Projekt-Management for Dummies

07.09.2007
Von Markus Leute
Besser als sein Ruf: Angeblich wird derjenige zum Projekt-Manager erhoben, der nicht rechtzeitig flüchten kann. Demnach reißt sich anscheinend niemand so recht um diesen Posten. Dabei ist Projekt-Management weit weniger kompliziert, als die landläufige Meinung vermuten lässt. Auch wenn sie banal klingen, gibt es einige Grundregeln zu beherzigen.

Worauf kommt es bei der Planung und Realisierung eines Projekts an? Dazu muss zunächst einmal geklärt werden, was ein Projekt eigentlich ist: Nach DIN 69901 ist es "ein Vorhaben, bei dem innerhalb einer definierten Zeitspanne ein definiertes Ziel erreicht werden soll, und das sich dadurch auszeichnet, dass es im Wesentlichen ein einmaliges Vorhaben ist". So richtig aussagekräftig ist diese Definition jedoch nicht. Folgende Kernaussagen bringen Licht ins Dunkel: Unter einem Projekt versteht man die Definition eines eindeutigen Ziels mit einer zeitlichen Begrenzung der Aufgabe. Dabei muss genau geklärt werden, welche Aufgaben zu erledigen sind, welche Ressourcen zum Einsatz kommen, wie das Projekt verlaufen soll und wie es sich auswerten lässt.

Wissen wohin - Ziele genau definieren

Ein Beispiel verbildlicht den Ablauf: Ein im IT-Alltag mögliches Projekt wäre beispielsweise die Einrichtung eines lokalen Netzwerks (LAN). Je nach Größe eines Unternehmens kann dies ein sehr komplexes Vorhaben sein. Das Beispiel beschränkt sich auf einen Teil eines solchen Projekts: einen Server einrichten und ins Netz einbinden. Wie lässt sich so ein Teilprojekt von A bis Z durchziehen?

Am Anfang steht die Frage: Was soll erreicht werden beziehungsweise was soll am Ende herauskommen? Das Ziel des Beispielprojekts ist ein komplett eingerichteter Server, der sich reibungslos in ein Netzwerk einbinden lässt. Eine realistische Zielsetzung ist einer der wichtigsten Punkte im Projekt-Management. Viele Projekte scheitern hier, weil am Anfang Fehler begangen wurden. Deshalb: Ein genau definiertes Ziel bildet die Basis des gesamten Projekts.

Die Zeit nicht aus dem Auge lassen

Farbige vertikale Datumslinien zeigen Beginn und Ende des Projekts. Farbige Balkenstile und Legenden ermöglichen präsentationsfähige Projektpläne.
Farbige vertikale Datumslinien zeigen Beginn und Ende des Projekts. Farbige Balkenstile und Legenden ermöglichen präsentationsfähige Projektpläne.

Im nächsten Schritt wird geklärt, wie lange das ganze Vorhaben dauern soll beziehungsweise höchstens dauern darf. Denn in der Regel hat ein Projekt ein fixiertes Enddatum. Spätestens an diesem Punkt empfiehlt sich eine Software für das Projekt-Management.

Solche Werkzeuge zeigen grafisch Beginn und Ende des Vorhabens an. Zwischen diesen beiden Begrenzungspunkten werden die zu erledigenden Aufgaben (auch "Vorgänge") angezeigt. Die grafische Darstellung hilft, den Überblick über den Verlauf des Projekts zu behalten.

Welche Arbeitsschritte führen zum Ziel?

Welche Aufgaben oder Vorgänge müssen überhaupt erledigt werden, um das Projekt erfolgreich umzusetzen? Hier hat es sich bewährt, zunächst einmal mittels gemeinsamer Ideenfindung alle Punkte zu sammeln und in einer To-do-Liste zu erfassen. Viele Projekt-Management-Tools bieten die Möglichkeit, eine so genannte Work-Breakdown-Structure (WBS) zu erstellen, welche die einzelnen Vorgänge hierarchisch strukturiert.

In dieser Phase können einzelne Vorgänge auch mit Prioritäten versehen werden. Das vereinfacht ein automatisches Sortieren zu einem späteren Zeitpunkt. Da im Beispiel zunächst die Server-Hardware eingerichtet wird, haben diese Aufgaben die höchste Priorität, gefolgt von der Installation eines Netzwerk-Betriebssystems.

Menschen versus Technologie

Neben einer klaren Zielsetzung und einer sorgfältigen Vorplanung der einzelnen Arbeitsschritte ist für das Gelingen des Projekts vor allem das Projektteam verantwortlich. Der Projekt-Manager muss den Teammitgliedern, die als Ressourcen bezeichnet werden, besonderes Augenmerk schenken: Ein oder mehrere frustrierte Projektmitarbeiter (sei es durch Unter- oder Überforderung) können den Projektverlauf nachhaltig verzögern - im schlimmsten Fall das Projekt ganz zum Scheitern bringen. Nicht umsonst wird heute auf die "Softskills" eines Projektleiters geachtet. Er muss nicht nur Fachkompetenz aufweisen, sondern auch die Menschen, die am Projekt beteiligt sind, leiten und motivieren. Nicht minder wichtig: Er sollte für eine effiziente Kommunikation zwischen Projektleiter und Mitarbeitern sowie zwischen den einzelnen Projektteilnehmern sorgen. Das "Klima" ist entscheidend. Gute Ergebnisse des Einzelnen motivieren andere und nützen letztendlich dem gesamten Projekt. Ehre wem Ehre gebührt: Eine Projekt-Management-Software, die auch eine Ressourcenverwaltung erlaubt, macht dies ersichtlich. In Labels, die den einzelnen Vorgängen angehängt werden, kann abgelesen werden, welche Person den Vorgang bearbeitet.

Das Projekt im Auge behalten

Wenn es an die Umsetzung der einzelnen Vorgänge geht, wird schnell klar, dass ein Projekt immer anders verläuft, als ursprünglich geplant. Das lässt sich nicht verhindern. Deshalb ist eine permanente Projektverfolgung wichtig. Oft erfordert eine Aufgabe mehr Zeit, als ursprünglich vorgesehen war. Da eine Aufgabe mit anderen Vorgängen zusammenhängt, wirken sich Verzögerungen auch auf sie aus. Diese Verschiebung von nachfolgenden Abläufen muss im Projektplan sichtbar werden, um entsprechend eingreifen zu können. Das ist mit Software problemlos realisierbar. Die Gegenüberstellung von geplanten und geänderten Vorgängen ist für die Analyse nach Abschluss des Projekts besonders wichtig.

Analysieren - Verstehen - Lernen

Das Projekt ist erst beendet, wenn es auch analysiert und bewertet wurde. In der Praxis wird leider oft auf eine Auswertung verzichtet – auch dann, wenn das Projekt nicht erfolgreich abgeschlossen wurde. Dafür gibt es verschiedene Gründe: Das Team will beispielsweise ein misslungenes Projekt so schnell wie möglich vergessen. Oder es fehlt die Zeit, da das nächste Projekt schon wartet. Aber gerade wenn’s mal schiefgegangen ist, ist eine Beurteilung besonders wertvoll: Fehler, die während des Projekts gemacht wurden, bieten die Möglichkeit, aus ihnen zu lernen. Erfolgreiches Projekt-Management profitiert von den Erfahrungen des Teams – aus Fehlern wird man bekanntlich schlau. (fn)