbetten" auswählen. Dann kann der Empfänger Ihrer Präsentation auch mit Ihrer Präsentation so weiter arbeiten, als hätte er Ihren Schriftsatz bei sich auf dem Computer installiert. Auch hier sollte man allerdings vor dem Versenden an den Empfänger nochmals die Dateigröße kontrollieren, da sich durch das Einbetten der Schriftart die Datei vergrößern kann.
"Die Optik der Präsentation sollte immer den Inhalt unterstützen und unterstreichen, nur so erreichen Sie die maximale Wirkung und den angestrebten "Wow"-Effekt beim Adressaten Ihrer Präsentation", sagt Schoop.