Ein Workflow-System auf der Basis von E-Mails sollte das Problem lösen. Denn schon bis dahin waren Teile der Genehmigungsprozesse über Microsoft Outlook abgewickelt worden. Damit stand eine grundlegende Anforderung an das neue Tool bereits fest: die Integration in MS Outlook und MS Exchange Server. Wolfgang Fabritius: "Wir haben eine Anwendung an drei Hauptkriterien gemessen: Unterstützt sie unsere administrativen Aufgaben wirklich? Lässt sie sich schnell in unser weltweites E-Mail-System einfügen? Und: Sind die Kosten für Aufbau und Betrieb einer Workflow-Infrastruktur überschaubar, das heißt, stehen sie in einem betriebswirtschaftlich sinnvollen Verhältnis zum Nutzen?"

Nach einer intensiven Testphase und gründlicher Prüfung entschied sich das Projektteam für die Software von Powerwork. Entscheidend war die gute Integration in Microsoft Exchange. Damit war garantiert, dass die Mitarbeiter alle elektronischen Formulare über MS Outlook aufrufen, bearbeiten und weiterleiten können. Jeder Mitarbeiter ist mit MS Outlook vertraut. Dies könnte für eine schnelle Akzeptanz des neuen Systems sprechen.

"Es kam gut an, dass das System sehr komfortabel und intuitiv zu bedienen ist. Schulungen für die Anwender sind deshalb nicht notwendig", erzählt Wolfgang Fabritius. Außerdem lassen sich neue Anwendungen in das Workflow-System integrieren. Auch die Datenqualität kann mit Hilfe eines elektronischen Formulars verbessert werden. Hinter dem Antrag steckt ein Automatismus, der die eingegebenen Informationen überprüft. Füllt ein Mitarbeiter die Felder nicht vollständig aus, ist es nicht möglich, das Dokument weiterzuleiten. Fehlerhafte oder unvollständig ausgefüllte Formulare kommen so erst gar nicht in Umlauf.

So lassen sich direkte Kosten einsparen, denn teure Fehler werden schon im Ansatz vermieden. Voreilige Genehmigungen oder Interimslösungen verschwinden von der Bildfläche. Noch mehr Zeit spart die programminterne Erinnerungsfunktion. Sie trägt dafür Sorge dafür, dass Terminangelegenheiten nicht liegen bleiben können. Außerdem kann der Antragsteller jederzeit nachsehen, welche Person seinen Antrag gerade bearbeitet. Lästige telefonische Nachfragen gehören damit der Vergangenheit an.

Neben dem ökonomischen Aspekt ist, und das nicht nur für Banken, ein weiterer Punkt von eminenter Bedeutung: die Revisionssicherheit dieses elektronischen Verfahrens. Durch die automatische Archivierung der Flows kann auch nach Jahren nachvollzogen werden, wie der Ablauf der einzelnen Prozesse war und welche Personen an diesem Prozess beteiligt waren. Diese Dokumente können natürlich nachträglich nicht mehr verändert werden.