In der Regel sind heutige Workflow-Anwendungen standortgebunden und nur in wenigen Fällen standortübergreifend. Dies bedeutet jedoch auch, daß Rationalisierungspotentiale auf die Geschäftsvorgänge im Unternehmen beschränkt bleiben. Durch Internet-Technologie könnten Workflow-Prozesse einen neuen Impuls erhalten. Wo von der Notwendigkeit zur Globalisierung die Rede ist, liegt es nahe, die bisherigen Schranken der eigenen DV-Infrastruktur zu überwinden.
Drei Einsatzmöglichkeiten sind vorstellbar: zunächst das Bestellen von Produkten oder Leistungen als Gast-User via Internet, daneben die Teilnahme am unternehmensweiten Workflow als autorisierter User über das Netz und schließlich eine Kombination beider Möglichkeiten. Wie könnten derartige Szenarien aussehen?
Ein Beispiel für die erste Variante: Ein potentieller Kunde möchte eine Versicherung abschließen. Auf der Web-Site der Versicherungsgesellschaft findet er ein Formular, in das er die erforderlichen Angaben einträgt und zum Web-Server der Gesellschaft sendet. Dadurch löst er einen Vorgang aus, auf dessen Bearbeitung er als Gast-User keinen weiteren Einfluß hat. Bei der Versicherungsgesellschaft wird die auf dem Web-Server eingegangene Anforderung zugeordnet und der Datenfluß zum Workflow-Server geleitet, womit der weitere Bearbeitungsprozeß seinen Anfang nimmt.
Eine andere Variante Workflow-gestützter Prozesse im Intranet besteht darin, autorisierten Anwendern benötigte Funktionen eines Vorgangsbearbeitungs-Systems an jedem Ort und zu jeder Zeit zugänglich zu machen.
Der Anwender kann Geschäftsprozesse initiieren, Arbeitsschritte aus seiner Liste selektieren, bearbeiten und weiterleiten sowie den Status von Geschäftsprozessen einsehen und Management-Informationen abrufen.
Denkbar ist, daß der Workflow-Server bei der Autorisierung des Mitarbeiters mittels User-ID und Paßwort erkennt, daß dieser via Internet an das Unternehmensnetz angeschlossen ist. Der Anwender erhält mit seinem Browser die Prozeduren, für die er berechtigt ist. Diese Form des Web-basierten Workflows bietet die Chance, Telearbeitsplätze in den Arbeitsablauf einer Organisation einzubinden. In ähnlicher Weise ist die Steuerung von Geschäftsprozessen virtueller Unternehmen vorstellbar.
Als dritte Variante ist eine Kombination der genannten Szenarien denkbar. Ein Handelsunternehmen ermöglicht Kunden Bestellungen über eine Web-Site, schafft aber für langjährige Geschäftspartner die Voraussetzung, als autorisierter Workflow-Teilnehmer Bestellungen zu plazieren und den Stand der Auftragsbearbeitung zu verfolgen.
Das klassische LAN in Client-Server-Architekturen, das heute noch die Netzwelt dominiert, ist häufig ein Konglomerat aus unterschiedlicher Hardware, verschiedenen Betriebssystemen sowie einer Vielzahl von grafischen Benutzeroberflächen (GUIs). Eine Stärke des Intranet ist, daß diese heterogene Vielfalt der Anwender-Schnittstellen zugunsten eines Systems, des Internet-Browsers, abgelöst werden kann. Die Plattformunabhängigkeit erlaubt auch weiterhin die Nutzung bereits vorhandener Hardware und fördert den Einsatz von Netzcomputern.
Zwei Netztechnologien auf Dauer nebeneinander zu warten ist für viele Unternehmen unattraktiv, weil sich dadurch der Aufwand deutlich erhöht. Dennoch dürften Firmen, die über den Einsatz von Intranets nachdenken, beide Architekturen zunächst noch parallel einsetzen.
Es ist durchaus nicht ungewöhnlich, daß Sachbearbeiter, um einen Geschäftsvorgang zu betreuen, unter verschiedenen Betriebssystemen arbeiten müssen. Ein Web-basierter Client mit voller Workflow-Funktionalität ist unter diesen Gegebenheiten eine Erweiterung des Funktionsumfangs. Kann der Sachbearbeiter dazu noch wählen, ob er seine Aufgaben mit einem herkömmlichen oder einem Web-Client ausführt, ist eine Offenheit erreicht, die neue Möglichkeiten bietet. Gleichzeitig lassen sich so die herkömmliche DV-Umgebung und Ansätze einer künftigen Intranet-Infrastruktur parallel nutzen, bis das Unternehmen eine endgültige Entscheidung fällt.
Information als Ware nimmt in den globalisierten Märkten eine immer wichtigere Stellung ein. Wo Geschäftsvorgänge über Standorte oder Ländergrenzen hinausgehen, reichen Briefpost, Telefon, Fax oder auch E-Mail nicht mehr aus. Ist die Kommunikation über Kontinente hinweg notwendig, bleibt mit herkömmlichen Methoden meist nur ein kleines Zeitfenster, um sich zu verständigen.
Für global agierende Unternehmen ist Workflow über das Web das geeignete Mittel, Arbeitsschritte zu verteilen und zu koordinieren. Die Vorgänge sind definiert, jeder Sachbearbeiter kennt seine Aufgabenstellung, Vorinformationen und Arbeitsmittel sind am Bildschirm abrufbar. Es genügt ein Blick in den Ablaufbericht des Prozesses, um sich einen Überblick über den Bearbeitungsstand zu verschaffen.
Auch virtuellen Unternehmen bietet Workflow im Internet die Chance einer gemeinsamen Arbeitsplattform. Ein virtuelles Unternehmen bildet sich aus dem netzwerkartigen Zusammenschluß real existierender unabhängiger Firmen mit gemeinsamer Zielsetzung, aber unterschiedlichen technischen und organisatorischen Voraussetzungen.
Die Administration eines solch heterogenen Konglomerats bedarf eines Instruments, das Vorgehensweisen regelt und Aktivitäten ohne Reibungsverluste ermöglicht. Die Einführung von Workflow-Web-Clients in den beteiligten Unternehmen ist eine kostengünstige, weltweit verfügbare Plattform, sofern nur eines der Unternehmen über ein Workflow-System mit Internet-Client verfügt.
Ist eine Bearbeitung der Workflow-Vorgänge sowohl über eine grafische Benutzeroberfläche wie Windows als auch über einen Net-Browser möglich, sind weitere Einsatzmöglichkeiten denkbar. Einerseits entstehen so Telearbeitsplätze, andererseits läßt sich über jeden Internet-Zugang mit dem Unternehmen kommunizieren.
Echter Workflow im Internet beziehungsweise Intranet wird aber erst dann möglich, wenn der Web-Client über die gleichen Funktionen wie ein herkömmlicher Client verfügt und sich nahtlos in die Workflow-Architektur einfügt.
Workflow-Anwendungen sind meist als reine Client-Server-Architekturen ausgelegt. Auch im Internet/Intranet bleibt diese Struktur erhalten. Darüber hinaus erhält der Workflow-Server, die Engine, erweiterte Funktionen.
Ein Workflow-Internet-Client, als ein Set von Java-Applets entwickelt, läuft in einem Browser ab. Der Client dient lediglich zur Präsentation der Anwendung. Diese ist auf dem Server gespeichert und wird im einfachsten Fall auf Anforderung zum Client heruntergeladen.
Damit kommt eine Schlüsseltechnik des weltweiten Netzes, nämlich Web-Seiten oder Anwendungen temporär zu laden, zum Tragen. Was der Anwender sieht, ist also nicht bei ihm resident.
Im Gegensatz zu den proprietären Host-Systemen, die sich im wesentlichen auf den technischen Rahmen der Hersteller beschränken, sind Internet-Technologien weitaus flexibler. Unabhängig von Client-Hardware und Betriebssystem ist auf dem Client lediglich ein Browser mit einer Java-Virtual-Machine nötig. Diese Komponenten sind für nahezu jedes Betriebssystem verfügbar.
Gemeinsam sprengen Workflow- und Internet-Technologie die Ketten einer standortbeschränkten Bearbeitung von Geschäftsprozessen. Ob im Unternehmen, im Home-Office oder auf den Bahamas - überall dort, wo ein Internet-Anschluß ist, kann der Anwender seinen Schreibtisch aufstellen.
Workflow-Kriterien
Folgende Kriterien sollten bei der Entscheidung für ein Workflow-System Berücksichtigung finden:
-Was sind die absehbaren künftigen Unternehmensziele und Strategien?-Ist die Kombination von LAN- und Web-Schritten innerhalb eines Geschäftsvorgangs möglich?-Läßt sich jeder Arbeitsschritt sowohl vom LAN- als auch vom Web- Client bearbeiten?-Welche Werkzeuge zum Design der Geschäftsprozesse und Anwenderoberfläche können Workflow-Organisatoren auch ohne große Programmierkenntnisse bedienen?-Soll die Steuerung aller Arbeitsschritte, auch die des Web-Client, durch einen oder mehrere Server möglich sein?-Sind mehrsprachige Benutzeroberflächen notwendig, weil Geschäftsvorgänge über Sprachgrenzen hinaus zu bearbeiten und zu steuern sind?-Wie offen ist die angebotene Technologie, um Workgroup-Applikationen zu integrieren?-Läßt die Workflow-Architektur auch den Einsatz von NCs zu?-Ist die offerierte Lösung skalierbar und leistungsstark in Hinblick auf Anzahl der Anwender und der zu bearbeitenden Geschäftsvorgänge?
Angeklickt
Workflow hat durch die Internet-Technologie eine neue Dimension bekommen. Die Bearbeitung von Geschäftsvorgängen ist unabhängig von Zeit und Ort denkbar. Gerade global agierende Unternehmen profitieren von einer effizienteren Geschäftsplanung und -gestaltung. Voraussetzung für den wirtschaftlichen Einsatz Web-basierter Workflows ist, daß die Client-Server-Anwendungen des LANs und der Web-Clients nahtlos ineinandergreifen. Eine Migration zur reinen Intranet-Architektur sollte möglich sein, damit sich heutige Investitionen auch in Zukunft rechnen.
*Detlev Legler ist Direktor Vertireb und Marketing und Angelika Grenzheuser Pressereferentin der Staffware GmbH in Sulzbach (Taunus).