MUENCHEN (ua) - "Workflow-Produkte fuehren seit Jahren den Groupware-Markt an", heisst es schon in der von der Ovum Ltd. 1993 veroeffentlichten Studie "Groupware: Market Strategies". Kein Wunder, meint die Untersuchung, erwarte doch ein Unternehmen, das eine Prozessautomatisierung einfuehren will, eine Produktivitaetssteigerung von ueber 30 Prozent (siehe Grafik). So manche(n) moegen die vollmundigen Versprechungen der Workflow- Anbieter von erhoehter Effizienz und geringeren Reibungsverlusten in der Vorgangsbearbeitung an die in den fruehen Achtzigern propagierte Bueroautomation erinnern. Doch die Verbreitung von LANs, PCs und E-Mail-Systemen gibt dem Begriff einen nachhaltigen und umfassenderen Sinn.

Das Einsatzgebiet von Workflow charakterisiert das Beratungsunternehmen Integrata als "Management von strukturierbaren Geschaeftsprozessen". Seine Kennzeichen sind das Automatisieren der Vorgangsbearbeitung mit prozessorientierten Anwendungssystemen und die Steuerung der Ablauforganisation durch Implementierung organisatorischer Aufbau- und Ablaufregeln. Workflow ist demnach "eine zeit- und ereignisgesteuerte Prozessbearbeitung", auf die Anwender reagieren. Als typische Aufgaben erweisen sich Routinen und stark strukturierte Vorgaenge etwa in der Bestellabwicklung, Kreditbearbeitung oder Schadensabwicklung.

Die Prozessautomation laesst sich auf zweierlei Arten realisieren: ueber ein Repository oder ueber die Infrastruktur eines E-Mail- Systems. In jedem Fall muss die Information, die ein Benutzer benoetigt, identifiziert, aufgefunden und in eine Bearbeitungsschlange gestellt werden, so dass sie bei Abruf automatisch an den naechsten Bearbeiter in der Vorgangskette gelangt.

Die Tools zur Organisationsanalyse und -gestaltung unterteilt Integrata in Vorgangsmodellierung, -steuerung, -Controlling und - simulation. Waehrend sich die erste Gruppe mit Funktionen wie Durchlaufzeit-, Vorgangs-, Vorgangskostenanalyse und -modellierung an Organisatoren und Entwickler richtet, eignet sich die Steuerung fuer Fuehrungskraefte und andere Anwender, das Controlling insbesondere fuer Fuehrungskraefte und Organisationsentwickler, die Simulation und Optimierung fuer Fuehrungskraefte, Organisatoren und Entwickler.

Steuerungswerkzeuge dienen vornehmlich zum Starten der Vorgangsbearbeitung, der Zuordnung von Ressourcen sowie der Archivierung. In die Kategorie Controlling gehoeren die Funktionen Koordination, Dokumentation, Ueberwachung des Arbeitsvorrats, der Vorgangsstati und die Bereitstellung von Management-Informationen. Zudem unterscheiden sich starre Workflow-Systeme von flexiblen, bei denen die Abfolge der Bearbeitungsschritte oder -instanzen von einzelnen Benutzern geaendert werden kann.