Mitarbeiterüberwachung rechtlich betrachtet

Angesichts der angespannten wirtschaftlichen Lage ziehen viele Unternehmen die Zügel an. In zahlreichen Firmen wurde die Möglichkeit zum Homeoffice stark eingeschränkt – oft begleitet von wachsendem Misstrauen gegenüber den Beschäftigten. Manche Arbeitgeber befürchten, dass Mitarbeitende im Homeoffice weniger produktiv sind oder ihre Arbeitszeit „anders“ nutzen. Passend zu dieser Entwicklung hat Microsoft kürzlich ein neues Teams-Feature vorgestellt, das erkennt, ob sich Mitarbeitende im Büro befinden oder nicht.

Die Computerwoche sprach mit Alexander von Chrzanowski, Associate Partner bei Rödl & Partner in Jena sowie Fachanwalt für Arbeitsrecht und IT-Recht, über die rechtlichen Grenzen der Mitarbeiterüberwachung.

Schlimmere Überwachungsfunktionen im Einsatz

Inwieweit darf die An- oder Abwesenheit im Büro kontrolliert werden?

Alexander von Chrzanowski: Das neue Teams-Feature ist nur ein kleiner Aspekt. Nach meinem Verständnis laufen in vielen Unternehmen längst Überwachungsfunktionen, die weit darüber hinausgehen, als nur abzugleichen, in welchem WLAN oder an welchem Ort sich ein Beschäftigter aufhält. Beispiele sind etwa die Erfassung, wann der Rechner aktiv ist, wie oft die Maus bewegt wird oder wie schnell jemand tippt. Das sind viel tiefgreifendere Formen der Kontrolle.

Grundsätzlich gibt es keinen Anspruch auf Homeoffice – oder weitergehend – mobiles Arbeiten. Wenn es gestattet ist, darf ein Arbeitgeber überprüfen, ob Arbeitsleistung erbracht wird. Das gehört zu seinen Rechten. Wie diese Kontrolle erfolgt, muss jedoch sorgfältig geregelt werden – insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und Mitbestimmung.

Ist die Einführung solcher Systeme mitbestimmungspflichtig?

von Chrzanowski: Ja, eindeutig. Der Betriebsrat hat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung technischer Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind.

Der Arbeitgeber kann solche Maßnahmen bei Bestehen eines Betriebsrats also nicht einseitig einführen. Es muss gemeinsam festgelegt werden, welche Daten erhoben und wie diese verarbeitet werden. Das gilt auch für spätere Updates von Software – idealerweise sollte es dafür bereits eine Regelung geben, um nicht bei jeder neuen Version erneut verhandeln zu müssen.

Müssen Mitarbeitende über die Überwachung informiert werden?

von Chrzanowski: Ja, in jedem Fall. Zum einen schreibt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eine Transparenzpflicht vor: Beschäftigte müssen wissen, welche Daten zu welchem Zweck erhoben und verarbeitet werden und wie lange sie gespeichert bleiben.

Zum anderen ergibt sich aus dem Persönlichkeitsrecht und der Grundrechte-Charta der EU, dass eine dauerhafte Überwachung unzulässig ist. Es darf also keine lückenlose Kontrolle über längere Zeiträume erfolgen, es sei denn, es liegen triftige Gründe vor.

Überwachung nur als letztes Mittel

Wo verläuft die Grenze zwischen zulässiger Kontrolle und unzulässiger Überwachung?

von Chrzanowski: Arbeitgeber dürfen die Leistungserbringung prüfen – das ist rechtlich zulässig. Die Grenze ist dort erreicht, wo das Verhalten der Mitarbeitenden permanent beobachtet oder aufgezeichnet wird.

Eine verdeckte oder dauerhafte Überwachung greift in die Menschenwürde und das allgemeine Persönlichkeitsrecht ein und ist grundsätzlich unzulässig.

Was gilt bei einem konkreten Verdacht auf Fehlverhalten oder Straftaten?

von Chrzanowski: Hier greift § 26 BDSG: Liegen tatsächliche Anhaltspunkte für Pflichtverletzungen oder Straftaten vor, dürfen Arbeitgeber in engen Grenzen auch verdeckte Überwachungsmaßnahmen einsetzen – etwa Videoüberwachung im Kassenbereich.

Allerdings gilt der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit: Solche Maßnahmen sind nur als letztes Mittel erlaubt, wenn mildere Mittel nicht ausreichen. Zunächst muss geprüft werden, ob sich der Sachverhalt auch anders eingrenzen lässt.

Was müssen Unternehmen beachten, bevor sie Überwachungstechnologien einsetzen?

von Chrzanowski: Unternehmen sollten unbedingt den betrieblichen Datenschutzbeauftragten einbeziehen, den Betriebsrat beteiligen und eine klare Regelung über den Technologieeinsatz in einer Betriebsvereinbarung treffen, die auch künftige Software-Updates abdeckt.

Außerdem ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich, wenn die geplante Überwachung ein hohes Risiko für die Rechte der Beschäftigten darstellt.

Sind Keylogger, Bildschirmaufzeichnung oder Videoüberwachung zulässig?

von Chrzanowski: In der Regel nicht. Der Einsatz von Keyloggern oder verdeckten Bildschirmaufzeichnungen ist fast immer unzulässig. Auch Kameras am Arbeitsplatz dürfen nur unter engen Voraussetzungen installiert werden – etwa aus Sicherheitsgründen in Produktionsbereichen, in denen Beschäftigte mit gefährlichen Maschinen interagieren.

Eine dauerhafte Verhaltensaufzeichnung ist hingegen stark erklärungsbedürftig und in den meisten Fällen rechtswidrig.

Darf der Arbeitgeber prüfen, ob im Homeoffice tatsächlich gearbeitet wird?

von Chrzanowski: Ja, grundsätzlich darf der Arbeitgeber überprüfen, ob Arbeitsleistung erbracht wird. Das ergibt sich aus seinem Weisungsrecht. Wie diese Kontrolle erfolgt, ist jedoch entscheidend: Eine pauschale Überwachung des privaten Umfelds wäre unzulässig.

Wenn Homeoffice erlaubt ist, muss der Arbeitgeber Regeln für die Arbeit von zu Hause aus aufstellen – etwa zur Erreichbarkeit oder Zeiterfassung. Eine Verpflichtung, Homeoffice zu gestatten, gibt es rechtlich nicht.

Transparenz ist der beste Schutz

Was raten Sie Unternehmen in der Praxis?

von Chrzanowski: Arbeitgeber sollten Überwachung nie aus einem Generalverdacht heraus einsetzen. Wichtig ist, die Verhältnismäßigkeit zu wahren, klare Regeln zu treffen und die Mitarbeitenden einzubeziehen. Im Zweifel ist Transparenz der beste Schutz – rechtlich und kulturell.

Wie steht es um die Anwesenheitsleuchte in Microsoft Teams? Darf der Arbeitgeber daraus Konsequenzen ziehen?

von Chrzanowski: Ehrlich gesagt: Das ist rechtlich zu dünn. Allein aus der Teams-Anwesenheitsanzeige [Anm.d.Red.: „grün“ für online, gelb für „abwesend“ oder ausgegraut für „offline“] kann kein arbeitsrechtlicher Vorwurf konstruiert werden. Beschäftigte können sich bewusst „offline“ stellen, wenn sie sich konzentrieren müssen oder nicht gestört werden wollen – das ist völlig legitim.

Eine solche Anzeige ist also kein Beweismittel für Arbeitsverweigerung oder Fehlverhalten. Eine dauerhafte Überwachung über Teams oder ähnliche Tools wäre zudem nicht verhältnismäßig und verletzt das Persönlichkeitsrecht.

Könnte ein Arbeitgeber die Teams-Daten dennoch als Beweis nutzen?

von Chrzanowski: Nein, nicht zuverlässig. Derartige Statusinformationen sind technisch leicht manipulierbar und spiegeln kein valides Leistungsbild wider. Gerichte erkennen so etwas in der Regel auch nicht als Beweismittel an.

Was gilt bei GPS-Tracking oder der Überwachung mobiler Mitarbeitender?

von Chrzanowski: Auch hier gilt: Eine permanente Ortung ist grundsätzlich unzulässig. Zulässig wäre sie nur aus nachweisbaren Sicherheitsgründen – etwa bei Lieferfahrzeugen, die vor Diebstahl geschützt werden sollen. Einfach nur zu sehen, wer wann wo Pause macht oder wie schnell jemand arbeitet, reicht rechtlich nicht aus.

Was ist, wenn Mitarbeitende „freiwillig“ einer Überwachung zustimmen?

von Chrzanowski: Das klingt theoretisch gut, funktioniert praktisch aber fast nie. Im Arbeitsverhältnis besteht ein Abhängigkeitsverhältnis, daher ist eine „freiwillige Einwilligung“ meist nicht wirklich freiwillig.

Selbst wenn Mitarbeitende zustimmen, können sie ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen – und dann steht der Arbeitgeber vor dem Problem, wie er mit den Beschäftigten ohne Einwilligung verfährt. Rechtlich tragfähiger ist es, Überwachung auf eine Interessenabwägung zu stützen – also auf das „berechtigte Interesse“ des Arbeitgebers. Aber auch das muss detailliert begründet und dokumentiert werden.

Zunächst gilt die Unschuldsvermutung

Wie können sich Beschäftigte gegen unzulässige Überwachung wehren – ohne ihren Job zu riskieren?

von Chrzanowski: Das Hinweisgeberschutzgesetz bietet hier Schutz. Wenn Mitarbeitende den Eindruck haben, dass gegen Datenschutzvorgaben oder Persönlichkeitsrechte verstoßen wird, können sie sich an interne oder externe Meldestellen wenden.

Auch der Betriebsrat oder der Datenschutzbeauftragte sind Ansprechpartner. Im Idealfall sollte man versuchen, den Sachverhalt zunächst intern zu klären – aber wenn das nicht hilft, kann man sich rechtssicher auf das Hinweisgeberschutzgesetz berufen. Dieses verbietet Benachteiligungen oder Sanktionen wegen einer Meldung.

Gibt es gesetzlich noch Nachbesserungsbedarf beim Thema Mitarbeiterüberwachung?

von Chrzanowski: Ja, auf jeden Fall. Ein eigenständiges Beschäftigtendatenschutzgesetz wäre dringend nötig. Es wurde seit 2012 schon mehrfach diskutiert, zuletzt mit einem Referentenentwurf in der vergangenen Legislaturperiode.

Bislang regeln Datenschutz-Grundverordnung und Bundesdatenschutzgesetz zwar vieles, aber eben nicht alles speziell für das Arbeitsverhältnis.

Ein aktuelles Beispiel ist der Fall der Amazon-Logistik: Dort tragen fast alle Lagerbeschäftigten Transponder, die ihr Bewegungsverhalten dauerhaft erfassen. Die Datenschutzaufsicht hatte dies beanstandet, aber Amazon bekam vor dem Verwaltungsgericht Hannover 2023 Recht. Das Verfahren ist noch nicht abgeschlossen, doch es zeigt, wie groß die Regelungslücken sind.

Wie sollten Arbeitgeber vorgehen, wenn es einen konkreten Verdacht gibt?

von Chrzanowski: Zunächst gilt die Unschuldsvermutung – die Unternehmen müssen etwaige Pflichtverstöße nachweisen. Wenn Hinweise auf Unregelmäßigkeiten vorliegen, müssen Unternehmen der Sache nachgehen – aber verhältnismäßig. Das heißt: erst prüfen, dann handeln.

Dazu können interne Untersuchungen gehören, Gespräche mit Mitarbeitenden oder die Auswertung bereits vorhandener Daten wie Zeiterfassung, E-Mail-Logs oder Chatverläufe – soweit dies rechtlich zulässig ist und dokumentiert wird.

Neue Überwachungsmaßnahmen dürfen nur eingesetzt werden, wenn sie erforderlich sind und mildere Mittel nicht greifen.