Ärgernis 9: Immer wieder gibt es Beschwerden darüber, dass Empfänger von Outlook-Mails unleserliche Nachrichten erhalten. Zeichen werden falsch dargestellt und Texte mit Leerzeichen aufgefüllt.

Die Lösung: Outlook 2007 nutzt Microsoft-Word als Mail-Editor. Selbst wenn Word nicht auf dem Rechner installiert ist, greift Outlook auf die dll-Datei von Word zurück. Word wiederum nutzt so genannte "smart quotes", die manchmal allerdings gar nicht so schlau sind. Probleme bereiten sie, weil sie keine reinen textbasierenden Zeichen darstellen. Daher haben andere Mail-Programme zum Teil Probleme mit den empfangenen Texten. Das gilt etwa für Sonderzeichen wie Anführungsstriche, Fragezeichen etc. Diesen Mangel beheben sie unter Extras -> Optionen -> Senden. Dort wählen Sie unter dem Eintrag "Format für Nachricht Senden" die Option "Nur Text" und bestätigen die Änderung. Damit sind die smart quotes deaktiviert. Allerdings lassen sich nun auch keine Fonts und Farben mehr darstellen.
Wenn nur einzelne Mails als reine Textnachrichten versendet werden sollen, bietet die Outlook-Toolbar (Ribbon) die Option eine Nachricht ohne HTML-Code zu verschicken.