Ohne persönlichen Kontakt geht es nicht
Auch im Web-2.0-Zeitalter sollten Projektteams nicht ausschließlich virtuell zusammenarbeiten. Der persönliche Kontakt ist durch nichts zu ersetzen. Gerade zu Beginn eines Projektes ist es von großer Bedeutung, dass sich ein Team persönlich kennenlernt. Zum Kennenlernen kann eine Galerie mit Fotos und kurzen Vorstellungen der Teammitarbeiter im Intranet ein erster Schritt sein. Ein Kickoff-Meeting, das mit einer interkulturellen Teambuilding-Maßnahme kombiniert wird, fördert signifikant das Miteinander und das Verständnis für andere Kulturen im Team. Zum Beispiel könnte jeder Projektmitarbeiter etwas Typisches aus seiner Kultur vorstellen.
Zu Projektbeginn sollte der Projektleiter in Absprache mit dem Team gewisse Gruppenregeln aufstellen und Hol- und Bringschulden der Teammitglieder klären. Wichtig ist, dass jeder ein klares Bild von seiner Rolle und der seiner Kollegen hat. Wenn ein Kickoff-Meeting für das Team aus Kostengründern nicht möglich ist, sollte das Reisekostenbudget des Projektleiters nicht zu knapp bemessen sein. Schließlich muss er in der Lage sein, im persönlichen Kontakt zu bleiben und sich vor Ort einen Eindruck von der geleisteten Arbeit sowie der Zusammenarbeit zu machen.
Denn Ineffizienzen in der Zusammenarbeit verursachen deutlich höhere Aufwendungen im Nachgang. So sorgen Schnittstellen- und Koordinationsprobleme für ungeplante Kosten durch Doppelarbeiten oder Insellösungen. Teams mit einem schlechten Arbeitsklima zeigen weniger Einsatzbereitschaft und sie haben eine deutlich geringere Produktivität. Verzögerungen in anspruchsvollen Projekten sind somit programmiert. Führt das schlechte Klima gar zu Kündigungen bei den Projektmitarbeitern, dann drohen der Verlust von Know-How und hohe Kosten für die Neubesetzung und Einarbeitung.
Ein weiterer Punkt, der bei der virtuellen Zusammenarbeit nicht zu unterschätzen ist, ist die technische Ausstattung der Mitarbeiter. Bei Projektstart sollte der Projektleiter gewährleisten, dass alle Mitarbeiter über adäquate technische Kommunikationsmöglichkeiten verfügen, mit den entsprechenden Software-Programmen und Tools vertraut sind und ggf. Schulungsmaßnahmen anbieten.
Erfolge bitte feiern
Eine Maßnahme, in die es sich zu investieren lohnt, sind Lessons Learned Workshops. Sie sollten nicht nur am Ende eines Projektes, sondern bei allen wichtigen Meilensteinen auf dem Plan stehen. Dadurch erkennt ein Projektleiter rasch, wo mögliche Stolperstellen sind. "Die Erfahrungen bei CSC zeigen, dass es sinnvoll ist, den vorhandenen Erfahrungsschatz aus weltweit umgesetzten Projekten zu nutzen", sagt Michael Schweres, Berater bei CSC. "Unsere Best Practices berücksichtigen alle Parameter einer erfolgreichen interkulturellen Zusammenarbeit. Dies betrifft insbesondere eine klare Darstellung der Erwartungshaltung und präzise Vorgaben sowie Handlungsempfehlungen zur Teamarbeit."
Und nicht zu vergessen: Erfolge wollen gefeiert sein. Viel zu häufig lösen sich internationale Projektteams am Ende eines Projektes sang- und klanglos auf. Hier punkten Projektleiter, die einen wertschätzenden Umgang mit ihren Mitarbeitern pflegen und in kleine Geschenke und Teamevents investieren. Denn wer seine High Potentials halten möchte und sie für das nächste internationale Projekt begeistern will, darf den Faktor "Mensch" nicht vernachlässigen.