Schnell und flexibel reagieren zu können, wird im Zeitalter des Kunden über die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen entscheiden. Anbieter von Cloud-Services mit ihren skalierbaren und hoch verfügbaren Diensten unterstützen gerade kleine und mittlere Firmen optimal, wenn es darum geht, unterschiedlich anfallende Aufgaben und Aufträge effizient abzuarbeiten. So lassen sich etwa die eigene Buchhaltung und sogar ganze Projekte sehr gut via Cloud abwickeln beziehungsweise steuern.
Erfreulich, dass Cloud-Dienste heute sehr selektiv genutzt werden können. Da sich die Zahl der Anbieter vervielfacht hat, gibt es inzwischen auch maßgeschneiderte Angebote für kleine und mittlere Unternehmen, die das individuelle Anforderungsprofil passgenau abdecken. Denn warum einen Rundum-Service buchen, wenn davon nur ein Bruchteil wirklich genutzt wird? Oft gibt es auch kostenlose Versionen zum Test oder mit eingeschränkten Funktionen.
Ein Blick auf die Kostenstruktur und die Kündigungsfristen ist zudem angeraten, bevor man sich an einen Anbieter bindet. Der Vorteil eines deutschsprachigen Supports ist dabei nicht zu unterschätzen: Wenn etwas nicht funktioniert, möchte man das Problem doch lieber in der Muttersprache beschreiben. Außerdem sollte bei der Wahl eines Cloud-Services darauf geachtet werden, dass die Benutzeroberfläche möglichst intuitiv bedienbar ist.
Kostenfaktor ist nicht allein entscheidend
Wenn die Kosten einer Cloud-Lösung hoch erscheinen, sollte zunächst gegen gerechnet werden: Was kostet der Unterhalt der entsprechenden IT-Infrastruktur im Haus? Wie häufig muss das eigene System angepasst oder erneuert werden? Welche Ausfallzeiten gibt es im Durchschnitt? Einer der Vorteile der Cloud ist, dass hier die Unterhaltskosten für die Infrastruktur im Preis inbegriffen sind. Die Hardware ist immer auf dem neuesten Stand. Skalierungen nach oben sind meist flexibel und kurzfristig möglich.
Doch der Kostenfaktor ist nicht alleine entscheidend bei der Auswahl eines Cloud-Anbieters. Wer europäischen oder deutschen Datenschutz beachten muss, sollte einen Anbieter wählen, dessen Rechtssitz ebenfalls in Europa oder Deutschland ist und der die Datenhaltung in den geographischen Grenzen dieses Rechtsraumes garantiert. Nur dann ist gesichert, dass Sie selbst entsprechend der geltenden strengen gesetzlichen Vorgaben agieren können - angesichts der neuen EU-Datenschutzverordnung (DSGVO), die ab dem 25. Mai 2018 in Kraft treten wird, wird dieses Thema umso relevanter.
Zu prüfen ist daher auch, wo die Server des Cloud-Anbieters stehen und welche Verschlüsselungstechnologie genutzt wird. Werden sichere Login-Methoden genutzt, etwa eine Zwei-Faktor-Authentifizierung mit PIN-Versand auf das Handy? Ist der Anbieter zertifiziert nach ISO/IEC 27018? "Das sind nur zwei Kriterien, die sicherstellen, dass die europäischen Datenschutzgesetze eingehalten werden."
Privatdaten von Mitarbeitern gehören nicht in die Cloud
Auch wenn Cloud-Provider schon aufgrund ihrer Größe und Spezialisierung auf höchstem Sicherheitsniveau arbeiten - einige Daten gehören nicht in die Cloud. Und zwar genau jene Daten, die für das eigene Unternehmen überlebenswichtig sind oder deren unberechtigte Nutzung sehr teure Rechtsstreitigkeiten nach sich ziehen würde. Zu nennen sind hier Passwörter und Zugangsdaten zu anderen Accounts, personenbezogene Mitarbeiterdaten und Patente sowie Konstruktionszeichnungen. Für diese bleibt die Cloud tabu.
Mehr über die sichere Datenspeicherung in Clouds inklusive einiger Tipps für nützliche Tools finden Sie im Whitepaper "Nützliche Tools für Unternehmer - diese 5 Cloud Services sollten Sie kennen.