Von Michael Schweizer*

Yves Vogl hat sein Kerngeschäft verändert. Vor zwei Jahren lebte der 26-jährige Dortmunder Freiberufler mit seiner Ein-Mann-GmbH Dock 42 vor allem vom Shared Hosting. Die Betreuung technisch wenig versierter Privatkunden erwies sich jedoch als zu zeitaufwändig und führte zu quälendem Termindruck. Heute sorgen Vogls Preise dafür, dass sich fast nur noch Geschäftskunden für Shared Hosting interessieren, die einen professionellen persönlichen Support brauchen. Im Wesentlichen ist Dock 42 auf Server-Management umgestiegen: Von seinem Home Office aus administriert Vogl die Anwendungen, die auf dem Server eines vom Kunden gewählten Providers laufen. Das Nein zum durchaus gefragten Shared Hosting hat sich gelohnt: Vogl nimmt mehr ein und hat trotzdem mehr Zeit zum Programmieren. Das tut er sehr gern, für sich alleine würde es aber nicht genug einbringen.

Der Zeit- und Arbeitsdruck, unter dem IT-Experten stehen, ist in den letzten Jahren kräftig gewachsen. Das zieht sich durch alle beruflichen Situationen und Karrierestufen. "Die Entwicklungszyklen werden immer kürzer. Damit wird der Projektdruck immer stärker", sagt Konrad Keller (Name geändert), Softwareentwickler und Trainer bei einem bekannten Elektronikhersteller. Alexander Trautmann, Geschäftsführer des DKV Euro Service, dessen DKV Card es Speditionen ermöglicht, ihre Fahrer ohne Bargeld auf die Reise zu schicken, erlebt es ähnlich: "Der Zeitdruck hat auch durch Kunden und Partner zugenommen. Man trifft auf immer mehr Leute mit immer weniger Zeit. Lange Gespräche sind nicht gewollt, schnelle Entscheidungen aber gefordert."

Belastender als die Menge der Arbeit ist ihre Zerstückelung. IT-Experten klagen über ständige Unterbrechungen durch ausufernde Nebenaufgaben, die es ihnen erschweren, sich auf das zu konzentrieren, für das sie zuständig sind. DKV-Chef Trautmann würde sich gerne weniger um Operatives kümmern und mehr um Strategie und Führung. Entwickler Keller lässt sich manchmal von höherer Stelle bestätigen, dass er einen Zusatzauftrag "auf Kosten einer anderen geplanten Aufgabe erledigen" wird. Die konfusen Terminbemühungen seiner Vorgesetzten kann er "nicht mehr ernst nehmen".

Helfen Bücher?

All das schafft Bedarf an Zeit-Management. Zu den Grundeinsichten vieler Ratgeberbücher zählt die Unterscheidung zwischen linkshirnigen und rechtshirnigen Menschen. Erstere sind gewissenhaft, sachorientiert und mögen klare Reihenfolgen. Sie werden als termintreu geschätzt und als Erbsenzähler belächelt. Rechtshirner dagegen sind kreativ, an Menschen orientiert und arbeiten gerne an mehreren Aufgaben gleichzeitig. Sie gelten als einfühlsam, aber auch als ineffizient. In Grenzen können beide Typen ihre Schwächen nach dem Vorbild des anderen reduzieren; qualitätsfördernder ist es aber, die Arbeit so aufzuteilen, dass jeder seine Stärken ausspielen kann.

Tipps, die etwa darauf abzielen, Aufgaben nach Wichtigkeit zu sortieren und dann mit jeweils angemessenem Zeitaufwand abzuarbeiten, nützen daher vor allem Linkshirnern: Sie sollen das noch besser machen, was sie schon recht gut können. Gerade deshalb gewinnen sie aber unter Umständen den Eindruck, diese Hilfe nicht zu brauchen. Der gewissenhafte Konrad Keller steckte nach einem Arbeitstechniken-Kurs "so viel Zeit in diese Planung, dass ich das Gefühl bekam, dass sie mir mehr Zeit nimmt als gibt". Yves Vogl probierte die Methode "Getting things done" aus und fand sie hilfreich, um "Berufliches abends aus dem Kopf zu kriegen". Es war aber "schwierig, sich daran zu halten, der Aufwand kollidiert mit den eigentlichen Terminen". So stieg Vogl planungstechnisch auf "gesunden Menschenverstand" um.

Fast jedes Zeit-Management-Buch enthält ein Kapitel über das Neinsagen. Dem Leser wird gesagt, wie er, nicht nur im Beruf, "Zeitdiebe" und "Zeitfressser" ausfindig machen und sich vom Hals schaffen kann. Damit ist jedoch das strukturelle Problem jedes Zeit-Managements angesprochen: Wer eine Arbeit loswerden will, wird in der Regel auf den Widerstand eines Kollegen, Vorgesetzten oder Geschäftspartners treffen, der seine Zeit ebenfalls gut einteilen möchte und deshalb keine Zusatzbelastung wünscht. Zeit sparen lässt sich nur mit anderen oder auch gegen sie. Dazu braucht es Mut und Verhandlungsgeschick.

Im Netz der Abhängigkeiten

Für DKV-Geschäftsführer Trautmann bedeutet Neinsagen, das "zurückzugeben", was ihm zur Entscheidung vorgelegt wird, obwohl es noch gar nicht entscheidungsfähig ist: "Versuchen andere, operative Fragen an mich zu delegieren, obwohl sie eigentlich selbst damit zurechtkommen müssen? Wollen sie mir ein Äffchen auf die Schulter setzen? Nach oben delegiert man nicht." Trautmann verlangt von seinen DKV-Managern, dass sie bis zu einer gewissen operativen Ebene ohne ihn auskommen. Erzwingen kann er das nicht: "Je weiter man nach oben kommt, desto fremdgesteuerter ist man. Als Sachbearbeiter konnte ich meine Arbeit zu 99 Prozent selbst einteilen. Als Geschäftsführer hänge ich viel mehr von der Arbeit anderer ab."

Eine Sachbearbeiterin, die ihre Aufgaben in der Tat ungestörter erfüllen kann als ein guter Manager, ist Elke Hagg. Für das Münchner Softwareunternehmen Comet, das sich auf technische Dokumentation und entsprechende Schulungen spezialisiert hat, arbeitet sie bei einem internationalen Technikhersteller. Dort verwaltet und korrigiert sie Installationsanleitungen und verschickt sie per Mail an Techniker im Außendienst. Unterbrechungen durch lästige Anrufe sind selten. "Zeitdruck entsteht manchmal, wenn Ingenieure zu viel von heute auf morgen wollen. Grundsätzlich sagen wir schon Nein, wenn das nicht geht."

Das Unternehmen Comet ist schon oft für seine Familienfreundlichkeit ausgezeichnet worden. Von ihr profitiert Hagg durch eine 15-Stunden-Woche, die genau zu den Betreuungszeiten ihrer beiden Kinder in Schule und Kindergarten passt. Teil dieses Lebenszeit-Managements ist vielleicht ein Karriereverzicht: "Mein Betriebswirtschaftsstudium brauche ich für diesen Job nicht." Elke Hagg wirkt zufrieden.

Wir müssen reden

Zeit-Management hat immer mit Kommunikation zu tun. Manchen leidenschaftlichen Informatiker verwirrt das: Um in Ruhe programmieren zu können, muss er doch wieder reden. Yves Vogl hat dazu seine Arbeitstechnik umgestellt: Er entwickelt jetzt nach der Methode Ruby on Rails. So sagt er Nein zu überzogenen Terminwünschen, denn die Arbeit insgesamt dauert dadurch eher länger. Der Kunde erhält aber früher Zwischenergebnisse, auf die hin er schon eingreifen kann. Das betrifft auch die Optik von Vogls Web-Applikationen: Der frühere Einzelkämpfer hat mit dem Grafikdesigner Olaf Beitzel eine berufliche Partnerschaft gegründet.

So manches konstruktive Nein bleibt aus Angst vor dem Chef, dem Kollegen oder dem Kunden ungesagt. Allerdings kann das kontraproduktiv sein, warnt Cordula Nussbaum, Verfasserin eines Zeit-Management-Buches: Menschen, die eine Zusatzaufgabe unwillig übernommen haben, erledigen sie oft halbherzig und schlecht, "und ihnen wird klar, dass sie im schlimmsten Fall genau das ernten, was sie vermeiden wollten: Ärger."

Wie so viele Verhandlungen haben auch die, mit denen jemand um ein besseres Zeit-Management kämpft, etwas Kleinliches. Schöner sind im Beruf die Stunden, in denen man unbehelligt zu dem kommt, was man so gut und gerne tut, dass man gar nicht aufhören will. Manche Freiberufler reden so über das Programmieren. Yves Vogl etwa bekennt sich zu einer gewissen "Besessenheit", mit der er dieser Tätigkeit nachgeht. Wenn er durch einen Lottogewinn ausgesorgt hätte, würde er auf jeden Fall weiterarbeiten. Die Atmosphäre in vielen Unternehmen ist einer solchen Freude an der eigenen Kreativität weniger förderlich. Konrad Keller würde im Reichtumsfall zwar ebenfalls weiterarbeiten, aber "vielleicht nicht mehr in einem abhängigen Arbeitsverhältnis". Könnte er sich beruflich etwas wünschen, wäre es "das Gefühl, ernst genommen zu werden".

*Dr. Michael Schweizer ist Journalist und freier Textchef der COMPUTERWOCHE in München.