HERTEN - Seit Jahresbeginn erfolgt der Kontoausgleich in der Debitorenbuchhaltung der Fleischwarenfabrik Herta KG an Bildschirmen IBM 3277 mit Lichtstift. Dadurch werden Kosten gespart, die Konten schneller bearbeitet und aktuellere Informationen erzielt.
Vor der Umstellung wurden die täglich eingehenden Zahlungsträger (Überweisungen, Schecklisten usw.) aufbereitet, auf Ablochbelege übertragen, auf Datenträgern erfaßt und abgestimmt. Wöchentlich wurden die angefallenen offenen Posten in die Debitorendatei (Magnetband) aufgenommen, die Zahlungen einer Woche eingegeben und der Kontoausgleich durchgeführt.
Heute werden jeweils nach der täglichen Fakturierung (Nachfakturierung am zweiten Tag nach der Lieferung) die angefallenen offenen Posten in die Debitorendatei übernommen. Ohne daß die Erstellung neuer Belege erforderlich ist, werden die täglich eingehenden Zahlungsträger in überschaubare Abstimmkreise (nach Banken, Überweisungen, Schecks und Lastschriften, eventuell noch nach Menge) aufgeteilt. An Hand eines wöchentlich ausgedruckten Offene-Posten-Journals werden die Zahlungsträger zunächst manuell aufbereitet dabei werden beispielsweise fehlende Rechnungsnummern eingesetzt.
Umbuchungen vor Bildschirm-Start
Bei der Aufbereitung sich ergebende Buchungen für Akontozahlungen, genehmigte Ausbuchungen, die über den limitierten Betrag der maschinellen Ausbuchung hinausgehen, oder eventuell erforderliche Korrekturen aus dem letzten Zahlungsausgleich werden vor dem Start der Bildschirme in die Debitorendatei übernommen. Dabei anfallende Gegenbuchungen (Sachkonten) werden für das nächste Sachkontenjournal auf Disketten ausgegeben.
Am Bildschirm werden je Abstimmkreis Kontrollsumme, Gegenkonto, Datum und Sachbearbeiter-Kennziffer eingegeben, Sich wiederholende Angaben brauchen für den folgenden Abstimmkreis nicht erneut eingegeben zu werden. Nach Eingabe der Konto-Nummer oder eines Kontonummernbereichs erscheinen alle dazugehörend den offenen Posten auf dem Bildschirm. Gehören mehr als 20 Posten zu dem ausgewählten Konto oder Bereich, kann durch einfaches Berühren des Bildschirms mit dem Lichtstift an einer besonders gekennzeichneten
Stelle "weitergeblättert" werden.
Alle laut Zahlungsbeleg auszugleichenden Posten werden durch Antippen mit dem Lichtstift von "offene Posten" in "ausgeglichene Posten" umgewandelt. Die Sachbearbeiterin am Bildschirm erkennt das Wirksamwerden der Lichtstiftberührung sofort an der Umwandlung eines Fragezeichens in ein "Größ-als-Zeichen" am Anfang der angesprochenen Zeile.
Tipp-Fehler ohne Folgen
Ist der letzte zu einem Abstimmkreis gehörende auszugleichende
Posten angetippt, wird mit dem Lichtstift durch Antippen von "AUSGLEICH?" der Abschluß des zuletzt bearbeiteten Abstimmkreises bewirkt. Stimmt die Summe der angetippten Posten mit der Kontrollsumme überein, kann mit der Eingabe des nächsten Suchbegriffs fortgefahren werden. Eine Differenz wird auf dem Bildschirm angezeigt. Der Sachbearbeiter kann den Ausgleich dann sogleich erneut versuchen oder aber zur manuellen Klärung vorerst zurückstellen. In jedem Falle ist programmtechnisch gewährleistet, daß alle angetippten Posten des fehlerhaften Abstimmkreises in den Zustand zurückversetzt werden, in dem sie sich vor dem versuchten Zahlungsausgleich befanden. Dadurch werden nur abgestimmte Posten in die Datei "ausgeglichene Posten" übernommen.
Lastschriften automatisch einbezogen
Nach Abschluß des Zahlungsausgleichs am Bildschirm wird maschinell ein Abschlußprotokoll erstellt. Dabei werden die während des Zahlungsausgleichs anfallenden Gegenbuchungen (Sachkonten) auf Disketten ausgegeben und für das nächste Wochenjournal abgestellt. Außerdem werden während des Zahlungsausgleich-Abschlusses alle Lastschriften eines vorgegebenen Einlösetages ebenfalls automatisch als ausgeglichene Posten gekennzeichnet und verbucht.
Wöchentlich oder auf Abruf wird eine Liste der offenen Posten erstellt und von allein fälligen Posten die erste bzw. zweite Mahnung geschrieben. Bestandteil des Mahnprogramms sind gesondert ausgedruckte Informationen über außergewöhnliche Außenstände sowohl unter Berücksichtigung der Außenstandshöhe als auch des Alters der Forderungen. In dem Debitorenkonto werden alle Bewegungen eines Monats angedrückt, für den Folgemonat jedoch nur noch die offenen Posten vorgetragen.
Täglich 1200 Posten
Es werden für etwa 8500 Debitorenkonten mit einem durchschnittlichen täglichen Zugang von 1200 offener Posten zwei Bildschirme IBM 3277 mit Lichtstift eingesetzt. Die Steuerung der Bildschirme erfolgt mittels der IBM-Software TCSS in einer 20 K Realpartition (F4) unter DOS-VS mit höchster POWER-Priorität (Rechner: IBM 370/135 mit 192 K). Diese Partition wird der Debitorenbuchhaltung täglich für maximal zwei Stunden zur Verfügung gestellt, in der der eigentliche Zahlungsausgleich auch problemlos abgewickelt werden kann.
Auf Bedienerfreundlichkeit und Sicherheit wurde besonders großer Wert gelegt. Neben der Eingabe von Su(...) begriff, Kontrollsumme je Abstimmkreis, Gegenkonto, Datum und Sachbearbeiterschlüssel sind keine weiteren Eingaben zugelassen. Alle übrigen Funktionen werden mit Hilfe des Lichtstiftes ausgeführt. Es können also keine Veränderungen einzelner Posten über den Bildschirm vorgenommen werden.
Ein dritter wird noch frei
Die monatliche Miete für die Bildschirme einschließlich Steuereinheit beläuft sich auf DM 1877,-. Für "TCSS" ist eine Lizenzgebühr von 12mal DM 600,- zu entrichten. Bisher konnten zwei Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung in anderen Bereichen eingesetzt werden, es zeichnet sich schon heute ab, daß noch ein dritter Mitarbeiter freigestellt werden kann.
* Walter Pröbe ist Bereichsleiter EDV bei der Herta KG Karl Schweisfurth in Herten.