Welche Software Mitarbeiter auf ihren Rechnern tatsächlich nutzen, blieb bei der W&W - wie in vielen anderen Unternehmen auch - im Dunkeln. "Um uns nicht der rechtlichen Gefahr einer Unterlizenzierung auszusetzen, erwarben wir in der Vergangenheit bei jeder Installationsanfrage neue Lizenzen, ohne den wirklichen Bedarf überprüfen zu können - ein unhaltbarer Zustand", beschreibt Klaus-Rüdiger Willer, Geschäftsführer der W&W IT-Tochter W&W Informatik GmbH, die Situation.
Im Rahmen eines Programms zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung im IT-Betrieb, bei dem die Unternehmensberatung Accenture federführend war, bestätigten interne IT-Experten gemeinsam mit den Beratern unter anderem ein großes Einsparpotenzial im Bereich Lizenz-Management. In der Folge unterstützte Accenture die W&W Informatik GmbH auch bei der Implementierung einer entsprechenden Lösung, um Sparmöglichkeiten zu nutzen.
• Projektart: Einführung einer Lizenz-Management-Lösung. • Branche: Finanzdienstleister. • Zeitrahmen: Februar bis Dezember 2004. • Aufwand: 200 externe und 150 interne Manntage. • Produkte: "SAM-System" von PC-Ware. • Dienstleister: Accenture. • Umfang: für das gesamte Unternehmen. • Ergebnis: stetige Überprüfung des technischen Softwareinventars und regelmäßige Aktualisierung des Lizenzinventars. • Herausforderung: tatsächliche Softwarenutzung der Mitarbeiter evaluieren. |
Die W&W Informatik GmbH musste zuerst Klarheit über die Anzahl der im gesamten Konzern erworbenen Lizenzen und Installationen schaffen. Die Inventarisierung der Softwarelizenzen bereitete dabei wenig Schwierigkeiten, da die nötigen Informationen aus den Verträgen und Bestellungen hervorgingen. Komplexer gestaltete sich jedoch die Aufgabe, die tatsächliche Nutzung zu ermitteln.