Steigender Druck auf der Absatzseite und der Zugang zu neuen Beschaffungsmärkten verlangen vom Einkauf immer flexiblere Strukturen und Prozesse. Die Globalisierung führt zu einem Wandel von vertikalen zu horizontalen Einkaufsorganisationen. Internet-basierende IT-Anwendungen schaffen dabei eine einheitliche Datenbasis für die weltweit verteilten Einkaufsorganisationen.

Gleichzeitig sinkt die Wertschöpfungstiefe und steigt der Anteil der Kosten, die durch den Einkauf direkt beeinflussbar sind. Eine enge Zusammenarbeit mit den Lieferanten wird zum Erfolgsfaktor. Dennoch dienen die meisten der eingesetzten E-Procurement-Lösungen ausschließlich dazu, operative Prozesse zu optimieren und zu beschleunigen.

Voraussetzung für einen effizienten Einkauf ist die institutionalisierte Wissensverteilung: Das Know-how über Beschaffungsmärkte, Lieferantenstrukturen oder Verträge erfüllt seinen Zweck nur, wenn es allen Mitarbeitern im Einkauf zugänglich ist. Data Warehouses, globale Lieferantendatenbanken und eine Suchfunktion für den Einkauf sind dabei von elementarer Bedeutung. Ebenso wichtig sind IT-Anwendungen zur Unterstützung der internen Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Funktionsbereichen und zum Informationsaustausch mit externen Partnern. Hinzu kommen Anwendungen wie E-Procurement oder E-Sourcing sowie Werkzeuge für die Einkaufsvolumenanalyse (Spend Analysis). Die ERP-Anbieter fassen diese Lösungen unter dem Begriff Supplier-Relationship-Management (SRM) zusammen.

Der Trend zeigt in Richtung integrierte Anwendungslandschaften, die den gesamten strategischen und operativen Beschaffungsprozess abbilden. Sie unterstützen den strategischen Einkauf bei Marktanalysen, Anfragen und Ausschreibungen oder Auktionen; auch Funktionen für das Vertrags-Management gehören dazu. Vor allem aber zielen sie darauf, die Zusammenarbeit mit den Lieferanten zu verbessern und zu beschleunigen. Sie helfen, Informationen über die Zulieferer zu verwalten, zu bewerten und den Einkäufern standardisiert anzubieten, damit diese die Lieferanten effizient auswählen.

Um den strategischen Einkauf zu fördern, ist die Transparenz über das Einkaufsvolumen unabdingbar. Tools, mit denen sich die notwendigen Informationen automatisiert ermitteln lassen, werden aktuellen Untersuchungen zufolge aber erst von jedem fünften Unternehmen genutzt.