Symptom 9: Schwächen in der Dokumentation und Planung

Variieren Dokumenten- und Protokollvorlagen je nach Ersteller oder gibt es vielleicht gar keine Protokolle von Arbeitssitzungen? Sind die Dokumente des Projektes über diverse elektronische Ordner verteilt und nur mühsam auffindbar?

Ursachen

Gerade anhand solcher vermeintlicher Kleinigkeiten lässt sich die Qualität des Projekt-Managements ablesen. Spätestens wenn Schulungsunterlagen, Anwenderhandbücher, Dokumentation der Installation, Testpläne oder Projektpläne fehlen, ist der Projekterfolg gefährdet. Zudem leiden darunter die nachgelagerten Prozesse wie beispielsweise die Integrationstests, die Anwenderschulungen oder die Administration des Systems. Ein strukturiertes Vorgehen und der Einsatz passender Werkzeuge sind die Basis für ein qualitatives und effizientes Projekt-Management und helfen Zeit und Kosten zu sparen.

Tipp

Dokumente, die mindestens in einem IT-Einführungsprojekt entstehen müssen, sind: Pflichtenheft, Kostenkalkulation, Projektplan, Testspezifikation und -pläne, Offene-Punkte-Liste, Anwenderdokumentation, Sitzungsprotokolle und Abnahmeprotokoll. Fragen Sie den Einsatz solcher Hilfsmittel und Qualitätssicherungsmaßnahmen beim Anbieter bereits in der Angebotsphase ab!