Am Anfang stand eine vielen IT-Managern vertraute Situation: Die IT-Landschaft der Haufe Mediengruppe hatte sich über die Jahre unkoordiniert entwickelt und ließ die Kosten für Wartung und Integration der zum Teil inkompatiblen Anwendungen und isolierten Prozesse in die Höhe steigen. Zugleich bestand der Wunsch, sich stärker mit Lieferanten und Kunden zu vernetzen.

Die bis dato oft auf "Quick wins" abzielenden IT-Projekte mussten daher laut IT-Leiter Thoma dringend einem systematischen Vorgehen hin zu einer konsistenten Architektur mit flexiblen und durchgängigen Geschäftsprozessen weichen. Ziel musste es letztlich sein, hierfür einen Rahmen für alle Business- und Architekturentscheidungen zu schaffen, um damit das Business- und IT-Alignment zu unterstützen.

Ein solches Vorhaben gelingt jedoch nur, wenn Vorstand und Fachbereiche den Sinn und Nutzen einer übergreifenden und nachhaltigen Entwicklung der IT-Landschaft verstehen. Hierzu mussten sich Thoma und sein Team ab Anfang 2007 zunächst einen Überblick über den Bestand, die laufenden Kosten und die geplanten Investitionen der bei Haufe genutzten Anwendungen verschaffen.

Die Ergebnisse wurden in einem Architektur Management System erfasst und sukzessive mit dem Vorstand diskutiert. In der Folgezeit wurden die Bestandsaufnahme und Architekturplanung über die Anwendungen hinaus auf die Vernetzungen und Prozesse aller Bereiche ausgedehnt.