Vier Workflow-Trends machen die Hamburger Berater und Marktforscher in ihrer Studie aus. Laut Fichter wächst in Deutschland zwar das Interesse am Thema Workflow, allerdings verlagert sich die Perspektive, aus der dieses Softwaresegment gesehen wird. Workflow wird nun zunehmend als Bestandteil eines Anwendungssystems interpretiert. Von diesem Ansatz erwarten sich viele Unternehmen vor allem einen reduzierten Einführungsaufwand. So gehen etwa Logistikbetriebe davon aus, dass sie bei der Auswahl eines Lieferanten von Standardsoftware inklusive Workflow-Erweiterungen auch auf die entsprechenden Erfahrungen des Herstellers zurückgreifen können beziehungsweise auf Lösungen im Sinne eines Plug and Play.
Schneller Wandel der Geschäftsprozesse
Die rasante Änderung von Geschäftsprozessen im Internet schürt ebenfalls die Forderung nach einfachen und schnell konfigurierbaren Workflow-Systemen, so Fichter. Im Fokus stünden dabei Prozesse, die sich inhaltlich im Bereich des Production Workflow bewegen, in ihrer Ausprägung hinsichtlich der zeitkritischen Bearbeitung, des Transaktionsvolumens und der Integration von Anwendungsapplikationen jedoch mehr dem Administrative Workflow zuordnen lassen.
Als dritten Trend beobachtet Project Consult das wachsende Interesse von Dienstleistern an Workflow. Hier werden vor allem Application-Service-Provider (ASPs), die Betreiber von Internet-Portalen sowie Telekommunikationsunternehmen genannt, die mit Zusatzdiensten eine stärkere Kundenbindung erreichen wollen. Was den zunehmenden ASP-Auftritt der Workflow-Anbieter betrifft, sind die Hamburger Marktforscher jedoch skeptisch. Im Unterschied zu einer elektronischen Archivlösung, wo dieses Geschäftsmodell aufgrund der statischen Dokumente durchaus Erfolg verspreche, würden Workflow-Prozesse einem permanenten Wandel unterliegen, weshalb sich für ASP-Kunden eher zusätzliche Komplikationen als ein nennenswerter Mehrwert ergeben könnten.
Als vierte "Bewegung" nennt Fichter schließlich, dass Großunternehmen wie Banken nach wie vor anspruchsvolle Workflow-Projekte betreiben, in denen die tiefe Integration von Applikationen aus unterschiedlichen Systemumgebungen, zeitkritische Prozesse sowie hohe Transaktionsraten eine entscheidende Rolle spielen. Solche Projekte gestalten sich jedoch vielfach sehr langwierig und zähflüssig, was Fichter nicht immer den Herstellern anlastet, sondern auch auf mangelnde Vorbereitung und Kenntnis der Anwenderseite zurückführt.
In dieser Form nehmen die Projekte jedoch weiterhin ab, stellt Fichter fest. Es lasse sich stattdessen beobachten, dass die Integration heterogener Systemumgebungen nicht mehr über die Workflow-Schiene gelöst wird, sondern durch EAI-Anbieter. Durch diese Entkopplung gehe den Workflow-Herstellern ein bislang oft benutztes Verkaufsargument verloren.
Ferner sehen die Analysten ihre Annahme bestätigt, dass sich hinsichtlich der prekären Personalsituation im Workflow-Bereich keine Entspannung abzeichnet. Der verwaiste Personalmarkt sei nicht zuletzt auch darauf zurückzuführen, dass sich die Geschäftserwartungen der Anbieter nach der Jahrtausendwende nicht erfüllt haben und deshalb von dieser Seite keine forcierte Ausbildung stattgefunden hat.
Dies unterstreicht auch eine andere Aussage der Hamburger. Man habe zwar wie etwa die Gartner Group eine Zunahme der Workflow-Projekte prognostiziert, so Fichter. Im Gegensatz zu dieser habe Project Consult aufgrund der sich verlagernden Gewichtung jedoch davor gewarnt, den Zuwachs proportional zum Umsatzwachstum der Hersteller zu setzen. Schon seit einiger Zeit zeichne sich ab, dass selbst große Unternehmen immer seltener bereit sind, die Risiken langfristiger Projekte in Kombination mit zusätzlich hohen Lizenzpreisen zu akzeptieren. Es überrasche deshalb kaum, dass sich insbesondere die Light-Produkte unter den Workflow-Systemen behaupten und Marktanteile in Form von Installationen hinzugewinnen konnten.
Bezüglich der Produktentwicklungen kritisiert die Studie vor allem die nach wie vor unbefriedigende Situation im Bereich des Ad-hoc-Workflow. Obwohl Hersteller diese Variante bejahen, geben sie dem Anwender keine entsprechenden Werkzeuge an die Hand. Zwar könne er einen Vorgang manuell weiterleiten, um jedoch Abläufe individuell zu ändern oder zu ergänzen, sei weiterhin ein Administrator gefragt.
Was die Internet-Fähigkeit der Produkte betrifft, ergibt sich ein unheitliches Bild. Für den Browser-Zugriff auf Anwendungen unabhängig vom Standort oder der Plattform erwartet Project Consult, dass keine Emulation aufgerufen oder ein Java-Applet gestartet werden muss. Auf dem Client sollten neben der reinen Präsentation maximal Dialogsteuerungs- und Prüffunktionen etwa in Form von Javascripts ablaufen. 13 von 17 Herstellern gaben zwar an, diese Bedingungen zu erfüllen, die Zuverlässigkeit einiger Antworten sei jedoch aufgrund der festgestellten Inkonsistenzen zu hinterfragen, so die Autoren.
Als erfreulich bewertet Project Consult, dass inzwischen sechs von 17 Umfrageteilnehmern Transaktionsmonitore verwenden, um nicht nur die Ablaufsteuerung der Workflow-Systeme, sondern auch die der integrierten Fremdapplikationen zu sichern. In diesem Kontext geht die Studie auch auf Fragen nach der Fähigkeit der Produkte zur Abbildung, Steuerung und Kontrolle komplexer Prozesse sowie auf die Ausweitung der Lösungen um EAI-Features ein.