Die Einführung eines Dokumenten-Managements gleicht einer Reise, von der man Start und Ziel und in groben Zügen auch den Weg kennt. Das Ziel sollte im Steckbrief genannt werden, der Startpunkt entspricht der Situationsanalyse.

Sie sollte entweder den Umfang einer Vorstudie oder den einer konkreten Ist-Analyse haben. Wesentlich für die Ist-Analyse ist es, folgende Fragen zu beantworten:

- Welche Dokumente liegen vor?
- Woher kommen die Dokumente?
- Welche Ablagesystematiken gibt es?
- Wie viele Dokumente und Dateien werden im aktuellen Blickfeld aufbewahrt, und um welche Mengen wächst der Bestand?
- Welche Verbesserungen sind möglich?
- Wer hat von welchen Standorten aus Zugriff auf die Dokumente, wer liefert überhaupt welche?
(Foto: pixelio)