Mit der Automatisierung verschwindet auch der Papierberg im Archiv. Das Suchen im Keller hat damit ein Ende. Bei Bedarf lässt sich ein Formular einfach ausdrucken. Konnten Papierformulare nur nach einem Gesichtspunkt eingeordnet werden, findet sich die elektronische Kopie unter ganz unterschiedlichen Kriterien wieder - sei es die Art des Antrags oder Name und Personalnummer des Mitarbeiters.
Um die Anwendung für ungefähr 5000 Mitarbeiter zu implementieren, setzte die Bayern LB ein internes Team aus drei Mitarbeitern ein. Diese installierten und konfigurierten den Server, legten die Flows, also die Arbeitsabläufe, fest und fügten das Programm in das bestehende System ein. Nach Anfangsschwierigkeiten, die hauptsächlich auf die Performance im Bereich der Powerwork-Administration zurückzuführen waren, konnte im Mai 2001 der erste Berechtigungsantrag elektronisch bearbeitet werden. Innerhalb von zwei Monaten war die Software bereits für 4000 Clients aufgespielt.
Wolfgang Fabritius: "Vier Flows sind definiert, die Anwendungen laufen, und die Mitarbeiter nutzen sie gerne." Die Erwartung, dass aufgrund der Vertrautheit mit Outlook die Akzeptanz des neuen Systems sehr rasch erfolge, wurde erfüllt. Zudem ist die Workflow-Anwendung selbsterklärend, sodass eine Schulung nicht nötig war.
Die Antragsteller bei der Bayern LB können jetzt ihre Formulare gleich am Bildschirm ausfüllen und per Mausklick versenden. Das System benachrichtigt sie automatisch, sobald der Antrag angenommen oder abgelehnt wurde. Kenntnis über die verschachtelten Prozesse, die hinter einem Antrag stehen, ist nicht nötig. Dennoch können die Mitarbeiter am Bildschirm nachvollziehen, in welcher Bearbeitungsstufe sich ihr Vorgang gerade befindet. Das wiederum ermöglicht einen gezielten Eingriff in den Prozess, sollte ein Vorgang beispielsweise zu lange dauern.
Sind alle Mitarbeiter an das System angebunden, wollen Wolfgang Fabritius und sein Team in einem zweiten Schritt Szenarien für unterschiedliche Workflows kreieren. Denn viele IT-Anwendungen sind systembedingt voneinander abhängig. Beispielsweise benötigt ein Mitarbeiter erst eine NT-Benutzerkennung, bevor er einen Internetzugang beantragen kann. Die Aufgabe besteht nun darin, diese Verknüpfung zu erkennen und sie dem System zugänglich zu machen. Die Einzelanträge werden unter einer gemeinsamen Oberfläche liegen, sodass wiederkehrende Eingaben wie Name und Vorname des Anwenders nur einmal eingegeben werden müssen. Die Einzelformulare werden dann automatisch im Hintergrund gestartet, befüllt und in der richtigen Reihenfolge abgearbeitet, wobei möglichst viele Arbeitsschritte parallel ablaufen werden, sofern das die Abhängigkeiten zulassen. Die Workflow-Spezialisten der Bayern LB suchen nun gezielt nach solchen Abläufen und Szenarien, um sie
anschließend im System hinterlegen zu können.