Produktiver im Job

Zeitgemäß arbeiten: Drucker als intelligenter Assistent

13.02.2020
Anzeige  Im Büro oder unterwegs: Soll der intelligente Arbeitsplatz auch im kleinen Unternehmen oder Home Office Realität werden, kommt dem Drucker mehr Bedeutung zu, als Sie vielleicht denken. Selbst im kleinen Unternehmen oder Home Office ist das Arbeiten längst nicht mehr ausschließlich an einen bestimmten Raum gebunden. Vielmehr wollen Sie von unterwegs genauso effektiv arbeiten wie im Büro. Die Hardware, die Sie dazu benötigen, ist schon lange vorhanden. So nehmen Sie Ihr Notebook einfach mit und haben das Smartphone sowieso in der Tasche.

Foto: G-Stock Studio - shutterstock.com

Wenn Sie digital bleiben, dann funktionieren viele Büroabläufe bereits reibungslos: Egal, wo Sie sich gerade befinden, landen Ihre E-Mails automatisch sowohl auf dem Mobilrechner als auch auf dem Smartphone. Auch Dokumente, die mehrere Personen betreffen, liegen in der Cloud und lassen sich dort von allen Beteiligten bearbeiten. Der Knackpunkt liegt häufig im Gedruckten. Denn auch heute kommen Sie um die Papierform im Arbeitsalltag nicht herum: Die meisten Rechnungen erhalten Sie als Brief. Und umgekehrt wollen viele Kunden Angebote oder Anschreiben auf Papier. Doch genau dieser Umweg ist oft die Ursache, die die blitzschnellen, digitalen Abläufe spürbar ausbremst. Hier setzt Xerox mit den Farblaser-Multifunktionsgeräten der Versalink-Serie an. Die Modelle der Reihen C400, C405, C500 und C7000 übernehmen nicht nur die klassischen Aufgaben als Drucker, Scanner und Kopierer. Vielmehr haben sie mit ConnectKey eine Technologie integriert, die sie vom klassischen Bürohelfer zum intelligenten Assistenten werden lassen. Auf diese Weise bringen Sie die analoge, auf Papier ausgelegte Arbeitswelt leicht mit den Anforderungen an einen intelligenten Arbeitsplatz in Einklang.

Smarte Peripherielösung: Dank ConnectKey-Technologie von Xerox wird aus dem Versalink-Multifunktionsgerät ein intelligenter Arbeitsplatz-Assistent.
Smarte Peripherielösung: Dank ConnectKey-Technologie von Xerox wird aus dem Versalink-Multifunktionsgerät ein intelligenter Arbeitsplatz-Assistent.
Foto: Xerox

Intuitive Touchscreen-Oberfläche

Die Versalink-Multifunktionsgerätereihe ist durch die Bank mit großen Touch-Displays ausgestattet, die dem komfortablen Bedienkonzept von Tablet-PCs und Smartphones entsprechen. Genau wie die vertrauten Oberflächen von Apple und Co. lassen sich die Displays durch Wischen, Scrollen und Tippen mit dem Finger bedienen. Das Handling ist dank der Mobilgeräte inzwischen so eingeübt, dass sich jeder Anwender sofort am Gerät zurechtfindet – egal, ob er schon jahrelang mit Multifunktionsgeräten umgeht oder zum ersten Mal vor einem Bürodrucker steht.

Im Test des Xerox Versalink C405dn hat PC-WELT festgestellt, dass sich das Display einfach bedienen und mit eigenen Apps bestücken lässt. Zum ausführlichen Testbericht:

Xerox Versalink C405dn

Das Tablet-Bedienkonzept hat einen weiteren Vorteil: Denn bereits im Grundaufbau des Bildschirms sind die einzelnen Tätigkeiten am Gerät durch aussagekräftige App-Icons dargestellt, die sich sogar individualisieren lassen. So erhalten Sie genau den Bildschirmaufbau, der Ihren Wünschen entspricht. Liegt Ihre Haupttätigkeit am Gerät im Scannen und sofortigen Versenden per E-Mail, schieben Sie das Icon „Email“ einfach an die erste Stelle des Bildschirms. So haben Sie die Anwendung stets griffbereit, sobald Sie am Gerät stehen.

Die großen Touch-Displays der Xerox-Versalink-Multifunktionsgeräte lassen sich nicht nur nach eigenen Wünschen einrichten, sondern sogar durch individuelle Apps an unternehmensspezifische Workflows anpassen.
Die großen Touch-Displays der Xerox-Versalink-Multifunktionsgeräte lassen sich nicht nur nach eigenen Wünschen einrichten, sondern sogar durch individuelle Apps an unternehmensspezifische Workflows anpassen.
Foto: Xerox

Cloud Connector Apps

Schon das Individualisieren des Bildschirms beschleunigt Arbeitsschritte, die in Ihrem Büroalltag häufig vorkommen. Doch die Xerox-ConnectKey-Technologie geht noch einen Schritt weiter. Denn die Versalink-Multifunktionsgeräte bieten eine App Gallery, in der Sie zusätzlich bereits fertig konfigurierte Anwendungen finden, die sich auf das Gerät laden lassen.

Dabei bildet die reibungslose Cloud-Anbindung einen Schwerpunkt. Sie ist für große Unternehmen mit vielen Abteilungen genauso wichtig wie für den Selbständigen, der als Einmann-Unternehmen agiert. Als Cloud-Connector-Apps stehen die gängigen Dienste zur Verfügung wie etwa Google Drive, One Drive oder Dropbox. Sobald die Anwendung installiert ist, lassen sich Dokumente aus der Cloud direkt am Versalink-Multifunktionsgerät ausdrucken oder eingescannte Vorlagen dort ablegen.

Individuelle Apps

Bestimmte Arbeitsprozesse lassen sich nicht über eine vorgefertigte App abbilden. Dafür unterscheiden sich Unternehmen und innerbetriebliche Abläufe zu sehr. Umso wichtiger ist es, dass sich für Versalink-Geräte mit ConnectKey-Technologie auch individuelle Apps entwickeln lassen. So sind die Anwendungen punktgenau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten und optimieren so Workflows, die sich ständig wiederholen und früher viel Zeit sowie Arbeitskraft gebunden haben.

Überall arbeiten

Neben den Versalink-Farblaser-Multifunktionsgeräten profitiert auch das Arbeiten per Mobilgerät von den App-Lösungen der ConnectKey-Technologie. Denn die Anwendungen lassen sich auf Smartphones, Tablets und Notebooks installieren und vereinfachen so die Workflows, selbst wenn Sie unterwegs sind. So haben Sie relevante Daten überall dort zur Hand, wo Sie sie gerade benötigen. Gleichzeitig beherrschen die Xerox-Farblaser-Multifunktionsgeräte auch gängige Standards für den Mobildruck wie Apple Airprint, Google Cloud Print, Mopria oder werden über das Xerox Android Print Service Plug-In fit für das Drucken und Scannen über das Mobilgerät.

Umfassendes Sicherheitskonzept

Der intelligente Arbeitsplatz ist ohne Sicherheitsvorkehrungen nicht denkbar. Deshalb bezieht die ConnectKey-Technologie von Xerox alle Systemkomponenten in ein umfassendes Sicherheitskonzept ein: Authentifizierungskarten verhindern den unberechtigten Zugriff direkt am Gerät. Verschlüsselung und Image Overwrite schützen die vertraulichen Daten und Informationen zusätzlich. Außerdem lassen sich alle Zugriffsversuche prüfen und Daten sowie Geräte nach außen vor böswilligen Angriffen abschirmen.