Überraschend sind die neuen Standardverträge der öffentlichen Hände nicht. Im Gegenteil: Die bereits 1997 von der öffentlichen Hand durch die Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt) vorgestellten Entwürfe wurden mit der Delegation der Industrieverbände über lange Zeit aufwändig verhandelt. Als Zwischenergebnis stellte jetzt Brigitte Zypries, Staatssekretärin im Bundesinnenministerium, im Presse- und Informationsamt der Bundesregierung die ersten vier EVB-(Ergänzende Vertragsbedingungen)IT-Standardverträge vor (siehe auch Erklärung im Kasten).
Transparente Verhältnisse für beide Seiten erreichtNotwendig wurden die neuen Verträge durch eine Änderung der rechtlichen Basis, der "Verdingungsordnung für Leistungen" im Jahr 1997. Auf deren abgelöster Fassung bauten zuvor die alten BVB-(Besondere Vertragsbedingungen)Standardverträge für die Beschaffung von IT-Leistungen auf. Die BVB-Standardverträge waren von 1973 bis 1988 zwischen der öffentlichen Hand und der Anbieterseite in sieben Vertragstypen verhandelt worden. Jeder Typ war nach seiner Fertigstellung von der öffentlichen Hand für die Beschaffung von IT-Leistungen zu verwenden. Die Praxis folgte diesem Weg in den letzten Jahren nicht mehr ohne Einschränkungen.
Beide Seiten, Anbieter wie Einkäufer von IT-Leistungen, sollen mit den neuen Verträgen wieder in die Lage versetzt werden, mit standardisierten Vertragskonditionen die bei Vergabeverfahren abgegebenen Angebote einfach zu vergleichen und die Beschaffungsvereinbarungen nach transparenten Regeln rechtssicher abzuschließen.
Die anfangs von der öffentlichen Hand vorgelegten Entwürfe umfassten sieben Vertragstypen, vom Hardwarekauf bis hin zu komplexen Systemerstellungsverträgen mit jeweils insgesamt sieben hierarchischen Regelungsebenen pro Vertragstyp. Die Industrieseite schätzte dieses Regelwerk als inhaltlich zu komplex ein - gerade etwa im Hinblick auf das angesprochene Systemgeschäft. Daneben wurde das vollständige Fehlen von Vereinbarungen für Dienstleistungen bemängelt.
Die öffentliche Hand griff diese Anregungen auf und erklärte sich auch zu Gesprächen über Dienstleistungsbedingungen bereit, die dann eine Arbeitsgruppe der Industriedelegation entwarf. Die Vertragsparteien einigten sich darauf, zunächst vier Vertragstypen parallel zu verhandeln und für die technischen Grundlagen gleichzeitig eine weitere Arbeitsgruppe einzusetzen. Diese sollte ein einheitliches Verständnis der praktischen Geschäftsabwicklung für die neuen Verträge schaffen.
Ergebnis dieser weiteren Arbeitsgruppe war eine Matrix für die technische Kategorisierung der typischen Beschaffungsvorgänge und ihrer Inhalte. Weiteres Ergebnis auch der technischen Arbeitsgruppe sind einheitliche Definitionen in den EVB-IT Verträgen für IT-Begriffe, die im Markt oft unterschiedlich gebraucht werden. Damit sollen für alle Beteiligten transparente Verhältnisse geschaffen und Missverständnisse vermieden werden.
Parallel dazu griff eine weitere Arbeitsgruppe die Themen auf, die in allen Vertragstypen ähnlich sind, wie etwa Regelungen für Verzug und Haftungsfragen. Diese Gebiete ließen sich in aufwändigen Verhandlungen großteils einvernehmlich klären. Allerdings war die öffentliche Hand nicht bereit, eine allgemeine Obergrenze der Gesamthaftung von Lieferanten in die Vertragstexte aufzunehmen. Diese Regelung entscheidet oft gerade bei kleineren und mittelständischen Unternehmen über die Teilnahme an einem Vergabeverfahren. Die Vergabestelle kann daher eine Gesamthaftungsbegrenzung jeweils im Einzelfall mit aufnehmen. Das eröffnet Anbietern die Möglichkeit, den Haftungsumfang über eine IT-Versicherungspolice abzudecken.
Als Zwischenergebnis des Verhandlungsmarathons sind vier neue EVB-IT-Vertragstypen fertiggestellt und zukünftig bei der Vergabe von IT-Aufträgen durch den Bund, die Bundesländer und die Kommunen anzuwenden. Eine entsprechende Empfehlung hat auch der Kooperationsausschuss ADV Bund/Länder/ Kommunen auf seiner Sitzung am 12. und 13. September 2000 ausgesprochen. Paragraph 9 der Vergabevorschrift VOL/A und die Haushaltsvorschriften halten die Vergabestellen rechtlich zum Einsatz der EVB-IT an. Sie lösen mit ihrer Einführung am 12. Oktober 2000 in ihren Anwendungsbereichen die entsprechenden Typen der älteren BVB-Verträge ab und sind an deren Stelle zu verwenden.
Die ersten vier Vertragstypen regeln folgende Bereiche: Dienstleistungen, den Kauf von Hardware, die Überlassung von Software als Kauf (Typ A) und die Instandhaltung von Hardware. Die Verträge beinhalten den (Formular-) Vertrag und die allgemeinen Geschäftsbedingungen als "Kleingedrucktes" sowie teilweise Formulare für die Vertragsumsetzung, etwa für Change-Request-Verfahren oder Störungsmitteilungen. Sie werden durch Hinweise für die Nutzung des Vertragstyps ergänzt, die ebenfalls weitgehend das gemeinsame Verständnis der Verhandlungsdelegationen abbilden. Inhaltlich wurden die oft aus der Praxis stammenden Forderungen und Anliegen der Industrie aufgegriffen und dafür fast durchgehend angemessene und sachgerechte Lösungen erzielt. Die Standardverträge stellen dadurch insgesamt ausgewogene Ergebnisse dar, wobei dieser Beitrag die einzelnen Vertragstypen nur knapp ansprechen kann:
Grundlegend neu und ohne Vorgänger in den BVB ist der Dienstleistungsvertrag. Dieser Vertragstyp wurde auf Initiative der Industrie geschaffen, um den großen Bedarf der täglichen Praxis nach vertraglichen Regelungen für Dienstleistungen abzudecken. Der Anwendungsbereich dieses Vertragstyps reicht von der Beratung bis zur Unterstützung der Projektleitung des Auftraggebers, von User-Helpdesk- bis zu Schulungsleistungen.
Die Nachfrage aus der Praxis gerade nach diesem Vertragstyp bestätigt die gemeinsame Entscheidung für den Dienstleistungsvertrag, der bereits von Industrieunternehmen ähnlich für Geschäfte im nicht-öffentlichen Bereich eingesetzt wird. Ziel der Verhandlungsteams war die möglichst offene und flexible Ausgestaltung dieses Vertrages, um damit die verschiedenartigsten Dienstleistungen erfassen und vereinbaren zu können - auch solche, die erst zukünftig entstehen werden. Um die Vertragsumsetzung möglichst flexibel zu gestalten, wurde ein Change-Request-Verfahren mit aufgenommen, das Änderungen der Vereinbarungen während der Leistungserbringung selbst auf kontrolliertem Wege ermöglicht.
Auswirkungen auf andere Bereiche erwartetDer EVB-IT-Typ Kauf regelt die Beschaffung von Standardhardware ohne zusätzliche Leistungen, wie etwa Integration oder Vernetzung. Um einfache Beschaffungsvorgänge nicht unnötig kompliziert zu gestalten, sehen die entsprechenden (Formular-) Verträge auch die Möglichkeit vor, gleichzeitig in einem Vertragsschein die Lieferung von Standardsoftware nach den Regeln der EVB-IT-Überlassung zu vereinbaren. Eine Kurzfassung dieses kombinierten Vertrages lässt die Beschaffung etwa von PCs mit vorinstallierter Standardsoftware mit nur einer Seite Textumfang zu.
Die EVB-IT Überlassung (Typ A) gelten für den Kauf von Standardsoftware, also die dauerhafte Überlassung der Software gegen einmalige Vergütung. Um den sehr unterschiedlichen Einsatzformen von Programmen gerecht zu werden, sieht der Überlassungsvertrag eine Vielzahl von Regelungsalternativen vor. Damit können die Vertragspartner mit unveränderten "Ergänzenden Vertragsbedingungen" - dem "Kleingedruckten" - die für das konkrete Geschäft angemessenen Regelungen vereinbaren.
Die EVB-IT Instandhaltung sehen für die Wartung von Hardware zwei Alternativen vor: Die Wartung gegen pauschale Vergütung - als Standardfall der Praxis - und die Vergütung nach Aufwand. Während der Auftragnehmer bei pauschaler Vergütung grundsätzlich die Betriebsbereitschaft der zu wartenden Hardware aufrecht zu erhalten hat, werden bei Vergütung nach Aufwand in erster Linie vom Auftraggeber gemeldete Störungen bearbeitet.
Die fertiggestellten Dokumente zu den EVB-IT-Typen Dienstleistung, Kauf von Hardware, Überlassung von Software (Typ A) und Instandhaltung von Hardware sind im Internet unter http://www.evb-it.de als PDF-Dateien verfügbar. In diesen Texten sind nur die im jeweiligen Vertragsformular vorgesehenen Eintragungen vorzunehmen, ansonsten sind Veränderungen - etwa der "kleingedruckten" "Ergänzenden Vertragsbedingungen" selbst - nicht zulässig.
Nach allen Anstrengungen der bisherigen Verhandlungen bleiben zunächst die ersten praktischen Erfahrungen mit den neuen Vertragstypen und ihrem Einsatz abzuwarten, der wohl Auswirkungen auch im nicht-öffentlichen Bereich haben wird. Eines ist allerdings jetzt schon klar: Die EVB-IT-Verträge bringen strukturelle Neuerungen, mit einem Update der BVB-Standardverträge hat man es gerade nicht bewenden lassen wollen.
*Martin Schweinoch ist Rechtsanwalt in der Münchener Kanzlei Schweinoch Tacke Roas, die IT-Business rechtlich betreut. Die Kanzlei war an den Verhandlungen zwischen IT-Anbieter und Behörden seit Beginn aktiv beteiligt, Schweinoch unter anderem als Verhandlungsführer der Industriedelegation.
Behörden-ITVOL/A = Verdingungsordnung für Leistungen - ausgenommen Bauleistungen - (VOL). Diese Verordnung regelt das Vergabeverfahren, also den Weg, den die öffentliche Hand bei der Beschaffung von der Bekanntmachung eines Vergabeverfahrens über die Auswahl der Anbieter bis zum Vertragsabschluss zu beschreiten hat.
BVB = Besondere Vertragsbedingungen. Das sind Standard-Vertragsbedingungen, die für bestimmte Leistungstypen - etwa Hardwarekauf - nach den Regelungen der VOL/A eingesetzt werden können und nach den internen Vorschriften der öffentlichen Hand auch einzusetzen sind.
EVB = Ergänzende Vertragsbedingungen. Neue Bezeichnung anstelle von BVB (siehe vorherigen Absatz), die durch eine Änderungen der VOL/A eingeführt wurde.
ADV = Automatische Datenverarbeitung. Vorläuferbezeichnung zu EDV, die bei der öffentlichen Hand zumindest als Bezeichnung des Kooperationsausschusses immer noch benutzt wird.