1. Das Internet als Warenhaus
Um online etwas zu beschaffen, was im eigenen Unternehmen gebraucht wird, muss man kein Computerexperte sein. Wer einen PC an das Internet anschließt, hat den ersten Schritt ins EProcurement schon gemacht. Um entsprechende Online-Shops zu finden, genügt es meist, Suchbegriffe in eine Suchmaschine einzugeben. Schon dieser erste Schritt ins E-Procurement kann sich lohnen, wenn man sich die Zeit nimmt, Preise zu vergleichen, und nicht vertraglich an angestammte Zulieferer gebunden ist. Sparen lässt sich dabei nicht nur beim Einkaufspreis, sondern auch bei der Geschwindigkeit. Im Vergleich zu den meist langwierigen traditionellen Lieferanten-Beziehungen per Fax und Telefon geht das Einkaufen via Web wesentlich schneller.
Für den E-Procurement-Neuling empfiehlt sich aber, zunächst keine unternehmenskritischen Güter elektronisch einzukaufen, sondern mit austauschbaren Bedarfsmaterialien, den so genannten C-Gütern, Netz-Erfahrung zu sammeln. Ein Beispiel ist der Einkauf von Druckerpatronen, die bei spezialisierten Netz- Shops wie Tintenpalast oder EDV-Detektiv um bis zu 50 Prozent günstiger als im stationären Handel sind. Doch sollte man nicht nur auf den Preis schauen: Nicht die billigste, sondern die pünktlich in der richtigen Qualität und gegen Rechnung gelieferte Druckerpatrone hilft einem Unternehmen weiter.
2. C-Güter: Bürobedarf vom Marktplatz
Wer häufig und viele verschiedene Produkte online einkauft, stellt fest, dass die Suche nach guten Angeboten und Anbietern auch im Internet Zeit verschlingt. Eine Alternative zur Einzelsuche ist die Nutzung von elektronischen Marktplätzen. Diese Internet-Unternehmen fassen wie ein Warenhaus die Angebote verschiedener Lieferanten zusammen. In digitalen Warenkatalogen bieten sie neben Bürobedarf auch Hard- und Software, Werkzeuge oder andere Produkte an. Für jeden Beschaffungsvorgang braucht man also nur eine Anlaufadresse im Internet. Zusatzkosten sollten nicht anfallen, die an den Markt angeschlossenen Verkäufer übernehmen in der Regel etwaige Gebühren. Auswahlkriterien für einen guten Marktplatz sind Warenangebot, Liefertreue und die Erreichbarkeit über das Internet mit Hilfe des eigenen Browsers ohne Zusatzsoftware. Es ist kein Problem, von einem C-Güter-Marktplatz zum nächsten zu wechseln. Wichtige Fragen sind hier: Wie lange ist ein Unternehmen am Markt? Wer sind die Gesellschafter? Wie viele Kunden, wie viele Lieferanten sind angeschlossen, wie hoch ist das derzeitige Bestell- und Transaktionsvolumen? Testbestellungen und Anfragen bei Wirtschaftsauskunftsteien wie beispielsweise der Schufa helfen, die künftigen Partner einzuschätzen.
3. Einheitliche Bestellprozesse: pro Produkt nur ein Kanal
Mit E-Procurement eröffnet sich das Unternehmen neben dem persönlichen Kontakt, dem Brief-, Fax- und Telefonverkehr einen weiteren Beschaffungskanal. Nachdem man erste entsprechende Erfahrungen gesammelt hat, empfiehlt es sich, zentral und für alle Mitarbeiter bindend zu definieren, welche Dienste und Güter auf diese Weise eingekauft werden. Ziel ist es, firmenintern für jedes Produkt verbindlich festzulegen, über welchen Kanal es eingekauft wird. Je mehr Lieferanten es gibt und je standardisierter die gesuchten Produkte sind, desto leichter lassen sich althergebrachte Kanäle durch den elektronischen Einkauf ersetzen.
Die Herausforderung für die Unternehmensführung besteht dabei darin, die Prozesse im gesamten Einkaufswesen darzustellen, sie zu evaluieren und sie gegebenenfalls neu zu definieren. Der Einsatz externer Berater kann dabei sinnvoll sein. Diese Standardisierung der Abläufe hilft schon heute, Geld zu sparen, weil Redundanzen vermieden und Prozesse optimiert werden.
4. Umdenken: Das ganze Unternehmen kauft online ein
Bevor eine Firma nach ersten positiv verlaufenen E-Procurement- Experimenten in Technologie investiert, müssen alle Mitarbeiter mit Einkaufsverantwortung an den neuen Beschaffungskanal herangeführt werden. Unternehmen können nur dann effektiv ins E-Procurement einsteigen, wenn alle Betroffenen den neuen Beschaffungskanal akzeptieren. Andernfalls werden die Sparpotenziale nur punktuell ausgeschöpft - ein Computer mit Netzzugang ist nicht mehr als ein teurer Briefbeschwerer, wenn ihn keiner benutzt.