Verschärfte Bedingungen
Es liegt nahe, dass diese im Vergleich zum automatisierten Dokumenten-Routing verschärften Workflow-Anforderungen die Zahl der geeigneten Produkte stark eingrenzen. Eine bewertende Marktübersicht durch die Technische Universität Hamburg-Harburg kam deshalb zustande, weil die Wissenschaftler zuvor mit einer entsprechenden Untersuchung in einem internationalen Konzern (über 10.000 Mitarbeiter) beauftragt worden waren. Dort hatte man Defizite bei der Leitung der Tochtergesellschaften und Beteiligungen festgestellt, die auf eine mangelnde Prozess- und Bearbeitungsunterstützung zurückgeführt wurden. Relativ schnell wurde klar, dass sich dieses Defizit über die Prozesssteuerungs- und Integrationsfähigkeiten eines Workflow-Management-Systems beseitigen lassen würde.
Die Studie: Auslöser für die Marktanalyse "Workflow-Management-Systeme im Controlling" am Arbeitsbereich Fertigungstechnik 1 der Technischen Universität Hamburg-Harburg war eine Untersuchung in einem internationalen Konzern, bei dem die im Controlling festgestellten Defizite durch ein Workflow-System beseitigt werden sollten. Die Autoren Niko Davids, Axel Friedewald, Jens Bodo Koch und Mathias Kurzewitz leiten die Studie mit einem Überblick über die Grundlagen des Workflow-Managements, dessen Einsatzgebiete und Potenziale ein. Das eigentliche Produkt-Ranking erfolgt über die Auswertung einer Anbieterbefragung sowie auf Basis eines Anwendungsbeispiels, das die vier besten der Rangliste umsetzen sollten. Beurteilungskriterien und Detailergebnisse lassen sich in einem ausführlichen Anhang nachvollziehen. Herausgeber der Studie ist Christian Nedeß, weitere Informationen lassen
sich unter www.ft1.tu-harburg.de abrufen.
Zunächst wurde das Anforderungsprofil eines Pflichtenhefts an 25 Hersteller beziehungsweise deren Implementierungspartner von Workflow-Management- oder verwandten Systemen verschickt. Welche Rolle dabei die Partner spielen, zeigt sich am Beispiel des Staffware-Produkts, das als zentrales System einer Gesamtlösung der E-Fact GmbH und der UBS GmbH vertreten ist, und deshalb in der Beurteilung unterschiedlich abschneidet. Insgesamt kamen 18 Rückmeldungen zur Auswertung.
Das Ergebnis dieses ersten Bewertungsschritts: Die Systeme verfügen auf den ersten Blick über umfangreiche Features zur Prozessunterstützung. Schwächen zeigen sich erst bei der Aufschlüsselung der im Pflichtenheft abgefragten "Sichten" (siehe Tabelle Seite 15 unten). So sammelt die "Anwendersicht" die am Arbeitsplatz benötigten Funktionen. Zur "Steuerungssicht" zählen Komponenten, die den Fortschritt des Gesamtprozesses überwachen, und die "Administrationssicht" widmet sich der Systempflege und -verwaltung. Drei weitere Gliederungspunkte sind die "Modellierungssicht" auf die Workflow-Entwicklungwerkzeuge, die "Implementierungssicht" sowie die "technische Sicht", unter die Aspekte wie unterstützte Hardware, Software und Security-Tools fallen.