computerwoche.de

Archiv

Compliance

Zehn Tipps zu Basel II

19.01.2006
Von 


Christoph Lixenfeld, seit 25 Jahren Journalist und Autor, vorher hat er Publizistik, Romanistik, Politikwissenschaft und Geschichte studiert.

1994 gründete er mit drei Kollegen das Journalistenbüro druckreif in Hamburg, schrieb seitdem für die Süddeutsche Zeitung, den Spiegel, Focus, den Tagesspiegel, das Handelsblatt, die Wirtschaftswoche und viele andere.

Außerdem macht er Hörfunk, vor allem für DeutschlandRadio, und produziert TV-Beiträge, zum Beispiel für die ARD-Magazine Panorama und PlusMinus.

Inhaltlich geht es in seiner Arbeit häufig um die Themen Wirtschaft und IT, aber nicht nur. So beschäftigt er sich seit mehr als 15 Jahren auch mit unseren Sozialsystemen. 2008 erschien im Econ-Verlag sein Buch "Niemand muss ins Heim".

Christoph Lixenfeld schreibt aber nicht nur, sondern er setzt auch journalistische Produkte ganzheitlich um. Im Rahmen einer Kooperation zwischen Süddeutscher Zeitung und Computerwoche produzierte er so komplette Zeitungsbeilagen zu den Themen Internet und Web Economy inklusive Konzept, Themenplan, Autorenbriefing und Redaktion.
Alle Posts des Autors Email: Connect:

2. Ohne intelligentes Datenarchiv droht Gefahr

Fit sein für Basel II bedeutet auch, rechtlich auf der sicheren Seite zu stehen, und das gilt vor allem für die Verwaltung und Aufbewahrung von Firmendaten. Das Finanzamt verlangt von jedem Unternehmen, das einen PC benutzt, elektronische Dokumente im Zusammenhang mit seiner Buchführung ebenso lange und sorgfältig aufzubewahren wie das Papier in den Aktenordnern. Dazu gehören sämtliche Daten aus Buchhaltungs-, Warenwirtschafts- und Lohnprogrammen, ferner E-Mails, wenn diese steuerrelevante Informationen enthalten. Erhält ein Kunde etwa per Mail ein Angebot in einem Word-Anhang, dann muss dieses Schreiben zusammen mit jener Mail aufbewahrt werden, an der es hing. Schließlich könnten in der Mail selber Rabatte zugesagt worden sein, die im Word-Dokument nicht auftauchen. All das muss ein Unternehmen auf Wunsch dem Finanzamt auch in elektronischer Form zur Verfügung stellen können. "Wenn sich eine Firma nicht daran hält, können Geschäftsführer und Vorstände persönlich haftbar gemacht werden", so Eric Heinereich, Verkaufsdirektor bei der Morse GmbH, einem Spezialisten für Archivierungssysteme. Grundsätzlich sollten Firmen eher zu viel aufbewahren als zu wenig. Hilfreich und quasi unerlässlich ist dabei die Verwendung einer Software, die entlang vordefinierter Routinen systematisch (auch) die Dokumente aus dem elektronischen Briefverkehr sortiert und archiviert. Solche Programme bietet zum Beispiel das Unternehmen Mobius Management Systems aus Hallbergmoos an: Die Software "ViewDirect Email" erlaubt es Unternehmen, E-Mails über deren gesamte "Lebensdauer" zu managen, zu verwalten und zu archivieren.

3. Kompetenzen prüfen und klar definieren

Für die Banken spielt bei der Bewertung der Bonität eines Unternehmens auch eine Rolle, wie dieses gemanagt ist. Besonders wichtig dabei ist die Frage, ob die Kompetenzen klar definiert und gegeneinander abgegrenzt sind: Wer entscheidet über IT-Investitionen? Wer kontrolliert Zahlungseingänge und Außenstände? Gibt es - bei größeren Mittelständlern - ein Gremium, das die Entwicklung des Unternehmens regelmäßig mit den strategischen Zielen abgleicht? Werden Konsequenzen aus den dabei gewonnenen Erkenntnissen gezogen? Die Antworten auf solche und ähnliche Fragen zeigen den Banken, ob eine Firma transparent geführt wird und organisatorisch optimal aufgestellt ist. Und ein Manager, der etwa ein Organigramm aufzeichnet, kommt manchmal zu wirtschaftlich wertvollen Erkenntnissen.