Was ist ein digitaler Arbeitsplatz?

Smart Workplace, Büro 4.0, digitaler Arbeitsplatz, Arbeit 4.0, Digital Workplace, Smart Working – die Liste der Hype-Begriffe für neue Arbeitsmodelle ist lang. Diese ‚neue Welt‘ ist die Folge evolutionärer technologischer, wirtschaftlicher und gesellschaftlicher Entwicklungen, die nun sukzessiv Einzug in die Geschäftswelt halten. Für die Work-Life-Balance eines Mitarbeiters bedeutet das vereinfacht, dass er die Freiheiten und Tools gewinnt, sich seine Tätigkeiten und Aufgaben zeitlich wie räumlich individuell zu organisieren.

Smart Workplace in Deutschland: Der Stand der Dinge

Eine wichtige Voraussetzung sind smarte Endgeräte, die mit der jeweils genutzten Bürosoftware, aber auch miteinander und mit dem Menschen kommunizieren und so die Mitarbeiter während der gesamten Arbeitsabläufe unterstützen. Klingt vertraut? In der Tat ist dieses Szenario in der Industrie - Stichwort Internet of Things - schon längst Realität. In vielen Büros wird diese strategische Möglichkeit allerdings oft noch als Science Fiction empfunden. Das ist insofern schon allein dessen paradox, als dass laut einer Umfrage von Statista beispielsweise mittlerweile 81 Prozent der Deutschen ein Smartphone besitzen. Kompakter kann die mobile und vielschichtige Nutzung von Informationen kaum sein.

Auch der digitale Arbeitsplatz als zentrale, räumlich und zeitlich flexible Informations- und Arbeitsplattform gewinnt immer mehr an Relevanz und umfasst – Stichwort Office 365 – mehr als nur die Möglichkeit, mit einem Smartphone unterwegs E-Mails abzurufen oder per Videochat mit Kollegen und Partnern zu kommunizieren. Nach der Devise ‚Bring Your Own Device‘ (ByoD) werden Laptops, Smartphones und Tablets zunehmend über den privaten Gebrauch hinaus genutzt. Auf beruflicher Ebene bringt diese Mobilität und zeitliche Ungebundenheit eine praktische Vernetzung bei gleichzeitiger flexibler Individualität mit sich.

Festzuhalten ist also: Der Umgang mit den Tools der Digitalisierung – und damit auch mit dem Faktor Information – ist den Deutschen eigentlich nicht fremd. Und dennoch arbeitet man in zahlreichen Büros immer noch wie zu einer anderen, längst vergangen geglaubten Zeit mit Aktenbergen und Papierlawinen. Laut dem Digital Office Index des Bitkom nutzen deutsche Unternehmen beispielsweise noch weitaus häufiger Faxgeräte als soziale Netzwerke - das spricht Bände.

Woran hapert’s?

Dass der digitale Arbeitsplatz in deutschen Büros nur schleppend vorankommt, liegt meist weniger in der Einstellung des einzelnen Mitarbeiters begründet. So befürworten laut einer IDG-Studie zum Arbeitsplatz der Zukunft zwei Drittel aller Arbeitnehmer flexible Arbeitszeitmodelle sowie einen standortunabhängigen Datenzugriff.

79 Prozent der befragten Arbeitnehmer wünschen sich zudem von ihren Unternehmen ein Überdenken von Arbeitszeitmodellen und Möglichkeiten für mehr Homeoffice oder Remote-Arbeit. Ebenfalls alarmierend: Vier von fünf Mitarbeitern kommen zu der Erkenntnis, aktuell noch nicht an einem ‚Arbeitsplatz der Zukunft‘ zu sitzen, was laut jedem Vierten auch an der IT und der technischen Grundausstattung liegt.

Einer Untersuchung des IT-Dienstleisters CSC zufolge wird diese Einschätzung bestätigt. Befragt nach den aktuell größten Hemmschwellen des digitalen Arbeitsplatzes, bemängeln knapp 60 Prozent einen unzureichenden mobilen Datenzugriff. Über die Hälfte hält etwa die IT-Abteilung des Unternehmens für zu langsam oder zu unflexibel, um neuen Anforderungen gerecht werden zu können.

Die Diskrepanz zwischen Wunsch und Wirklichkeit ist aber insgesamt vielmehr der Tatsache geschuldet, dass nur wenige Unternehmen überhaupt über das Know-how, den Willen und die Ausstattung verfügen, um eine unternehmensweite Digitalisierungsstrategie voranzutreiben – eine Grundvoraussetzung für den Smart Workplace. Dass laut besagter IDG-Studie nur etwas mehr als ein Drittel aller Unternehmen von sich behauptet, eine grundlegende und unternehmensübergreifende Strategie zur Umsetzung neuer Arbeitsplatz- und Mobilitätskonzepte zu besitzen, verwundert also nicht.