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Business-Software

Checkliste DMS

Zehn Gebote für die elektronische Archivierung

04.05.2009
Von 


Sascha Alexander ist seit vielen Jahren als Redakteur, Fachautor, Pressesprecher und Experte für Content-Strategien im Markt für Business Intelligence, Big Data und Advanced Analytics tätig. Stationen waren unter anderem das Marktforschungs- und Beratungshaus BARC, die "Computerwoche" sowie das von ihm gegründete Portal und Magazin für Finanzvorstände CFOWORLD. Seine Themenschwerpunkte sind: Business Intelligence, Data Warehousing, Datenmanagement, Big Data, Advanced Analytics und BI Organisation.
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Änderungen im Archiv protokollieren und prüfen können

8. Jede Veränderung im elektronischen Archivsystem muss protokolliert werden

Dieser Merksatz entspricht dem "Radierverbot" in der Buchführung. Er fordert, dass nachträgliche Änderungen erkennbar sind und dass der ursprüngliche Zustand während der gesamten Aufbewahrungszeit ermittelt werden kann.

9. Sachverständige können das gesamte Verfahren der Archivierung jederzeit prüfen

Dieser Merksatz zielt auf den Nachweis, dass die Archivierungslösung beim jeweiligen Betreiber tatsächlich im Sinne all dieser Merksätze im Einsatz ist. Um dies zu bewerkstelligen ist einerseits eine Verfahrensdokumentation unverzichtbar, andererseits muss sich der ordnungsmäßig laufende Betrieb beispielsweise anhand von Systemprotokollen laufend überprüfen lassen.

10. Keine Migrationen und Änderungen am Archivsystem ohne die aufgeführten Grundsätze

Dieser Merksatz verweist auf das Probleme, dass die Innovationszyklen der im Archivsystem eingesetzten Hard- und Software meist sehr viel kürzer sind als die Aufbewahrungszeiten der Dokumente (Tipps und Produkte speziell zur Archivierung von E-Mails finden Sie hier). Während der Aufbewahrungszeit kommt es also praktisch immer zu Änderungen am Archivsystem - vom Austausch einzelner Geräte bis hin zur Migration des kompletten Archivbestands in ein vollkommen anderes technisches System).

Ist also ein Umstieg notwendig, sollten Unternehmen die übrigen Merksätze nicht aus den Augen lassen. Vor allem aber sollten sie die Änderungen und Maßnahmen der Migration sorgfältig dokumentieren, so dass deren Ordnungsmäßigkeit während der Aufbewahrungsfrist der migrierten Dokumente überprüfbar ist.