Workflow-Management-Systeme (WFMS) waren ursprünglich dazu gedacht, starre und häufig wiederkehrende Abläufe im Büroalltag zu automatisieren. Die Bearbeitung von Schadensfällen in einer Versicherung ist dafür ein gutes Beispiel. Mittlerweile werden die Lösungen auch in Unternehmensbereichen eingesetzt, wo die Arbeiten flexibler sind.

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Eine besondere Herausforderung für WFMS stellt der Sektor Finanzen und Controlling dar. Hier kommt es den Hamburger Wissenschaftlern zufolge nicht nur darauf an, wie der Durchlauf einer Vorgangsakte durch Abteilungen abgebildet werden kann. Besonders wichtig ist in diesem Umfeld auch der Umgang mit den Workflow-Inhalten, also den unternehmenskritischen Daten.

Schon aus rechtlichen Aspekten sollten die in Frage kommenden Workflow-Systeme für Datenkonsistenz über verteilte Unternehmensbereiche hinweg, überwachte Dateneingabe mit Plausibilitätsprüfung, revisionssichere Ablage und reproduzierbare Prozesse sorgen können. Zwei weitere Auswahlkriterien gilt es zu beachten: Die im Workflow anfallenden Daten müssen für eine bedarfsgerechte Auswertung adäquat abgelegt werden, und es sollte eine problemlose Integration von Anwendungen insbesondere von Analyse- und Berichtssoftware sowie ERP-Systemen möglich sein.